Um dos grandes desafios das pessoas que utilizam o Excel é o de encontrar meios para obter o maior grau de produtividade possível, característica inerente de alguém que recorre a uma planilha eletrônica. O que muitos desses usuários não sabem é que existem diversos recursos dentro do próprio programa que podem ser aplicados a fim de permitir um trabalho ainda mais eficiente e agradável.
Por sinal, vários destes até são conhecidos, mas poucas pessoas conseguem aproveitá-los de forma adequada. Conheça agora alguns expedientes que certamente contribuirão muito para que sejam obtidos resultados cada vez mais satisfatórios.
Excel: 3 dicas para fazer dele seu aliado na produtividade
1 – Use e abuse das teclas de atalho
Uma das mais poderosas formas de aumentar a produtividade na utilização do Excel é a utilização das teclas de atalho, que são na verdade combinações que, uma vez acionadas simultaneamente, realizam um determinado comando. Seu emprego gera economia de tempo, já que elimina a necessidade de levar o mouse até o menu (ou botão) desejado para realizar uma tarefa.
Ainda que em um primeiro momento possa parecer trabalhoso memorizar as principais funções, seu uso habitual acabará por fazer uma sensível diferença em termos de rendimento. A maioria das ações mais comuns ao se lidar com uma planilha podem ser realizadas por meio das teclas de atalho.
Exemplificando, para salvar um documento, basta apertar ao mesmo tempo as teclas “CTRL” e “B”. Outras funções bastante conhecidas são a de Imprimir (CTRL + P) e Desfazer (CTRL + Z).
Com a tecla “ALT”, é possível acessar facilmente os menus e suas opções. Combinando-a com a letra “A”, por exemplo, são exibidas as opções do menu “Arquivo”, destacando as letras que, ao serem digitadas, executam os comandos. A sequência “ALT” + “A” + “F” permite ao usuário fechar um documento.
2 – Seja mais ágil com o preenchimento automático
O preenchimento automático é uma opção que, além de agilizar o processo de digitação, acaba por minimizar a possibilidade de erro. Ao clicar no canto inferior direito da célula selecionada e arrastar (não importando a direção escolhida), é possível levar às demais células os mesmos valores, a formatação e as cores.
Funções e fórmulas também podem ser autopreenchidas, com uma importante propriedade: os dados se adaptam às células em que são inseridos. Assim, uma fórmula como “=A1+B1”, inserida na célula “C1”, ao ser arrastada para a célula “C2” automaticamente é convertida para “=A2+B2”, e assim sucessivamente. Enfim, é um recurso que proporciona a combinação de agilidade e precisão no manuseio de uma planilha.
3 – Utilize o “copiar e colar” a favor de sua produtividade
De forma similar ao preenchimento automático, o recurso “copiar e colar” permite a reprodução de células com seus valores e formatação, quando o local de destino não está exatamente na sequência da planilha. Ao acionar os comandos “CTRL + C” e “CTRL + V”, são aproveitadas também fórmulas e funções, que assumem novos parâmetros de acordo com o local onde são inseridas, sem perder as suas características. Existe ainda a possibilidade de colar dados em outras abas e até mesmo em novos arquivos.
Essas são algumas formas que podem ser utilizadas para a obtenção de melhores resultados em se tratando de eficiência. E você, como personaliza o Excel para torna-lo um aliado aumentar a sua produtividade? Conte-nos sua experiência e aproveite para conhecer a variedade de planilhas prontas que a LUZ.vc tem a oferecer!
