4 ferramentas que facilitam o trabalho à distância

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Planilhas Prontas em Excel

Organizar a equipe no estilo home office tem sido desafiador? Conheça 4 ferramentas que facilitam o trabalho à distância.

Uma das maiores mudanças causadas pela pandemia do novo coronavírus foi a forma como trabalhamos. Muitas empresas tiveram que passar suas operações para um esquema à distância, coordenando a equipe por meio da Internet e do smartphone.

Se a rotina do home office não está sendo fácil, algumas ferramentas podem te ajudar nessa tarefa. Conheça 4 ferramentas que facilitam o trabalho à distância.

Editor de PDF para Android e iOS

Compartilhar documentos entre os profissionais é uma situação comum. Com o smartphone em mãos, basta baixar aplicativo para abrir PDF para visualizar as informações do arquivo. Mas e se o objetivo for, além de abrir PDF, fazer uma edição? Neste caso, você vai precisar de uma ferramenta mais completa e a sugestão é o PDFelement.

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Imagem de PDFelement

O PDFelement é o melhor programa para abrir PDF e fazer edições para o computador, mas conta também com uma versão app grátis para Android e iOS.

Assim como acontece na versão para o desktop, ao baixar aplicativo para abrir PDF você tem em mãos uma série de outros recursos, que permitem desde a inserção de comentários, exclusão de partes do documento e compartilhamento com outras pessoas.

O aplicativo para abrir PDF é bastante útil para as empresas que trabalham com contratos ou relatórios. Se cada profissional da sua equipe baixar aplicativo para abrir PDF, o compartilhamento de informações será muito mais seguro e prático. Por ser muito leve, o app não prejudica o desempenho do smartphone.

Organização e controle das tarefas

A plataforma Trello já é uma velha conhecida de várias empresas, mas é uma novidade para aquelas que não estavam habituadas a trabalhar no digital. Trata-se de um site para gerenciamento de projetos, em que é possível inserir tarefas e identificar responsáveis por cada uma delas, com prazo de entrega e sistema de etapas.

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Imagem de Trello

Para o home office, é especialmente útil porque permite ter uma visão do todo, controlando o que cada membro da equipe está fazendo. O recurso de aviso automático quando o prazo de entrega se aproxima faz com que os integrantes de um projeto estejam sempre atentos.

Conta com uma versão grátis, para que você não tenha que fazer um investimento para organizar as tarefas da sua empresa.

Vídeo chamadas

Nem toda reunião pode ser resolvida em um e-mail. Para esse tipo de situação, as vídeo-chamadas conseguem quebrar barreiras e colocar várias pessoas em contato simultâneo. O Google Meet é a ferramenta de videoconferência mais utilizada pelas empresas, já que todo o processo de uso é simples: é só criar uma sala, gerar o link, enviar o convite para os participantes e começar a conversar.

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Imagem de Google Meet

O Google Meet sempre fez parte do G Suite, um pacote pago da Google. Porém, desde que o isolamento social começou, a marca liberou os recursos e a versão premium para todos os usuários, até 1º de julho. Entre os recursos superiores estão o acesso de até 250 pessoas em um mesmo encontro e transmissões online para 100 mil espectadores.

Controle de horas trabalhadas

Uma das maiores dificuldades relatadas pelos empreendedores é a falta de controle das horas dos profissionais da equipe. Se antes todos estavam operando ao mesmo tempo em uma sala, com o home office adaptações precisaram ser feitas.

Uma boa forma de ter controle das horas trabalhadas é a plataforma Toggl, que conta com versão Web, software e app.

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Imagem de Toggl

No Toggl, o usuário pode identificar quando começou e quando concluiu determinada tarefa. A plataforma permite integração com outros sites, como o Trello. Dessa forma, é possível informar em cada projeto quanto tempo foi gasto pelos membros do time. O programa oferece ainda um relatório, mostrando em quais atividades foram gastas mais ou menos horas.

Uma vantagem extra do Toggl é ajudar na precificação, ideal para as empresas que oferecem serviços. Assim, você vai poder entender quanto tempo precisa em cada função e até perceber que o preço não está adequado para o esforço dedicado.

Uma nova forma de trabalhar

Uma situação como esta que estamos enfrentando é completamente nova, mas pode ser útil para pensarmos em novas formas de trabalhar. Se até a assinatura digital está sendo usada para fechar contratos importantes, pense em quantas outras atividades podem ser adaptadas para o mundo online.

Felizmente, a Internet está à nossa disposição, para facilitar todas as tarefas, seja ao contar com um aplicativo para abrir PDF ou fazer uma reunião via vídeo.

Certamente, muitos negócios vão descobrir métodos de trabalho que continuarão pós coronavírus, pela praticidade e economia que os recursos digitais oferecem.

 

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