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O que é e como fazer Fluxo de Caixa?
Nesse artigo falaremos sobre:
- Por que a redução de custos é tão importante?
- Como reduzir custos na prática
- Dois exemplos de redução de custos da LUZ
- Faça agora mesmo redução de custos com seu fluxo de caixa
Porque a redução de custos é tão importante?
É bem comum eu ver gestores e empresários se descuidando do controle de custos em momentos que suas empresas estão bem, afinal, se sobra dinheiro no final do mês, a impressão é de que está tudo certo. O problema, é que muitas vezes ao não se preocupar com essa redução de custos, estamos deixando nossas empresas ou áreas vulneráveis à crises ou problemas que não esperávamos.
Estou falando isso por experiência própria de um momento conturbado que vivemos aqui na LUZ ao longo desse ano (e que vou falar mais pra frente nesse artigo).
Para você ter uma ideia rápida, ao manter sua empresa enxuta e fazer a reduçaõ de custos, você pode contribuir para um aumento do seu resultado final (que pode gerar maior distribuição de lucros), da margem de contribuição melhor (que pode garantir a continuidade de determinados produtos ou serviços) e também da lucratividade (que mostra se a sua empresa consegue gerar lucro a partir das receitas que teve). Ou seja, são só benefícios, então não existe motivo para manter os custos elevados quando você pode trabalhar para ter um controle melhor.
Como reduzir custos na prática
Legal, mas você deve estar se perguntando como diminuir custos, afinal, talvez você já tenha feito de tudo e não vê mais nenhuma possibilidade. Aqui na LUZ temos 3 maneiras de fazer essa análise dentro da estrutura de uma planilha de fluxo de caixa que costumam nos ajudar muito:
- Analisar seu plano de contas
- Fazer análises específicas no seu DRE
- Visualizar gráficos de despesas
Vamos dar uma olhada em cada um desses métodos:
1. Analisar seu plano de contas
Para quem nunca ouviu falar, plano de contas é a separação de suas receitas e despesas em grupos específicos. E se você sabe que tem contas que não são mais importantes do que outras, vale a pena investigar mais a fundo cada uma delas para entender onde existe possibilidade de redução de custos.
No exemplo abaixo, temos um plano de contas em dois níveis. Primeiro as contas gerais (despesas com produtos, com RH, operacionais e marketing) e, em um nível abaixo, o detalhamento desses grupos.
A dica principal aqui é tentar entender o quanto você tem de custos para cada um desses grandes grupos e depois colocar metas para redução desse valores analisando o nível de especificidade. Esse trabalho pode ser ajudado pelo nosso próximo ponto.
2. Fazer análises específicas do seu DRE
Para fazer análises específicas, vale a pena dar uma olhada no seu demonstrativo do resultado do exercício (DRE). De uma maneira rápida é possível encontrar pontos de custos elevados e trabalhar em cima deles. No nosso exemplo abaixo, fazendo uma leitura rápida já vemos na linha de lucro/prejuízo que o mês de Maio tem um prejuízo fora da curva (muito elevado). Se analisarmos com mais detalhes esse mês, veremos que temos R$5.300 de despesas indiretas, que é um valor bem elevado em comparação com os outros meses.
Tendo isso em mente, vae a pena entrar na especificação das despesas indiretas. Na planilha de fluxo de caixa esses dados são facilmente encontrados no relatório do DRE. Veja abaixo que basta olharmos para o mês de Maio que perceberemos que o “grande vilão” foi o aumento de salários.
A partir desses dados, já é possível planejar uma redução de custos, seja com mão de obra terceirizada, equipe ou bônus/comissões dadas para sua equipe.
3. Visualizar de gráficos de despesas
Para fechar, uma grande aliada da redução de custos são as análises visuais. Onde você rapidamente consegue entender qual tipo de custo é maior e o porque disso. Normalmente para fazer esse tipo de avaliação é importante que a sua planilha de fluxo de caixa te propicie gráficos prontos e específicos, como o mostrado abaixo:
Com ele você consegue ter uma visualização rápida se existe algum grupo do plano de contas de despesas que é mais relevante. No nosso caso, as despesas estão bem balanceadas com uma porcentagem maior para despesas com produtos e despesas de marketing. Esses poderiam ser os pontos de partida em um estudo de redução de custos da sua empresa.
Dois exemplos de redução de custos da LUZ
Agora que já falamos de casos hipotéticos, vale a pena dar uma olhada em dois exemplos que aconteceram na LUZ ao longo desse ano e que gostamos de falar, para ajudar a gestores como você a não cometer os mesmos erros:
Caso 1 – aumento de gastos pontuais de um mês para outro
Nosso primeiro exemplo foi de um aumento de gastos exacerbado com um único item que estava sendo mal controlado. Só para contextualizar você com a realidade da LUZ, utilizamos diversas maneiras de propaganda online e uma delas é o google adwords (plataforma de ads do Google).
Ao longo do ano estávamos mantendo nossa média de gastos em R$15.000 por mês com essa plataforma, mas como disse, de forma desorganizada. Como alguns dos orçamentos que você utiliza são automáticos, por um descuido nosso, acabamos extrapolando esses custos em mais de R$35.000 em um único mês (Abril). Veja mais ou menos como o nosso fluxo de caixa ficou:
Apesar dos número do FC serem hipotéticos, a análise visual foi exatamente essa, um pico de gastos em um único mês. Em um primeiro momento não sabíamos que o custo havia sido dessa campanha específica e foi aí que fazer uma análise aprofundada ajudou.
Veja o gráfico de percentual de custos para aquele mês específico:
Fica até fácil entender que o erro foi em marketing e, logo depois, recebemos a surpresa ingrata da fatura dessa conta. O ponto positivo é que a partir desse erro, conseguimos reestruturar o controle de nossas campanhas de marketing online e até hoje não tivemos mais nenhum problema, sempre ficando com esses custos controlados e abaixo do que estipulamos para gastar.
Caso 2 – redução gradativa de equipe
Um outro problema que muitas empresas passam é o de equipes muito grandes gerando gastos pesados. No nosso caso, nunca tivemos uma equipe extremamente grande, mas em determinado momento desse ano, quando tivemos uma redução de receitas, paramos para analisar nosso quadro de despesas e foi esse cenário que vimos:
Cerca de 72% dos nossos custos eram despesas com pessoal, seja de salário, prolabore ou benefícios. Como estávamos passando por momentos complicados e a redução de custos era uma necessidade, acabamos saindo da zona de conforto e tomando a decisão de demitir uma parte pequena da equipe.
Apesar dessas decisões nunca serem muito legais (porque criamos vínculos afetivos com a equipe que a LUZ formou), conseguimos reduzir nossos custos com RH em 5% de um mês para o outro.
Mas esse passo ainda não era o bastante e no mês seguinte fizemos um outro movimento de demissão, dessa vez um pouco mais drástico, levando a gente para o patamar de apenas 46% de gastos com RH. Apesar desse ainda ser o nosso maior gasto comparativamente, conseguimos enxugar bastante os custos da empresa.
Uma coisa legal desse processo foi perceber que mesmo com uma reduçaõ da equipe conseguimos manter a empresa totalmente operacional, ou seja, não estávamos trabalhando com todo o nosso potencial quando tínhamos um “excesso” de membros na LUZ.
Se você quiser saber mais sobre Redução de Custos, assista ao vídeo abaixo:
Redução de custos com o fluxo de caixa
E você, já fez um trabalho de análise e controle de custos? Se ainda não fez, provavelmente está deixando sua empresa suscetível a problemas em momentos inoportunos. Por isso recomendo que agora mesmo você utilize o seu fluxo de caixa para analisar onde pode cortar gastos. Se não tiver uma ferramenta, recomendo que você conheça a nossa planilha de fluxo de caixa, que já vem pronta e te permite fazer todas as análises que mostrei aqui no post.
