5 Atividades de gestão essenciais para começar o ano bem

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Veremos nesse artigo:

O ano novo está chegando…

A história é bem parecida, todo final de ano eu converso com diversos gestores desesperados para se organizar no início do ano seguinte. Afinal de contas, o ano poderia ter sido melhor se alguma estratégia tivesse sido realizada conforme planejado ou se eles tivessem se preocupado com algumas atividades de gestão essenciais.

O problema é que assim que o ano começa, a loucura e correria do dia a dia acompanham esses gestores e empresas novamente e tudo que é importante planejar vai voltando para o segundo plano. Eu escrevi esse post em Novembro de 2015, mas a verdade é que eu poderia ter escrito ele no final de qualquer ano das últimas 5 décadas.
pac2016

Se essa realidade se parece pelo menos um pouco com a sua ou da sua empresa, eu recomendo que você continue lendo as dicas que darei. São 5 atividades de gestão que precisam ser realizadas na transição do final para o início de todo ano, em qualquer empresa, independentemente do tamanho:

  • Planejamento Estratégico
  • Projeção Financeira
  • Organização de Recursos Humanos
  • Controle de Marketing
  • Planejamento de Ações com Clientes

Agora eu vou passar por cada uma delas, te mostar uma ferramenta para colocar cada uma dessas essas atividades de gestão em prática e dar dicas de como elas podem te ajudar no dia a dia:

Atividade 1 – Planejamento Estratégico

A primeira e mais importante atividade é o planejamento estratégico. Ele envolve um pouco de todas as outras atividades, no sentido de que a estratégia da empresa engloba a parte financeira, o contato com clientes e a estrutura de gestão de pessoas interna.

Se você quiser se aprofundar nesse tema, eu recomendo um artigo que eu escrevi tem pouco tempo, falando exatamente como fazer o seu planejamento estratégico para 2016. Nessa parte do post eu vou falar de forma mais resumida o que acredito ser essencial para ter pronto no início de cada ano.

Planilha de Planejamento Estratégico

De maneira geral, para começar é necessário que você tenha planos do que pretende alcançar. Normalmente esses planos são traduzidos em uma lista de metas separadas por área, mais ou menos assim:

planejamento estrategico para 2016 - metas especificas

Para cada meta, pense nos resultados que você gostaria de alcançar no ano que está chegando…

6 gestao estrategica completa - planejamento estrategico

e também nas ações necessárias para chegar nesse resultado:

planejamento estrategico para 2016 - plano de acao

Mesmo em uma estrutura super simplificada, já dá para perceber a diferença entre não ter um planejamento e de organizar todas as suas metas, indicadores e ações em uma planilha de planejamento estratégico. Mais uma vez, vou lembrar que não adianta de nada ter tudo na sua cabeça se falta uma ferramenta para acompanhamento ao longo do ano.

Como o planejamento estratégico pode te ajudar?

  • Definição de prioridades mais importantes
  • Estabelecimento de metas mensuráveis do que você precisa alcançar
  • Organização das ações necessárias para chegar no planejado
  • Facilidade para mudar o planejamento se tiver problemas ou não alcançar metas

Atividade 2 – Projeção Financeira

Uma outra atividade de gestão importantíssima é a projeção financeira de receitas, despesas e, consequentemente de resultado do seu negócio.

Apesar de ser um processo complexo, vale a pena gastar um tempo no final/início do ano para fazer essa projeção. Normalmente as etapas envolvidas nessa atividade são:

  • Lançamento de receitas futuras
  • Lançamento de despesas futuras
  • Análise de necessidade de caixa
  • Projeção baseada em resultados passados
  • Acompanhamento do planejado x realizado

Se quiser se aprofundar em como passar por cada um desses passos, recomendo que você leia o nosso post sobre como fazer projeção financeira com fluxo de caixa. Se preferir a versão resumida, comece lançando as suas projeções de receitas, despesas diretas e despesas fixas na planilha de fluxo de caixa com projeção financeira:

gestão financeira completa - projeção financeira

Preenchendo todos os dados corretamente, quando o ano começar vai bastar você preencher o realizado e isso vai gerar esse tipo de análise em gráficos para acompanhamento:

Projeção Financeira - projetado x realizado

Aqui é bem bacana você tentar manter um padrão de realizado acima do planejado e, sempre que tiver resultados negativos, investigar e tomar as medidas necessárias para voltar ao patamar de lucro.

banner gestao financeira completa

Como a projeção financeira pode te ajudar?

  • Entendimento de necessidade de caixa (preocupação em ter capital de giro para meses futuros)
  • Não entrar no próximo ano já devendo
  • Planejamento para aumento de receitas ou renegociação de dívidas
  • Direcionamento de estratégias

Atividade 3 – Organização dos Recursos Humanos

Uma terceira atividade essencial para você entrar bem no próximo ano é a organização dos dados e informações de recursos humanos da empresa. Pode parecer um pouco menos importantes, mas um descuido aqui pode afetar diretamente na motivação dos seus colaboradores.

Por isso, tenha certeza que você tem em mãos os principais indicadores de recursos humanos para empresas:

  • Número de colaboradores
  • Admissões
  • Demissões
  • Turnover (índice de entrada e saída)
  • Investimento em pessoas (treinamentos, eventos e outras atividades)
  • Clima organizacional
  • Folha de pagamento e horas extras

indicadores de rh

A maioria deles você consegue encontrar em uma boa planilha de indicadores de recursos humanos, como a mostrada abaixo:

Planilha de Indicadores de RH - Rotatividade

Como uma organização dos recursos humanos pode te ajudar?

  • Conhecimento da necessidade de funcionários para determinadas áreas
  • Início antecipado de processo seletivo
  • Planejamento de treinamentos
  • Estabelecimento de políticas de reconhecimento de funcionários

Atividade 4 – Controle de Marketing

Nossa quarta atividade de gestão é o controle do marketing, mais especificamente dos 4 Ps do marketing ou marketing mix. Basicamente eles se referem a:

  • Preço
  • Praça
  • Produto
  • Promoção

E se você está se perguntando porque essa é uma atividade que você deveria dar atenção, eu te dou dois argumentos:

  • a definição de preço, praça e produto vão ser exatamente o seu posicionamento frente o mercado e é isso que pode fazer você vender ou não
  • por outro lado, as estratégias de promoção podem garantir um aumento de receitas e aceitação mais fácil do seu produto ou serviço, garantindo a sustentabilidade do seu negócio

Se você já tem uma empresa, só precisa adicionar os dados na planilha de 4 Ps do Marketing e, de acordo com o seu preenchimento já verá indicações de estratégia de preços recomendada…

4 ps do marketing - preco

Bem como tabelas com a projeção de gastos com marketing (online e offline).

4 ps do marketing - promocao

Todos esses dados são relevantes e se atrelam diretamente com as outras atividades que falamos (planejamento estratégico e projeção financeira). Por isso fazer todo esse processo de maneira conjunta pode te ajudar muito a ter uma empresa bem estruturada.

4psmkt marketing mix

Como o controle do marketing pode te ajudar?

  • Análise do seu catálogo de produtos e serviços
  • Mudança de posicionamento
  • Uso de estratégias de preço diferenciadas
  • Entendimento de localização do negócio
  • Projeção de gastos com propaganda
  • Projeção de aumento de receitas

Atividade 5 – Planejamento de Ações com Clientes

Por fim, a última atividade (mas não menos importante) é o planejamento de ações com clientes. É bem provável que você tenha algum controle de vendas que realizou. Pode até ser algo similar a essa imagem aqui embaixo da nossa planilha de cadastro e controle de clientes (CRM):

Planilha de Controle e Cadastro de Clientes (CRM)

Só ter esse controle , apesar de ser melhor do que nada, não vai te ajudar a pensar no seu próximo ano. É necessário que você se aprofunde em segmentações específicas para entender exatamente ações que você pode realizar no próximo.

CRM

Agora, para realizar essa atividade você tem que fazer duas coisas. A primeira, definir quais são as características marcantes dos seus clientes que podem influenciar em comportamentos de compra. Um exemplo da nossa planilha são:

  • Área de interesse
  • Localização geográfica
  • Ramo de atividade
  • Idade

gestao de relacionamento com o cliente - segmentacao de clientes

A segunda é manter um registro dos seus clientes e cruzar com os dados de vendas. Dessa forma você saberá quais são as características dos melhores clientes e poderá encontrar padrões de consumo em grupos de pessoas diferentes.

Como o planejamento de ações com os clientes pode te ajudar?

  • Foco em ações para melhores clientes
  • Manter contato com clientes mais importantes
  • Analisar estratégias de marketing endereçadas para tipos de clientes rentáveis

Pacote de Planilhas para o Início do Ano

Como eu disse, essas 5 atividades são essenciais para qualquer empresa e, entrar no próximo ano com elas organizadas, poderá ser a diferença entre 12 meses no positivo ou no vermelho amargando resultados ruins. Lembre-se que essas atividades são complementares e muitos dos resultados de uma podem (e devem) ser utilizadas nas outras.

pac2016

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