10 dicas para aumentar a Produtividade no Trabalho

10 dicas para aumentar a Produtividade no Trabalho
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Segundo um estudo realizado pela Fundação Getúlio Vargas (FGV), o Brasil ocupa a 50ª posição em um ranking que mede a produtividade no trabalho de 68 países. Esse cenário é ainda mais grave se olharmos para os últimos anos: dados divulgados pelo portal Uol Economia em 2017 revelam que o índice de produtividade do Brasil está estagnado há quase quatro décadas.

Esse cenário também é realidade na sua equipe? Então certamente é hora de promover mudanças no seu ambiente de trabalho. Para te ajudar com isso, preparamos abaixo uma lista com as principais dicas para alavancar a produtividade no trabalho da sua equipe.

10 dicas para aumentar a produtividade no trabalho

1) Defina prioridades

A priorização de tarefas é uma técnica fundamental para entregar os jobs que realmente vão agregar valor ao negócio, e não despender muito tempo com tarefas pequenas, cujos resultados não vão impactar ninguém. A sua equipe pode não ter ainda maturidade suficiente para saber selecionar quais tarefas devem ser realizadas primeiro, por isso cabe a você, como gestor da área, delegar as prioridades e ordenar uma fila de tarefas que precisam ser executadas.

2) Motive a sua equipe

A relação entre produtividade e motivação é alvo de muitos estudos entre os especialistas da área e a conclusão é sempre a mesma: a falta de motivação é uma das principais responsáveis pela baixa produtividade no trabalho. Não é por menos. Imagine ter que executar tarefas que você não está nem um pouco motivado a fazer. Complicado, não é?

Para que esse cenário não seja o caso da sua empresa, é preciso adotar algumas práticas para motivar a sua equipe, como:

  • Estabelecer metas alcançáveis.
  • Estipular objetivos claros e concisos.
  • Ser acessível.
  • Fornecer feedbacks individuais com uma certa periodicidade.
  • Oferecer recompensas.

3) Adote o kanban

O kanban é um sistema visual para gestão de tarefas. Ele se estrutura em cartões, que são as tarefas que precisam ser entregues, e em colunas que representam os status das tarefas (como “fazendo” ou “em aprovação”).

Esse sistema é uma ótima ferramenta para gestão da produtividade, uma vez que é possível:

  • Delegar responsáveis pelas tarefas, dando mais clareza aos membros da equipe na hora de saber o que executar.
  • Listar as tarefas por ordem de prioridade.
  • Acompanhar a quantidade de entregas por pessoa.

Se quiser saber mais sobre o assunto confira o webinar Aumente ainda mais a produtividade do seu time com o Kanban.

4) Invista em treinamento

Investir em treinamento e capacitação, além de trazer um maior engajamento e motivação aos membros da equipe de trabalho, também pode facilitar a execução dos processos no dia a dia.

Imagine um colaborador que foi treinado de forma errada para fazer o seu trabalho e que, por isso, tem que refazer suas tarefas. Ou ainda um colaborador que não sabe como executar as suas tarefas porque não recebeu nenhum tipo de treinamento.

Todos esses fatores podem causar uma baixa produtividade no trabalho e podem ser evitados através de um correto treinamento de equipe.

5) Otimize os processos

A otimização de processos consiste em revisitar os processos da empresa para adotar medidas que aumentem o desempenho desses processos, ou seja, melhorar as atividades do dia a dia, deixando-as mais rápidas, menos sujeitas a riscos e mais eficientes.

Tudo isso pode auxiliar a alavancar a produtividade no trabalho, já que o tempo é otimizado e as chances de retrabalhos são menores.

6) Melhore o ambiente de trabalho

Problemas como conflitos e estresse no ambiente de trabalho podem atrapalhar e muito a produtividade, afinal, é bem difícil se concentrar em uma tarefa quando as suas emoções estão alteradas.

A melhora no ambiente de trabalho pode ajudar a evitar situações como essa, além de proporcionar uma maior união do time.

7) Forneça infraestrutura adequada

Outro fator que pode impactar diretamente na produtividade do seu time é a falta de uma infraestrutura adequada. Computadores lentos ou falta de uma conexão boa com a Internet, por exemplo, podem atrasar e muito a execução de uma tarefa que parece simples à primeira vista.

Por isso é fundamental garantir que todos os membros da equipe tenham os recursos necessários para executar o seu trabalho.

8) Controle as distrações

Hoje em dia com tantos recursos tecnológicos disponíveis fica difícil focar no trabalho e apenas no trabalho. É muito comum dar aquela espiadinha nas redes sociais ou até mesmo mandar mensagens pessoais durante o expediente, mas acredite, mesmo parecendo ser só “uma espiadinha”, no final do dia isso pode representar uma parte significativa das horas de trabalho.

Para evitar essa situação dentro da sua equipe, incentive a adoção de alguns hábitos para ajudar a controlar o tempo despendido com o celular e outras distrações, como por exemplo: estipular uma frequência para checar as mensagens pessoais (uma vez a cada duas horas é uma boa medida).

Além disso, também é muito importante alinhar a cultura organizacional com os colaboradores, a fim de transmitir as políticas sobre o uso de dispositivos móveis.

9) Evite a procrastinação

Procrastinar é o ato de adiar tarefas para serem executadas mais tarde. Quando há um longo prazo de entrega ou quando o resultado de uma tarefa parece não afetar muitas pessoas, é comum apenas deixar para mais tarde e achar que isso pode ser resolvido depois. No entanto, de uma forma ou de outra, esses prazos chegam.

Para evitar a procrastinação na sua equipe de trabalho, você pode optar por algumas alternativas, como: montar, junto com a sua equipe, a sequência das tarefas que serão executadas, começando pelas menos prazerosas para que sejam eliminadas o quanto antes.

10) Adote a Técnica Pomodoro

Os problemas de produtividade podem estar muitas vezes ligados à dificuldade de focar em uma tarefa por vez, desligando-se do ambiente externo e de outras distrações. Se esse é o caso da sua equipe, é preciso aplicar alguma técnica de gestão de tempo, como a pomodoro.

A técnica pomodoro é um método para gestão de tempo que consiste em dividir o tempo de uma tarefa em quatro blocos de vinte e cinco minutos, com intervalos de cinco minutos cada. A ideia é que durante esse tempo o foco seja em apenas uma tarefa, e que as distrações só sejam acessadas nos intervalos.

Para começar a utilizar essa técnica você pode contabilizar o tempo do próprio relógio ou utilizar alguma ferramenta online que tenha a técnica pomodoro.

Espero que essas dicas sejam valiosas para você e sua equipe! Aproveite e assista também ao webinar Como aumentar a produtividade da sua empresa com o 5w2h?, em que explicamos como utilizar a ferramenta 5W2H para alavancar a produtividade do seu time.

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