O que é: validação das etapas de um projeto é a checagem para confirmação de que todos os passos de um serviço estão sendo concluídos com qualidade dentro de um contexto de consultoria empresarial.
Por que fazer: Quantas vezes o empresário pergunta a si próprio: será que estou fazendo a coisa certa? As empresas traçam metas e, para serem alcançadas, é necessário planejamento. Para saber se o projeto esta sendo validado, é necessário efetuar o seguinte processo a seguir.
Métodos de avaliação de etapas
1) Por atividades realizadas
- Quais atividades precisavam ser realizadas na etapa anterior? Esta primeira pergunta refere-se ao gerenciamento do projeto como um todo, analisando todos os processos antes de ser entregue ao cliente.
- Quais atividades foram realizadas e quais não foram? Colocar na ponta do lápis todo o processo de execução. Exemplo: se a empresa é de confecção e o empresário recebeu uma encomenda de 100 peças de camisa para entregar em uma semana, cada funcionário tem que realizar a sua parte corretamente. Uma corta os moldes, outra costura, outra prega o colarinho, outra o remate, outra passa. Caso falte alguma dessas fases, o projeto todo será perdido. Por isso, antes da entrega, é necessário analisar se as etapas foram feitas corretamente.
- Qual o motivo para não ter realizado alguma atividade? É importante avaliar se há motivos específicos para alguma parte da etapa de produção não ser realizada. Se faltar alguma parte da camisa para ser feita (como no exemplo anterior) o projeto vai sendo perdido. É sempre bom parar e analisar como esta sendo executado o projeto de maneira igualitária.
- Quais os responsáveis por cada atividade? É sempre bom ter alguém além do empresário responsável por cada função no projeto. No exemplo de uma empresa de confecção, se uma única pessoa for responsável por administrar e controlar todas as etapas da costura de um camisa, haverá demora e o projeto não iria render. Por isso, é bom delegar responsabilidades para diferentes pessoas de cada setor.
2) Por prazos
- Quais eram os prazos? Verificar no contrato do projeto o prazo estabelecido comum acordo entre as partes. E estabelecer o prazo para a execução do projeto entre o empresário e os colaboradores.
- Quais prazos foram respeitados e quais não foram? Verificar se cada etapa foi entregue no prazo estabelecido e, caso houver, quais etapas do projeto foram entregues com atraso.
- Qual o motivo para o prazo ter estourado? Se o prazo passou do estipulado, procure saber o motivo e verifica-lo para que não seja repetido em outro projeto.
- Quais os responsáveis por cada prazo? Indique um responsável na execução do projeto de cada setor, para que seja respeitado o prazo.
3) Por qualidade
- Qual era a qualidade esperada? Aponte aqui os itens que definirão a qualidade final esperada do projeto, definindo-os como fatores de avaliação do resultado.
- Qual foi a qualidade obtida? O projeto foi bem executado e entregue no prazo? Ou a qualidade esteve diferente do estipulado?
- Qual foi o motivo da qualidade ter sido inferior ou superior? Verificar a qualidade do projeto: se foi inferior, verificar o motivo e corrigi-lo; caso foi superior ao esperado, estudar sua ocorrência e tentar viabilizá-lo na rotina de produção.
- Quais os responsáveis pela qualidade? Conversar com os responsáveis pela execução do projeto, verificando os motivos que levaram a qualidade de tal etapa ser superior ou inferior.
4) Por pagamentos
- Todos os membros integrantes do projeto foram pagos? Conversar com todos os membros e verificar se receberam seus devidos pagamentos.
- Todos os fornecedores foram pagos? Ter uma planilha de controle para pagamento de fornecedores ajuda na hora de controlar os pagamentos para fornecedores. Assim, você evita a falta de estoque de matéria-prima.
- O cliente realizou o pagamento? Controle de recebimento do cliente.
- Os pagamentos foram feitos em dia? Indicar se todos os pagamentos foram feitos em dia.
- Se houve atrasos, quais foram os motivos? Apontar, caso ocorra, o motivo que não foram pagos em dia.
- Quais os responsáveis pelos pagamentos? Ver com os responsáveis pelo pagamento os motivos que não foram pagos em dia.
5) Por feedbacks
- Qual é o feedback do cliente? Conversar com o cliente para obter o máximo de informações de um projeto.
- Qual é o feedback dos integrantes do projeto? Conversar com os cooperadores sobre o projeto para saber o que eles acharam do projeto.
- Qual é o feedback dos fornecedores? Conversar com os fornecedores sobre os pagamentos e qualidade do produto que eles venderam.
- Este feedback foi catalogado e encaminhado aos responsáveis? Conversar com os responsáveis do projeto se tudo correu bem.
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