Como usar formas de pagamento no seu fluxo de caixa

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forma de pagamento no fluxo de caixa

Nesse artigo falaremos sobre:

Formas de pagamento

Eu não preciso nem falar que o fluxo de caixa é um dos relatórios financeiros mais importantes que qualquer empresa precisa analisar, mas uma coisa que nem todo mundo se atenta é que existem diversos níveis de análise e controle de um demonstrativo de FC.

Se você já sabe o que é e como desenvolver um fluxo de caixa, está na hora de dar um passo além e pensar em aprofundar suas análises e, talvez uma das mais simples de se implementar seja a análise de formas de pagamento. Ao longo desse post vou te mostrar exatamente como fazer isso usando a nossa planilha de fluxo de caixa – versão 3.5.

Para começar, vale a pena entender quais são as principais formas de pagamento utilizadas tanto para receitas, quanto para despesas:

  • Dinheiro
  • Cheque
  • Débito
  • Crédito para o mesmo mês
  • Crédito para o próximo mês
  • Parcelamentos

Se passarmos para a parte prática, basicamente para cada lançamento de receita ou de despesa será necessário escolher a forma de pagamento utilizada. Simples e prática como a imagem abaixo:

como controlar formas de pagamento no fluxo de caixa - opcoes de forma de pagamento

Para tornar a planilha ainda mais completa, é possível atrelar essas formas de pagamento à contas para que o seu fluxo de caixa tenha uma boa automatização e você consiga fazer análises rápidas. Abaixo temos uma imagem da área de cadastro de contas e cartões da nossa planilha:

como controlar formas de pagamento no fluxo de caixa - opcoes de contas e cartões

Como usar formas de pagamento em um fluxo de caixa

Agora que você já entendeu a importância, chegamos ao momento de aplicar cada uma dessas formas e ver como suas características impactam o seu fluxo de caixa:

  • Parcelamentos:

Na minha opinião, o controle e atualização automática dos parcelamentos é uma funcionalidade essencial de qualquer ferramenta financeira. De maneira geral o lançamento vai ocorrer da mesma forma que qualquer outra entrada ou saída, a única diferença é que, por se tratar de parcelas, elas só devem entrar ou sair da sua conta no mês seguinte da realização da compra ou venda. Vamos ver dois exemplos:

1. Venda de uma consultoria financeira por R$40.000 no dia 04/02 em 4 vezes:

Veja que ao realizar esse lançamento, o saldo acumulado do mês não se modificou. Isso ocorreu porque na prática, esse dinheiro só vai entrar na sua conta no próximo mês.

como controlar formas de pagamento no fluxo de caixa - parcelamento 4 vezes

Agora, se olharmos para o fluxo de caixa analisando suas receitas mês a mês, verá que a partir de março até junho (quatro parcelas) começam a entrar R$10.000 por mês.

como controlar formas de pagamento no fluxo de caixa - fluxo de caixa 4 vezes

Pode parecer simples, mas essa automatização faz com que você não tenha trabalho de fazer quatro lançamentos diferentes e que tenha que controlar eles um a um.

2. Venda de uma consultoria estratégica por R$36.000 no dia 05/01 em 12 vezes:

Agora no nosso segundo exemplo, faremos outro parcelamento, só que nesse caso teremos uma diferença, que a quantidade de parcelas extrapola o último mês do ano, já que elas começam a entrar em fevereiro e vão terminar em janeiro do ano seguinte.

como controlar formas de pagamento no fluxo de caixa - parcelamento 12 vezes

Agora vamos ver o saldo das contas da nossa planilha de fluxo de caixa 3.5. Veja que temos automaticamente gerado os R$10.000 entre março e junho e, agora, a partir de fevereiro começaram as entradas de R$3.000 por mês até janeiro do ano seguinte.

como controlar formas de pagamento no fluxo de caixa - fluxo de caixa 12 vezes

Uma boa análise que você pode fazer a partir dos seus parcelamentos é ver se está faltando dinheiro nos meses de venda ou se a própria realização do parcelamento de vendas gera necessidade de caixa (quando o contas a pagar é maior do que a receber) mês a mês.

Esse tipo de análise pode indicar a necessidade de realização de antecipação de recebíveis, de renegociação de datas de pagamentos com fornecedores ou mesmo de corte de custos momentâneo.

  • Crédito:

Passando agora para as possibilidades de crédito, vamos ter duas opções diferentes:

1. Crédito no mesmo mês – venda de curso de Excel por R$5.000 no dia 10/01:

Veja que por esse valor ter prazo de recebimento no mesmo mês, ao marcar a opção, automaticamente o valor é lançado para o saldo acumulado.

como controlar formas de pagamento no fluxo de caixa - credito para o mesmo mes

Da mesma forma que a planilha de fluxo de caixa realiza essa mudança no acumulado, também modifica o demonstrativo de fluxo de caixa, que sai de zero para R$5.000 no mês de janeiro (os outros meses já possuem os valores dos parcelamentos).

como controlar formas de pagamento no fluxo de caixa - fluxo de caixa credito para o mesmo mes

2. Crédito para 30 dias – venda de curso de Excel por R$5.000 no dia 15/01:

Cotinuando com as operações de crédito, teremos a possibilidade de uma forma de pagamento para 30 dias (mais tradicional) e, nesse caso, o valor acumulado não se altera:

como controlar formas de pagamento no fluxo de caixa - credito para 30 dias

Mas se sabemos que o valor vai cair no mês seguinte, a planilha já faz esse cálculo, adicionando os R$5.000 aos R$3.000 que já estavam lançados no mês de Fevereiro, veja:

como controlar formas de pagamento no fluxo de caixa - fluxo de caixa credito para 30 dias

  • Débito, dinheiro ou cheque:

Para fechar as opções de formas de pagamento, ainda teremos as possibilidades de lançamentos de débito, cheque ou dinheiro. No nosso exemplo abaixo eu fiz um lançamento de cada, para exemplificar seu comportamento.

como controlar formas de pagamento no fluxo de caixa - debito, dinheiro ou cheque

De maneira geral a visualização é bem simples e você pode ver que para essas formas de pagamento, ao marcar o status pago (no caso do dinheiro e do cheque), os valores são adicionados ao acumulado. Se por acaso, a gente tivesse utilizado o status não pago, esses valores seriam lançados no contas a pagar de forma automática.

Para fechar a visualização da planilha, ainda temos a opção de fazer uma análise de um resumo diário de operações pagas e não pagas:

como controlar formas de pagamento no fluxo de caixa - resumo de lancamentos diario

Apesar de só ter mostrado exemplos de recebimentos (entradas de receitas0, as formas de pagamento vão funcionar da mesma maneira para pagamentos (saídas de despesas).

Planilha de fluxo de caixa com controle de formas de pagamento

Deu pra entender que uma planilha de fluxo de caixa que tem as funcionalidades de forma de pagamento automatizadas vai te poupar muito tempo de preenchimento manual, de chance de erros e de resultados errados né?

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  • Claudio Faez

    Quando cliclo no link da planilha 3.5 abre o link da planilha 3.0. Baixei a DEMO e verifiquei que há diferença entre as telas apresentadas nesta página e a versão DEMO. Qual versão está ativa?

    • Rafael

      Oi Cláudio, a planilha ativa por padrão é a 3.0, mas ao adquirir ela você pode solicitar a versão 3.5 se tiver interesse.

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