Veremos nesse artigo:
- 1. Faça um Novo Planejamento Estratégico
- 2. Projete Finanças e Lance no Fluxo de Caixa
- 3. Inicie um Cadastro de Clientes com suas Informações
- 4. Comece a Monitorar Indicadores de Produtividade
- 5. Revise ou Inicie um Plano de Marketing
- Pacote com 5 Planilhas Para Começar o Ano Bem
Outro ano terminou e eu realmente espero que todos os leitores do nosso blog tenham conseguido ter aquele merecido descanso no recesso do fim de dezembro. O novo ano começou com um cenário político-econômico brasileiro não muito animador, mas, focando nas atividades certas, será possível manter a empresa lucrativa e até mesmo crescer.
A diferença desse ano para os outros é que nos anteriores bastava um esforço operacional maior para crescer, o famoso “mais do mesmo”. Contratava-se mais vendedores para vender mais, colocava-se mais gente na operação para produzir mais, etc. Esse ano o jogo mudou de figura. O gestor será muito mais exigido em atividades estratégicas e de planejamento.
A demanda por novos produtos e serviços no Brasil está caindo continuamente. Não será utilizando a mesma estratégia que o resultado da empresa vai melhorar.
1) Faça um Novo Planejamento Estratégico
A primeira atividade crucial que todo gestor deve fazer é um novo planejamento estratégico. O principal valor que esta atividade agregará a empresa é garantir que ela terá metas cruciais e todos os planos de ação serão formulados em cima delas.
Eu citei na introdução que esse ano é um ano mais difícil do que os anteriores. Para empatar o jogo é necessária uma grande mudança de estratégia. Para ganhar, então, nem se fala. Sem um planejamento estratégico profundo, será praticamente impossível. Evite ver um cenário como o mostrado abaixo no meio do ano, quando não haverá mais tempo para resolver.
O primeiro passo para performar bem no novo ano é observar se o seu negócio consegue transformar ameaças em oportunidades. Por exemplo, é possível aproveitar a alta do dólar para vender no exterior? É possível explorar uma nova fatia de mercado? Um novo produto ou serviço, um novo público-alvo ou um novo canal de distribuição? Tudo isso deve ser considerado. Caso não seja possível, no mínimo metas e planos de ação de retenção e fidelização de clientes e/ou redução de gastos deverão ser traçadas.
A Planilha de Planejamento Estratégico da LUZ é a ferramenta ideal para estas atividades. Com ela você vai conseguir revisar a Missão e a Visão da empresa, definir Metas Globais para a empresa, Metas Específicas por área ligadas as metas globais, traçar planos de ação com responsáveis e acompanhar resultados.
As Metas Globais são as metas que a companhia vai focar 100%. Se elas não forem batidas, o ano passa a não fazer sentido, mesmo que outros resultados interessantes em outros indicadores aconteçam. Sugerimos um máximo de 3 metas globais:
As metas específicas devem traduzir o esforço que cada área da empresa fará para que ela atinja suas metas globais:
Na planilha também é possível planejar as metas específicas numericamente e acompanhar o resultado mensal:
Além de traçar planos de ação com datas e responsáveis para que o planejamento não fique solto e longe da realidade:
2) Projete Finanças e Lance no Fluxo de Caixa
Outra atividade fundamental é fazer um planejamento financeiro mínimo e lança-lo no fluxo de caixa para comparar mês a mês com o que está sendo recebido e gasto. Esta atividade permite que o gestor planeje reduções de gasto, verifique se terá caixa o suficiente para quitar as dívidas e planeje mudanças ao longo do ano.
A ferramenta ideal para fazer a projeção financeira para o novo ano é a Planilha de Fluxo de Caixa com Projeção Financeira 3.0 da LUZ. Ela permite que gestores trabalhem com o horizonte financeiro de 3 formas diferentes:
Planejamento – resultado das entradas e saídas de caixa que foram planejadas antes do ano começar. Não será alterado ao longo do ano. O resultado financeiro total do planejamento deve ser considerado uma meta a ser batida no ano novo.
Realizado – resultado das entradas e saídas de caixa que estão sendo efetivamente realizadas mês a mês.
Projeção – uma ponte entre o realizado e o planejado. Por exemplo, o resultado planejado para janeiro foi de R$10 mil de lucro, mas foi realizado apenas R$5 mil. O gestor deve repensar a projeção de fevereiro a dezembro de forma a obter os outros R$5 mil de lucro de outra forma para bater a meta planejada.
Utilize o fluxo de caixa anterior como base para o seu novo planejamento financeiro apenas aplicando o resultado das metas definidas no seu Planejamento Estratégico.
3) Inicie um Cadastro de Clientes com suas Informações
Todo fim do ano é a mesma coisa. Pensamos “Por que não fazer uma ação especial de marketing para meus melhores clientes?”. De repente vem outra dúvida “Quem são meus melhores clientes?”. Isso ocorre justamente porque todo início do ano deveríamos começar a registrar informações pessoais e de interação dos nossos clientes e não o fazemos.
Quais e quantos pedidos cada cliente fez ao longo do ano? Qual foi o total gasto por cada cliente com a sua marca? Qual a data de aniversário de cada cliente? Qual o grupo de produtos ou serviços que certos clientes mais consomem? Em qual periodicidade? São respostas para perguntas como essa que tornariam o marketing nosso de cada dia praticamente automático.
Imagine receber uma mensagem do seu cabeleireiro avisando que já faz mais de um mês desde seu último corte e já está na hora de voltar? Ou receber uma oferta especial de aniversário? Tudo isso pode ser feito com uma ferramenta de gestão de relacionamento com o cliente (CRM – Client Relationship Management). A LUZ possui uma Planilha de CRM bem completa nesse sentido.
Você pode criar fatores para segmentar clientes e montar o seu funil de vendas (se aplicável) para acompanhar relatórios personalizados:
O segundo passo é cadastrar clientes com todas as suas informações pessoais e de contato, vendedores e metas de vendas (se aplicável):
Por último, você faz o registro de todas as vendas para poder gerar relatórios por cliente, grupo de segmentação e/ou vendedor:
4) Comece a Monitorar Indicadores de Produtividade
Outra dúvida que temos como gestores ao longo de um ano é se ganhamos ou perdemos produtividade com a contratação e demissão de membros do time, ou até mesmo se aumentos de salário, gastos com treinamentos e desenvolvimento estão se justificando em crescimento no longo prazo.
Esta questão seria facilmente respondida se estivéssemos monitorando indicadores referentes a estas questões desde o início do ano. Para monitorar indicadores de produtividade, você deve cruzar dados financeiros da empresa com dados de pessoas (recursos humanos). Parece um tema complexo à primeira vista, mas a LUZ possui uma Planilha Pronta de Indicadores de Recursos Humanos que já faz os cruzamentos necessários automaticamente a partir de alimentação de dados.
5) Revise ou Inicie um Plano de Marketing
Voltando ao tema desperdícios, outro gasto que as pequenas empresas, principalmente, menosprezam demais é o gasto com marketing. Ou seja, o gasto necessário para fazer mais vendas. O advento da internet permite que a divulgação seja muito mais focada que antigamente pelo aparecimento de milhões de canais diferentes.
Antigamente o anunciante não tinha muita opção de segmentação além de regional e idade. Se o objetivo era vender um produto para público jovem em Ribeirão Preto, era só procurar uma rádio com perfil jovem na cidade ou publicações impressas para esta faixa de idade que conseguiam ter tiragens específicas por cidade. Hoje em dia é possível encontrar blogs com a audiência perfeita que os anunciantes buscam.
Outro fator importante é diferenciar a comunicação para diferentes públicos. Se o seu negócio é uma floricultura, por exemplo, o que você acha que te fará vender mais: usar a mesma publicação para todos os públicos ou diferentes propagandas para públicos jovem, casados, gls, etc? Sim, é necessário conhecer os diferentes público, mapear os canais onde eles estão e otimizar os gastos com marketing.
A Planilha dos 4 P’s de Marketing da LUZ é a ferramenta ideal para te ajudar a pensar as suas estratégias de Produto, Preço, Praça e Promoção. Recentemente também criamos um artigo específico sobre a teoria dos 4 Ps.
Pacote com 5 Planilhas Para Começar o Ano Bem
Caso você tenha se identificado com todos os pontos citados nesse artigo, criamos um Pacote com todas as 5 Planilhas que apresentamos nele. Lembrando que nossos pacotes sempre possuem um desconto grande embutido em relação a comprar todas as planilhas separadamente. Conheça o Pacote com 5 Planilhas para Começar o Ano Bem.
