Análise SWOT: o método que irá salvar suas reuniões

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Análise SWOT em reuniões

O que você verá nesse post?

  1. Introdução
  2. Como usar a Análise SWOT
  3. Análise SWOT para melhorar suas reuniões

Introdução

No terceiro ano de operação da sua empresa de consultoria, você convoca uma reunião na sua empresa afim de entender o que os seus colaboradores mais importantes pensam de uma possível expansão. Esta seria viabilizada a partir da estruturação de uma pequena operação comercial na cidade vizinha.

Todos se sentam, você coloca a pauta principal na mesa e pede opiniões. Mediante um misto de olhares entusiasmados e outros reticentes, o silêncio toma conta da sala, até que o primeiro corajoso resolve falar:

“Acredito que a presença de muitos negócios que podem ser potenciais clientes é uma bela oportunidade de crescimento.”

Alguns claramente concordam, enquanto outros não estão confiantes. Um dos membros desse grupo decide se manifestar:

“É verdade que temos potenciais clientes nesta cidade, mas a oferta de consultoria também já está bem estabelecida. Teríamos que montar a carteira de clientes do zero. É uma ameaça que não podemos desconsiderar.”

O primeiro colaborador retruca e fala:

“Nosso gerente comercial já morou nessa área e conhece algumas empresas de lá e seus funcionários. Além disso, dois analistas também tem bastante contatos na região. É uma força da nossa equipe que pode nos ajudar a contornar os riscos.”

O segundo, no entanto, não dá o braço a torcer:

“Não adianta conhecer as empresas. Aquela região concentra empresas de serviços e aqui estamos acostumados a atender empresas do varejo. Não saber as principais deficiências de empresas de varejo e como melhorá-las é uma fraqueza da nossa equipe de consultoria.”

Como usar análise swot em Reuniões

O tema central dessa discussão pode durar semanas, até meses, se os colaboradores se mantiverem apegados a suas opiniões. No final das contas, há três cenários possíveis:

a) Nenhum colaborador teve argumentos para mudar o status quo e você continuará seguindo sua intuição inicial.

b) Os colaboradores conseguiram mudar sua opinião com argumentos. Você seguirá o grupo que soube se expressar melhor. Com poucas garantias de que é a melhor solução possível.

c) O que foi feito acima durante a reunião pode ser considerado o início de um processo de Análise SWOT. Com a ferramenta certa, reuniões como essa podem se tornar simples, rápidas e objetivas.

Além disso, a Análise SWOT pode ser utilizada em qualquer decisão, grande ou pequena, sem burocratizar o processo decisório.

Planilha de Análise SWOT

Como usar a Análise SWOT

O nome SWOT significa: strenghts (forças), weaknesses (fraquezas), opportunities (oportunidades) e threats (ameaças). No Brasil também é conhecida como Análise FOFA. Temos um artigo completo sobre a teoria por trás dela, mas vou colocar abaixo um resumo dos passos para a execução.

A Análise SWOT pode ser feita para um novo projeto, uma decisão que será tomada ou até mesmo como termômetro da situação atual da empresa. A grande vantagem do uso da mesma é que você pode adaptá-la ao tamanho do seu problema. Se é algo menor, você pode apenas listar seus componentes e pensar rapidamente em como potencializá-los ou anulá-los. Para um problema maior, pode ser feita uma análise mais profunda, considerando pesos para os componentes e fazendo cruzamentos entre eles.

O primeiro passo da Análise SWOT é montar o que chamamos de matriz SWOT. Nada mais é do que listar forças, fraquezas, oportunidades e ameaças nos seus respectivos quadrantes. Essa etapa deve ser feita através de brainstorming entre a equipe, ou seja, levantamento de hipóteses. Se for uma decisão grande, estude casos parecidos para embasar a análise.

como fazer plano de contingencia - analise swot - matriz swot

Nesta parte, todos os aspectos devem ser considerados:

Fatores internos (Forças e Fraquezas) – aspectos técnicos da equipe, experiência, localização da empresa, parcerias, nível de desenvolvimento da cadeia de fornecedores, carteira de clientes, infraestrutura, vantagens ou desvantagens competitivas em geral.

Fatores externos (Oportunidades e Ameaças) – aspectos inerentes ao mercado, questões legais, aspectos naturais, burocracia, ocorrências prováveis já previstas, como entrada de concorrentes, e qualquer risco positivo ou negativo que possa afetar a decisão.

O segundo passo é ranquear os fatores em suas respectivas categorias, para entender o que pode afetar mais positivamente e negativamente. Você pode utilizar qualquer método para ranquear, mas na LUZ utilizamos uma média entre 3 notas para importância, intensidade e tendência. É um método adaptado da Matriz GUT – Gravidade, Urgência e Tendência.

Análise SWOT - Importância, Intensidade e Tendência

O terceiro passo da análise SWOT é cruzar os fatores e traçar planos de ação para melhora-los ou anula-los. Para cruzar, você deve responder as seguintes perguntas:

a) Quais forças potencializarão possíveis oportunidades?

b) Quais fraquezas podem te perder possíveis oportunidades?

c) Quais forças podem te fazer contornar ameaças?

d) Quais fraquezas podem deixar as ameaças ainda mais perigosas?

Análise SWOT - Cruzamentos de Fatores

Depois de cruzar os dados, é só montar planos de ação para desenvolver fraquezas, potencializar forças, neutralizar ameaças e aproveitar oportunidades.

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Análise SWOT para melhorar suas reuniões

O nosso objetivo aqui não é burocratizar suas reuniões fazendo uma Análise SWOT completa para toda decisão simples que você precise tomar, mas garantir que, de forma rápida, você consiga melhorar o seu processo decisório.

Mais importante do que ter o processo decorado e o ferramental é conseguir colocar a mentalidade da SWOT na cabeça da sua equipe. Para todas as “decisões polêmicas” que aparecem numa reunião você pode responder rapidamente:

  • O que a sua equipe tem de bom em relação a isso? E de ruim?
  • Que tipos de riscos você vai correr se tomar essa decisão? Quais oportunidades ela pode trazer?
  • Nesses fatores, há algo muito impactante?
  • De que forma você pode melhorar sua situação?
  • Quais planos de ação serão traçados a partir disso?
  • Quando você estará pronto para tomar essa decisão?

O simples exercício de responder essas questões já irá te dar a segurança necessária para tomar uma decisão mais embasada. Para decisões mais elaboradas, como lançar um produto, aceitar um grande contrato, dentre outros, é interessante que o processo seja feito de forma mais elaborada.

Um flipchart ou um quadro poderá ajudá-lo a conduzir a primeira parte do processo durante uma reunião.

Quadro Análise SWOT

Depois disso, coloque as informações em uma ferramenta que te permita observar quão favorável é a sua situação.

A LUZ possui uma planilha pronta de análise SWOT com um método próprio nosso de análise e auxílio na tomada de decisões. É a ferramenta necessária para revolucionar a forma como você leva suas reuniões e preparar mudanças difíceis na empresa.

Caso você se interesse mais pelo uso desta teoria na prática, temos artigos completos com exemplos de uso da Análise SWOT para os seguintes casos:

Planilha de Análise SWOT

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