A relação de trabalho e os negócios em geral mudaram muito nestes últimos anos. Hoje em dia, para lançar o seu próprio negócio e ter a sua própria empresa não é necessária tanta infraestrutura assim, principalmente para empresas de serviço ou ligadas a tecnologia.
Muitos empreendedores fazem do seu lar seu escritório (home office); já outros utilizam espaços compartilhados de trabalho, como os co-workings.
É interessante perceber que, com essa flexibilidade na relação de trabalho, a estrutura das equipes e a relação entre elas também mudou. Tudo isso graças a tecnologia, que tornou este processo possível. Mas, como gerir uma equipe com “funcionários virtuais”?
Aqui estão cinco dicas que vão manter você e sua equipe virtual trabalhando em harmonia.
1. Encontre o ajuste certo. Você está pensando em deixar parte de sua equipe trabalhando remotamente (seja em tempo integral ou parcial)? Ou você está pensando em contratar novos funcionários que, raramente ou nunca, será necessária a presença no escritório? Seja qual for o caso, certifique-se de suas novas contratações são bem adequadas para trabalhar remotamente. Trabalho virtual é melhor para pessoas que não precisam de constante supervisão.
Se este é um novo contratado, tente encontrar o candidato virtual pelo modo tradicional de entrevistas, pois nada substitui o bom e velho “olho no olho”. Peça referências e verifique-as cuidadosamente. Também faça uma pesquisa pela Internet para ver o que você pode encontrar de informações sobre essa pessoa.
2. Alinhe as expectativas. Se o seu funcionário virtual é uma nova contratação ou já é um membro existente, coloque por escrito exatamente o que você espera do acordo de trabalho virtual em termos de prazos de trabalho, disponibilidade e tempo de resposta. Inclua todos os detalhes que você acha que poderia causar problemas quando você estiver trabalhando com alguém que não esteja no mesmo local que você.
Também descubra quais são as expectativas dele. Será que ele ou ela pretende tirar uma folga durante o dia e torná-lo por trabalhar à noite? Alinhar as expectativas e como será essa relação de trabalho com certeza evitará mal-entendidos mais tarde.
3. Teste a sua tecnologia. Uma das maiores frustrações ao se trabalhar de maneira remota, ou seja, virtual (para ambos os gerentes e funcionários) é quando a comunicação é interrompida. É vital que as questões de tecnologia não prejudiquem o fluxo de informações. Então, teste para se certificar de que todos os sistemas são compatíveis, e que permitem trabalhar em projetos juntos. Para isso não faltam recursos, como manter os arquivos na nuvem (como por exemplo o Dropbox, que é uma maneira simples de compartilhar arquivos) ou usando equipamento de videoconferência (o Skype é uma ótima ferramenta para isso). Além disso, messenger e outros aplicativos de comunicação instantânea, como por exemplo, o Google Talk facilita – e muito – a comunicação entre a equipe
4. Acompanhe as atividades Você pode precisar gerenciar os funcionários virtuais mais de perto no início. Certifique-se de dizer a sua equipe virtual que você vai ser altamente envolvido no início, verificando o andamento das entregas e acompanhamento da sua capacidade de resposta. (Por exemplo, se a pessoa está programado para começar a trabalhar às 8 da manhã, uma pergunta naquele momento e ver como eles respondem rápido.)
Você também pode agendar conversas individuais com cada um ou criar listas semanais para entregas. Observe o quão bem eles prestam atenção aos detalhes.
5. Construa laços. Quando os funcionários não estão fisicamente no escritório, você precisa fazer um esforço extra para fazer com que se sintam integrantes da equipe.
