Se a sua empresa trabalha com um sistema de produção, você sabe que para gerar lucro, precisa que ele seja eficiente. Como qualquer produção demanda uma etapa de compra de matéria prima, insumos ou material para revenda, é essencial que ela seja bem feita. Digo isso porque, em caso de falhas durante os processos de compra, sua empresa corre sérios riscos como:
- Aumento de gastos por falta de pedido de orçamento com mais de um fornecedor;
- De não ter o produto pronto dentro do prazo combinado com clientes por falhas na entrega da matéria prima;
- Falta de estoque;
Esses riscos podem acarretar na perda de clientes e em prejuízo para a imagem da sua empresa. Por isso mesmo, é necessário que os processos de compra da sua empresa seja eficiente. Separamos 8 dicas para você conseguir melhorar a sua gestão de compras. Confira!
Dicas para melhorar o processo de compras
1. Gestão de fornecedores
Quem são seus fornecedores? Tenha uma planilha com cadastro de cada um, os benefícios trazidos por ele, a forma de entrega, as condições de pagamento, forma de contato, entre outros pontos que possam ser úteis para uma avaliação mais concreta do que está acontecendo no setor de compras.
2. Parceiros confiáveis
Com base nos dados cadastrados de fornecedores, veja quais são realmente confiáveis. Para esses, elabore contratos duradouros em que ambos se beneficiem. Lembre de ter cláusulas garantindo que se a qualidade cair, o mesmo poderá ser cancelado. Caso algum deles dê problemas sempre, procure outro fornecedor que te atenda da melhor maneira possível para que esses atrasos não atrapalhem a produção da sua empresa.
3. Faça uma análise e trace um plano de ação
Para melhorar o processo de compra é necessário um diagnóstico completo de toda a sua cadeia de suprimentos. Veja tudo o que pode ameaçar a produção e faça um planejamento completo, com as melhorias a serem realizadas. Por exemplo, se um fornecedor entregar materiais com qualidade ruim, peça uma troca do que foi entregue abaixo da qualidade ou com defeito. Caso os erros persistam, coloque em seu planejamento a procura por outro fornecedor.
4. Controle rígido de estoque
Você sabe o que tem e o que não tem em seu estoque? Saber seu ponto de recompra é extremamente importante para a gestão de compras. Um controle de estoque bem feito permite um melhor agendamento da requisição de produtos, evitando atrasos na entrega e falta de matéria-prima no estoque.
5. Requisições e cotações
Melhore o sistema de requisição de compras. Para isso, automatize as solicitações para que o gerenciamento das requisições seja feito com mais facilidade e agilidade, evitando falhas. Lembre-se de cuidar também da gestão de cotações, pois através delas é possível economizar buscando melhores preços.
6. Tenha um segundo plano à mão
Por melhor que seja a sua gestão e por mais rigorosa que seja a escolha dos fornecedores, problemas podem acontecer. Por isso, é essencial que você tenha um segundo plano. Sendo assim, tenha o contado de outro fornecedor do mesmo produto ou uma alternativa de material que possa ser usado para que o seu processo de produção não seja prejudicado.
7. Gestão de pedidos
Para que o planejamento de compras possa ser feito da melhor maneira, além da gestão de estoque, é necessário um bom planejamento de pedidos. Assim, quando a demanda for maior do que o corriqueiro, o setor de compras poderá fazer a solicitação de produtos com antecedência, evitando atrasos e prejuízos no setor de produção.
8. Capacitação de funcionários e sistema de gestão
Para que tudo isso seja aplicado de maneira eficiente, a capacitação dos funcionários é essencial, bem como a sua atualização frequente. Além disso, tenha sistemas de gestão fáceis de serem usados, informatizados e práticos, para ter um melhor controle.
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