6 Passos Essenciais para Criar uma Equipe Superprodutiva

0
198
Equipe Superprodutiva

Veremos nesse post:

Qual a forma que empresas tradicionais usam para aumentar sua produtividade? O chefe manda produzir mais e os funcionários obedecem. Se não obedecerem, rua.

Esse método rudimentar de gestão de pessoas infelizmente ainda pode ser visto em muitas empresas, apesar de ter uma taxa de sucesso de longo prazo próxima de zero. No curto prazo, até funciona, pois o funcionário tem medo de perder seu emprego, mas no longo prazo o gestor está criando uma legião de oponentes dentro da própria empresa, não parceiros na busca da mesma meta, o que é totalmente insustentável.

Chefe Malvado

A discussão sobre como melhorar esse aspecto muitas vezes não sai do campo da subjetividade. Começa aquela ladainha motivacional, sem resultados concretos sendo observados, o que sabemos que também é insustentável. Não existe justiça e meritocracia se o resultado do jogo não está claro.

A partir de experiências que tive na vida como consultor, empresário, gestor e, até mesmo em cursos e leituras que fiz, resolvi juntar nesse artigo 6 passos para você montar uma equipe superprodutiva com base em indicadores e práticas. Todas elas já foram testadas por mim em diferentes lugares. Excluí as que não funcionaram.

Lembrando que o conceito de aumento de produtividade é como produzir melhores resultados sem aumentar recursos. Vamos para as dicas abaixo:

1 – Defina uma Meta Crucial que Traga as Outras

Vou dividir esse ponto em duas partes, pois, apesar de serem diferentes, acabam se unindo em algum momento da história.

Meta da Empresa

O primeiro passo para a sua equipe ser superprodutiva é todos saberem definir em uma frase qual é a meta da empresa. Por mais que você esteja buscando várias metas ao longo do ano, ou por autossatisfação, ou por crescimento da empresa ou por exigência de investidores, existe sempre uma que é mais crucial do que as outras. Aquela que, se não for batida, fará com que todo o resto deixe de fazer sentido.

Meta Crucial

Lembre-se que suas chances de bater metas caem conforme o número de metas sobe. Se você focar em muitas, fica parecendo promessa de réveillon, na qual a pessoa promete que vai mudar praticamente tudo na vida dela e vira o ano seguinte com as mesmas metas, pois obviamente as promessas não foram cumpridas.

Além disso, algumas podem ser “mecânicas” demais para serem passadas para o resto do time, pois não são necessariamente justificáveis para seus colaboradores a ponto deles sentirem orgulho em perseguí-las. Para pensar em uma meta que pode ser cascateada, ou seja, passada para os outros níveis da empresa, você deve recorrer a essência da empresa, a razão dela existir no mundo. O que os seus clientes mais valorizam na sua empresa?

Um exemplo disso é um caso famoso de uma empresa de aviação da América Central chamada Copa Airlines. Depois de mapear a principal necessidade dos clientes, eles descobriram que era a pontualidade. Hoje se você entrevistar todos os funcionários dessa empresa, eles sabem que a meta crucial é ajudar clientes a chegar nos lugares certos na hora certa. Com isso, eles conseguiram crescer em todos os outros indicadores: receita, lucro, clientes, etc.

Crescimento Sustentável

Reflita comigo… você acha que os funcionários dessa empresa estão mais felizes buscando uma meta que de fato transforma o mundo em um lugar melhor, com pessoas mais satisfeitas, do que estariam se a meta fosse apenas vender mais?

Então, esse é o seu primeiro exercício como gestor. Por que você vende mais? O seu atendimento é imbatível? O seu produto é incomparável? Você tem variedade? Se você continuar melhorando nesses aspectos, você vai crescer em faturamento e clientes de qualquer forma. Portanto, defina este tipo de meta e traga os colaboradores para o seu time na hora de persegui-la!

Metas dos Colaboradores

Uma vez definida a meta da empresa, chegou a hora de pensar como cada um pode contribuir para alcançá-la. Necessariamente essas contribuições serão as metas dos colaboradores após serem transformadas em indicadores.

O que a operação pode fazer para atingir a meta da empresa? Proporcionar uma melhor experiência do cliente, cumprir prazos? E o financeiro? Liberar pagamentos de fornecedores mais rápido? Nesse ponto a nossa Planilha de Planejamento Estratégico pode te ajudar.

Planejamento Estratégico

Esse processo é um processo de aprendizado. Você não irá implementar e tudo dará certo. É necessário que você vá sempre analisando e verificando o que pode melhorar nele. Leia sobre ciclo PDCA para entender melhor como melhorar processos.

2 – Foque nas Atividades 80/20

Um dos maiores erros dos gestores é definir metas e cobrar metas sem monitorar nenhum outro indicador. Se a meta do comercial é trazer mais clientes, por exemplo, você não pode simplesmente cobrar mais clientes: “E aí, fechou quantos esse mês?” Nesse caso a probabilidade de ganhar ou perder o jogo dependerá única e exclusivamente da auto-motivação do profissional.

Para aumentar suas chances de bater metas, você precisa monitorar as atividades 80/20, seguindo a regra de Pareto, ou seja, as atividades que exigem 20% de esforço e contribuem com 80% dos resultados.

Princípio de Pareto - Atividades 80/20

Por exemplo, o que um comercial pode fazer para conseguir mais clientes?

  • Ligar para mais clientes
  • Marcar mais reuniões
  • Enviar mais propostas

O que um financeiro pode fazer para cumprir prazos de fornecedores?

  • Manter o fluxo de caixa atualizado
  • Controlar o contas a pagar
  • Ter estoque de caixa, fontes de financiamento rápido engatilhadas, caso seja necessário

O ser humano tem a mania de focar nas atividades urgentes, não nas importantes. O pensamento nas atividades 80/20 serve justamente para mudar esse jogo. Você precisa cobrar o seu comercial sobre reuniões marcadas, telefonemas feitos, propostas enviadas. Se ele cumpriu essas medidas e o resultado não foi batido, repense o seu processo de vendas ou melhore as suas metas.

3 – Crie uma Cadência de Responsabilidade

Não adianta nada ter uma meta global da empresa e ter metas cascateadas para áreas e colaboradores, se o seu time não sabe de forma fácil que está ganhando ou perdendo o jogo. Se você definir as metas e guardar o documento na gaveta para revisita-lo no fim do ano, será muita sorte se você tiver batido suas metas.

Existem várias formas de monitorar as metas e transformar o seu time no próprio responsável por cobrá-las e atingi-las. Meus conselhos sobre isso seguem abaixo:

Deixe o Responsável Participar da Definição das Metas

Se você fala para o seu gerente comercial “sua meta é vender R$100.000 até o fim do ano” e ele achar que essa meta é absurda, sem ter o direito de propor novas soluções, o ano todo vai decorrer com você sendo o chefe malvado e ele sendo o injustiçado.

Para fazer com que ele corra atrás de uma meta ousada, você tem que fazer com que ele te proponha essa meta. E mesmo que não seja ousada como o seu pensamento inicial, você prefere bater 50% de uma meta de R$100.000 ou 100% de uma meta de R$75.000?

Equipe

Para que ele defina uma meta ousada por si só, você deve trabalhar os seguintes pontos:

  • Mostrar quais benefícios ele terá ao buscar essa meta. Vender mais significa uma expansão da empresa que poderá beneficiar ele via oportunidades de promoção? Por que não combinar antes?
  • Mostrar que você será um suporte nessa busca. A empresa pode investir mais no comercial, contratar mais pessoas? Você pode ir em reuniões também? Faça ele pensar nos recursos que trariam essa meta a mais.

Mantenha um Placar Envolvente

Uma boa forma de monitorar o desempenho da empresa frente a meta crucial e o desempenho das áreas frente suas metas é criando um placar. Você já deve estar pensando em um dashboard complexo, mas isso pode ser feito de uma forma bem fácil. Comece com registros em papel ou em uma lousa na parede do escritório mesmo.

Placar Envolvente

Algo como “Planejado x – Realizado y”. Se o realizado estiver melhor que o planejado, marque um tique verde embaixo, senão, um x vermelho resolve. Divida o registro pelo período que você achar necessário ou por responsável. Já é o suficiente para saberem se o time está ganhando ou perdendo o jogo. Com o tempo passando, coloque mais informações, mas lembre-se de manter apenas o essencial.

Faça Reuniões Periódicas

Para monitorar se as atividades 80/20 estão sendo cumpridas, acredito que reuniões semanais funcionam melhor. Junte uma área inteira, ou a própria empresa – caso seja pequena – e monte uma reunião com formato simples:

“Fulano, você me disse que na semana passada iria ligar para 10 fornecedores. Fez?”

Tente sempre manter um clima de colaboratividade na reunião. Se ele falar que não foi cumprido, tente sempre entender o porquê e se ofereça para ajudar na semana seguinte. Aproveite para definir quais atividades serão feitas para a próxima semana.

Não é legal criticar na frente de todos, mas não perca a oportunidade de elogiar quem está cumprindo suas atividades para inspirar. Outro ponto importante é analisar se o cumprimento das atividades 80/20 está de fato levando ao cumprimento das metas globais. Se não estiver, você precisa entender os motivos e atuar rápido sobre eles.

Utilize uma ferramenta de controle de tarefas para te auxiliar nesse processo.

 

4 – Faça Avaliações de Desempenho

Além das reuniões de time, faça reuniões individuais mensais ou bimestrais com as pessoas que respondem a você diretamente e incentive eles a fazerem a mesma coisa com as pessoas que os respondem diretamente.

O objetivo dessas reuniões é de fato avaliar a performance individual deles frente a indicadores combinados: metas e atividades 80/20. Transparência é muito importante nesse tipo de reunião. Mostre para eles o que falta para dar um passo a frente na empresa, mesmo que seja algo postural ou comportamental, e acompanhe a evolução disso.

como usar avaliacao de desempenho para reter melhores funcionarios - criterios de avaliacao

Seja igualmente transparente, caso o colaborador esteja se aproximando de uma possível demissão ou troca de posto, afinal ele não está cumprindo metas e atividades que ele mesmo está definindo. Você não é mais o chefe malvado, é um parceiro. E quem está descumprindo a parceria é ele ou por falta de esforço ou inadequação ao posto. Sempre pense se ele se daria melhor em outra função antes de demitir.

Utilize uma ferramenta de Avaliação de Desempenho para te auxiliar nesse processo.

5 – Premie sua Equipe e a Faça Sentir Orgulho

Por último, bater as metas da sua empresa de faturamento, clientes, lucro, dentre outras, vai ser importante para você, certo? Aí chega no fim do ano, você limpa o lucro que sobrou do caixa da empresa e se dá aquele prêmio, porque afinal você merece, né? Viagem para a Europa com a família, carro novo, etc…

E os guerreiros que lutaram contigo até o final? Um tapinha nas costas e segunda-feira tem uma nova meta? Você só está garantindo que no ano seguinte a meta não será batida. E todos nós gostamos de repetir resultados positivos.

Entenda o que eles buscam e faça eles terminarem o ano motivados. Por experiência própria, há apenas dois prêmios nesse caso que funcionam bem: os subjetivos, que mexem com o lado lúdico, e as mudanças de status ou padrão.

Um bônus funciona? Só se ele for muito alto em relação ao salário, algo parecido com o que é praticado no mercado financeiro, e acho que sua operação não tem margem para isso. Não será mais um quinto de salário que fará seu funcionário correr atrás de algo um ano inteiro.

Prêmios subjetivos seriam cursos que mostrem que você está investindo ainda mais no seu colaborador, uma festa incrível de fim de ano, uma viagem de fim de ano com todos juntos, eventos que fazem com que a equipe fique ainda mais unida.

Os prêmios financeiros, para funcionar, precisam ser de longo prazo. Um aumento ou uma promoção são interessantes.

Outra coisa importante é criar uma cultura de produtividade transformando os bons momentos em momentos marcantes, inesquecíveis. A criatividade é o limite.

Na LUZ a gente tem duas tradições. Nos dias em que batemos recorde de vendas, trazemos champagne para o escritório e fazemos um brinde. Quando batemos a meta mensal, fazemos o chopp da equipe.

Brinde

Uma ideia interessante que ouvi uma vez foi de uma empresa que, toda vez que batia recorde diário de vendas, tirava uma foto da equipe com a data, o valor do recorde e colocava na parede. Os membros que a empresa contratava se sentiam motivados a bater um novo recorde para entrar na próxima foto, já que não estavam na anterior.

Uma Ferramenta que pode mostrar se a sua equipe está evoluindo após seguir todos os passos acima é a Planilha de Indicadores de Recursos Humanos.

Planilha de Indicadores de RH - Rotatividade

E você, já fez algo que tenha tornado sua equipe mais produtiva? Compartilhe com a gente nos comentários abaixo!

 

DEIXE UMA RESPOSTA

Por favor, escreva o seu comentário
Por favor, digite seu nome