O mapeamento de processos é o desenho dos processos de uma empresa através de fluxogramas. Normalmente, as atividades de um processo são conectadas através de setas e variam seu posicionamento no fluxo dependendo dos responsáveis. É uma ferramenta gerencial essencial para quem deseja ganhar produtividade eliminando gargalos.
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O que é mapeamento de processos?
O que é: A gestão e mapeamento de processos é uma forma de organização e controle de todos os passos-chave do funcionamento de uma empresa.
Por que fazer: Mapear os processos de sua empresa de maneira organizada e eficaz é importantíssimo para a estrutura organizacional e uma melhor gestão empresarial. Com ele você poderá descobrir novos insights para o amadurecimento e evolução do seu negócio através de análises que irão identificar, priorizar e entender problemas. Tais análises são fundamentais para implementar novos processos chave para o seu sucesso.
Melhorando a gestão através do mapeamento de processos
Mas como melhor a gestão e tornar processos menos burocráticos e lentos em flexíveis e efetivos? Afinal, estamos lidando com assuntos bem delicados, como definir uma rotina de trabalho para os funcionários reduzindo custos e tempo de execução.
Veja essas duas figuras que exemplificam processos e como ele pode ser mapeado e melhorado:
A imagem acima mostra as etapas de um processo empresarial comum. Agora, veja abaixo como ela pode ser reorganizada aumentando sua eficácia:
Para fazer isso profissionalmente em toda a empresa, é necessário produzir um questionário para te servir de base e guiar por todos os departamentos e tarefas executadas, que funcionará como um check-list do mapeamento de processos. Veja alguns tópicos presentes nele:
- Primeiro comece com as Etapas, como por exemplo: quais são as entradas do processo? Quais são as saídas? Quais são as metas? Quais são os problemas? Quais são as métricas? Quais são as regras? Quais são os riscos? Entre outras necessárias.
- Depois é a justificativa: por que e para que esse processo existe?
- Em seguida são os locais: onde é planejado? Onde é executado? Onde é avaliado?
- Agora é o tempo: quando é planejado? Quando é executado?
- É a hora das responsabilidades: quem é o cliente? Quem executa? Quem gerencia? Quem fornece?
- E por fim são os métodos: como e quanto é planejado? Como e quanto é executado? Como e quanto está o desempenho do processo?
As ferramentas especiais da LUZ te guiarão com um checklist completo e com uma tabela editável e customizada que calculará o nível de maturidade da sua empresa (um coeficiente que indica o desempenho e eficácia dos seus processos atuais) e auxiliará com matrizes, tabelas e exemplos de 5 passos fundamentais para você próprio fazer a gestão e o mapeamento de processos da empresa, tudo bem explicado em nossos e-books:
1. Identificação e priorização de problemas – com a Planilha de Matriz GUT
2. Análise dos problemas e suas causas – com a Planilha de Diagrama de Ishikawa
3. Definição dos processos chave – com a Planilha de Desempenho de Processos
4. Mapeamento dos processos – com a Planilha de Mapeamento de Processos
5. Gestão de desempenho dos processos – com a Planilha de Ciclo PDCA
Viu como o mapeamento de processos pode fazer toda a diferença para sua empresa? A LUZ desenvolveu o Pacote de Planilhas de Gestão e Mapeamento de Processos para ajudar você nessa tarefa. Adquira já essas ferramentas e otimize seu negócio!
