Plano de ação: distribua bem as tarefas e evite falhas na estratégia

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Planilha de Plano de Ação 5W2H

O que é: O plano de ação é a listagem de todas os atos necessários para atingir um determinado objetivo. Em termos empresariais, o plano de ações pode dividir as responsabilidades de acordo com setores, unificando o crescimento em direção a uma meta específica. 

Por que fazer: Delegar tarefas é uma decisão que todo líder precisa tomar no dia a dia e, por muitas vezes, precisa repassar para seus liderados ações estratégicas e de grande importância para a empresa. Por se tratarem de atividades de grande importância, o ato de distribuir as tarefas é um risco necessário que as empresas devem correr.

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Para amenizar os riscos e manter seus colaboradores alinhados aos valores e processos do seu negócio, elaboramos dicas importantes para que ele continue dando bons frutos e seus liderados possam, além de desenvolver novas competências e ganhar autonomia com o tempo.

Por que delegar tarefas

Antes de tudo, delegar não é apenas mandar. No dicionário, o termo “delegar” envolve a designação, de uma pessoa para outra, de uma tarefa ou projeto para que ela cumpra o ato no lugar de outra pessoa. Essa é uma das habilidades mais importantes para um líder bem-sucedido.

Quando você delega alguma atividade, não somente transfere responsabilidade para outra pessoa, mas também a obrigação de prestar contas pela manutenção dos padrões estabelecidos.

Benefícios da delegação

  • Proporcionar uma nova interação entre você e seus liderados.
  • Alcançar metas que precisam e exigem esforço coletivo.
  • Possibilitar que membros da equipe desenvolvam novas habilidades.
  • Aumentar a produtividade e a eficiência geral, ao fazer melhor uso dos recursos organizacionais.

Como delegar funções à pessoa certa

Depois de definir quais funções precisam de apadrinhamentos na sua empresa, deve-se escolher a pessoa ideal para ocupar o cargo ou função, seja ele definitivo ou não.

Há empresas que consideram a contratação de novos profissionais para designá-los para determinadas tarefas. Mas, para evitar falhas na estratégia da empresa, é importante que a pessoa conheça o trabalho e tenha um perfil adequado à função que ela ocupará.

Ao escolher essa pessoa, estabeleça padrões de desempenho e os prazos para que ela possa prestar contas. Além disso, defina o nível de autoridade que você esteja repassando a ela e quais são suas expectativas em relação ao trabalho dela.

Distribuindo as tarefas do plano de ação: o método 5W2H

Planilha de Plano de Ação 5W2H

O método 5W2H tira o seu nome do inglês. Sua estrutura tenta resolver um determinado problema através da resposta de sete perguntas básicas:

1. O quê? (What)

É a tarefa em si. Preencha com o problema a ser resolvido.

2. Porquê? (Why)

Aqui é interessante apontar qual a vantagem que será obtida ao realizar a tarefa.

3. Como? (How)

Um dos pontos mais importantes do método, é aqui que você irá apontar a ação que provavelmente irá concluir o objetivo da tarefa.

4. Quem? (Who)

Quem irá realizar a tarefa. Se o objeto do plano de ação for um objetivo muito abrangente e contar com mais de um responsável pela realização, coloque o setor que irá realizá-lo. Se a tarefa for menor, indique o funcionário que irá realizá-la.

5. Quando? (When) 

É o prazo para realização dos gestos. É interessante ter esse tópico dividido entre início e fim para medir a eficiência e a velocidade da solução aplicada.

6. Onde? (Where)

Este tópico indica o local que será realizada a tarefa.

7. Quanto? (How much)

Uma das etapas mais importantes é avaliar o custo das ações. Caso houver a necessidade de consumir recursos ou usar capital da empresa, anote nessa área para avaliar as consequências.

Após criar todas essas categorias, é interessante manter um acompanhamento diário através de uma aba de andamento. A aplicação do 5W2H em uma planilha automática pode facilitar o cotidiano de uma empresa.

Viu como é simples aplicar o 5W2H para listar as ações de sua empresa? Você pode adquirir a Planilha de Plano de Ação 5W2H desenvolvida especialmente pela LUZ.vc para contribuir no planejamento de seu negócio. Adquira já essa ferramenta e veja sua empresa crescer!

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  • Eduardo

    Gostei da idéia 5w2H. Utilizo um sistema de Registro de ocorrências da liderus.com.br, é online, mas não tem o esquema 5w2h

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