5 ferramentas para escrever e-mails comerciais eficazes

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5 ferramentas para escrever e-mails comerciais eficazes
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Os e-mails são essenciais para uma comunicação eficaz dentro de uma organização. Pode ser usado para transmitir mensagens oficiais ou confidenciais entre a alta gerência e a equipe ou partes interessadas. Infelizmente, nem todo o pessoal da alta gerência pode escrever um email eficaz. Embora pareça uma tarefa tão fácil, ou você possa empregar os serviços de escritores profissionais em sites como o Online Writers Rating para ajudar a escrever, a comunicação eficaz ainda pode ser difícil.

Portanto, a importância de gerentes e líderes de negócios entenderem como escrever um email para enviar uma mensagem clara. No entanto, se você não sabe como se comunicar efetivamente por e-mail, esta postagem é para você. Existem também inúmeras ferramentas de escrita de e-mail para ajudá-lo a melhorar suas habilidades de escrita e transformá-lo em um profissional.

Neste artigo, você aprenderá sobre as ferramentas e aplicativos que podem ser usados ​​para escrever um ótimo email comercial, com seus prós e contras.

5 ferramentas para escrever e-mails comerciais eficazes para a alta gerência

  1. Hemingway App

5 ferramentas para escrever e-mails comerciais eficazes

O aplicativo Hemingway é uma ferramenta de escrita de e-mail on-line que mantém seu texto claro e conciso. Você pode escrever diretamente no aplicativo ou simplesmente colar seu texto no aplicativo. Depois de inserir o texto, Hemingway analisa imediatamente o texto e destaca o que deve ser reescrito. Na verdade, ele divide a estrutura gramatical do seu texto e até sugere palavras melhores para usar.

Hemingway faz o seguinte:

  • Analisa e destaca frases “difíceis de ler” e muito “difíceis de ler”.
  • Destaca os advérbios e mostra quantos são permitidos por texto.
  • Mostra a porcentagem de palavras passivas no seu texto. Se ele ultrapassar uma certa porcentagem, o aplicativo sugere uma redução.
  • Destaca palavras que devem ser substituídas por melhores alternativas.
  • Classifica a legibilidade do seu texto. Quanto maior o número de legibilidade, melhor legibilidade do texto

O aplicativo Hemingway garante que sua gramática, bem como a estrutura da frase, estejam quase perfeitas, facilitando a leitura e a compreensão do email.

  1. Boomerang Respondable

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O Boomerang Respondable é um assistente inteligente para o Gmail e o Outlook que pode ajudá-lo a escrever e-mails melhores. Pode ser instalado como uma extensão para o seu Gmail e Outlook. A extensão Respondable é exibida sempre que você redige um novo email e analisa a qualidade do seu email em tempo real. Essa ferramenta inteligente também entende que e-mails de alta qualidade provavelmente receberão respostas mais rápidas; usando algoritmos de IA para analisar seu texto e sugerir como melhorar sua clareza.

Como usar o Boomerang Respondable:

  • Primeiro, instale a extensão e abra a janela de composição.
  • Em seguida, clique no botão Respondable para ver uma análise detalhada do seu texto.
  • O aplicativo divide seu texto em segmentos, mostrando sua qualidade geral e onde melhorar.

Você também pode obter uma descrição detalhada, incluindo a contagem de palavras, a legibilidade e o tom da mensagem do seu texto. Essa ferramenta também fornece um resumo de cada segmento, com sugestões úteis sobre como melhorar a qualidade geral do seu email.

  1. Just Not Sorry

5 ferramentas para escrever e-mails comerciais eficazes

Todo adulto alfabetizado deve ser capaz de escrever com confiança. Isso é especialmente útil quando você é encarregado de enviar e-mails para uma empresa. Também pode se tornar repetitivo, tornando seus e-mails propensos a erros imperceptíveis. E é aqui que o aplicativo “Just Not Sorry” é útil.

A ferramenta Just Not Sorry é uma extensão do Google Chrome que aparece na janela de composição para um novo e-mail. Elimina palavras fracas que reduzem a força e a formalidade de suas frases. Ele também destaca frases como, desculpe, eu faço sentido ?, acho que não. Essas frases podem parecer uma boa idéia para suavizar seu tom, mas, na realidade, diminuem o tom formal do seu texto.

Como Just Not Sorry funciona:

  • Depois de instalar esta extensão do navegador, você pode começar a compor um novo email.
  • A ferramenta destacará palavras ou frases fracas.
  • Em seguida, passe o cursor do mouse sobre o texto realçado.
  • Uma ação sugerida será exibida, informando por que você deve evitar a (s) palavra (s).
  1. Crystal

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Esta ferramenta é uma verdadeira joia para escrever e-mails direcionados para se adequar à personalidade do seu leitor. O Crystal é especialmente útil no mundo dos negócios, onde a comunicação pode ser muito fria e muito formal.

Muitas vezes, é mais fácil redigir um email para parceiros de negócios ou colegas que você conhece há anos. No entanto, ao enviar um email a uma pessoa pela primeira vez, é reconfortante saber que você está escrevendo uma mensagem que corresponde à personalidade dela. O Crystal faz isso precisamente ajudando você a personalizar cada email.

Crystal é uma extensão do Google Chrome que ajuda líderes e profissionais do setor a se comunicarem com os outros de maneira eficaz. Ele integra informações das plataformas de marketing de vendas e CRM, como HubSpot, LinkedIn, Salesforce, etc., para entender diferentes personalidades.

Se você entender como uma pessoa pensa, poderá se comunicar de maneira semelhante à pessoa. E isso ajuda a promover relacionamentos comerciais mais fortes, confiança e respeito mútuo.

Como usar o Crystal:

  • Configure uma conta no Crystal. Aqui, você pode ver seu contato e a personalidade de qualquer pessoa.
  • O Crystal entende a personalidade de uma pessoa pesquisando-a nas plataformas sociais, por meio da extensão Crystal.
  • A extensão usa o Personality AI, que analisa milhões de dados. Você terá uma visão dos comportamentos, motivação e estilo de comunicação.
  • Oferece conselhos específicos da situação sobre como escrever e se comunicar de maneira eficaz.
  • O Crystal ajuda você a escrever o e-mail perfeito com confiança.
  1. Grammarly

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Enviar um e-mail oficial cheio de erros gramaticais não é uma boa ideia. Infelizmente, seus olhos não conseguem detectar todos os erros, independentemente de quanto você revise. Além de desperdiçar um tempo valioso para revisar repetidamente, a Grammarly ajuda você a economizar tempo verificando gramaticalmente seu texto.

Grammarly é uma ferramenta gratuita para escrever e-mails que pode ser instalada como uma extensão do navegador. Uma vez instalado, ele verifica automaticamente pontuações, erros gramaticais e ortografia contextual. Ele também verifica o estilo, a estrutura da sentença e sugere correções para todos os erros. Embora a versão gratuita do Grammarly seja adequada para e-mails, um pacote premium possui “aprimoramento de vocabulário” e “revisor profissional”. Ambos os recursos funcionam para verificar suas mensagens antes de enviá-las.

A gramática está disponível como teclado no celular, que detecta erros em tempo real. Tudo o que você precisa é de uma conexão à Internet para ativar a função. No entanto, você pode usar a extensão do Google Chrome em um PC, permitindo monitorar sua gravação na Web.

Pensamentos finais

Comunicar sua mensagem de maneira eficaz por e-mail pode ser mais desafiador do que você pensa. Como líder de negócios ou influenciador do setor, é essencial entender a necessidade de passar uma mensagem clara e concisa. Com tantas ferramentas úteis mencionadas acima, você não precisa se sentir incompetente se o seu email for preenchido com erros gramaticais. Você pode usar essas ferramentas para aumentar a resposta de seus leitores, personalizando-os. Ou simplesmente envie um e-mail sem erros.

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