8 Planilhas para Sair do Vermelho

0
2552
Acabou o Dinheiro?

Introdução

Existem 2 motivos pelos quais o dinheiro de uma empresa pode acabar levando-a ao temível “vermelho”. O primeiro é quando passa a entrar menos dinheiro, ou seja, menos vendas. O segundo é quando passa a sair mais dinheiro, ou seja, mais gastos.

Não há muito o que fazer em relação a menos vendas, caso a empresa já esteja em um mercado consolidado. Novas iniciativas de marketing podem ser pensadas, novos canais de venda, outros públicos, mas serão apenas apostas que irão requerer mais investimentos para emplacar e podem ser um verdadeiro tiro no pé.

Quando a empresa já está no vermelho, eu prefiro pensar no outro lado da questão: os gastos elevados. A chave para entender como tirar a empresa do vermelho é saber porque ela chegou nessa situação.

A partir da experiência da LUZ em anos de consultoria, podemos afirmar que há 3 grandes motivos que levam uma empresa a ter prejuízos crônicos: 1) Má visualização do fluxo de caixa; 2) Baixa lucratividade; 3) Inexistência de controle e disciplina financeira.

Motivos para estar no vermelho

Má Visualização do Fluxo de Caixa

Falta de Uma Ferramenta Adequada para Lançamentos

Parece até difícil de acreditar, mas ainda há muitos empreendedores que controlam suas entradas e saídas em um caderno, ou sequer controlam. Quando a empresa carece de um fluxo de caixa simplório, ela não sabe se está ganhando o jogo nem no curto, nem no longo prazo. Ou seja, ficar no azul é mera questão de sorte.

O mínimo que uma ferramenta de fluxo de caixa deve oferecer é: saldo inicial + entradas – saídas = saldo final. O gestor financeiro deve visualizar e analisar isso por dia, semana ou mês, dependendo do tamanho da operação.

Fluxo de Caixa

As duas primeiras ferramentas para sair do vermelho são:

1 – Planilha de Fluxo de Caixa

2 – Planilha de Fluxo de Caixa com Análise Bancária e Formas de Pagamento (para quem controla vários bancos e recebe de formas de pagamento descontadas)

Pouco Controle de Contas a Pagar e a Receber

Não adianta ficar no azul hoje se você tem mais contas a pagar do que contas a receber no futuro. Até porque você pode estar no azul justamente por ter atrasado seus fornecedores.

Necessidade de Caixa

Existem duas formas de ver o seu fluxo de caixa: 1) caixa – quando as transações de fato saem ou entram no caixa da empresa; 2) competência – quando as transações são fechadas. Portanto, as vezes o seu dinheiro está no caixa, mas ele já está comprometido com transações fechadas.

Se você não estiver olhando para seu contas a pagar e seu contas a fazer você vai cometer três erros básicos:
1) gastar o dinheiro que já está comprometido;
2) negociar com fornecedores e bancos em cima da hora e, por definição, quando você negocia com pressa você faz maus negócios;
3) oferecer uma política de parcelamento mais flexível para seus clientes do que sua liquidez consegue arcar, ainda mais se você paga seus fornecedores a vista.

Mais duas ferramentas para sair do vermelho:

3 – Planilha de Contas a Receber

4 – Planilha de Contas a Pagar

Não Classificação de Receitas e Despesas

Digamos que você identificou que seu gasto em fevereiro foi muito alto ou que as suas contas a pagar daqui a dois meses estão apontando para algo muito maior que o costume. Por que? Se você não classifica receitas e despesas em grupos, você nunca saberá onde está a disparidade, pois vai ter que procura-la lançamento a lançamento, quando seria muito melhor encontrar em qual grupo está a disparidade para depois analisa-la a fundo. A melhor forma de fazer isso é criando um plano de contas gerencial.

Plano de Contas

Todas as ferramentas citadas acima possuem Plano de Contas. Sugiro que você use o mesmo em todas, caso queira usar todas elas.

Aprendizado #1 – Um bom controle de caixa vai muito além de terminar um mês no verde. Deve-se compreender as razões do resultado e para onde ele está indo.

Lucratividade Baixa

Para que uma empresa fique no azul, é crucial que seus gestores saibam a diferença entre fluxo de caixa e lucratividade. A lucratividade mostra se sua operação é rentável, ou seja, se os custos para produzir aquele produto ou serviço geram lucro positivo no final das contas. A gestão de caixa mostra se a empresa terá dinheiro para pagar as contas.

Às vezes a operação é lucrativa, mas a geração de caixa é negativa, pois a empresa fez pedidos grandes para fornecedores, exagerou na política de parcelamento para clientes ou está com muitos produtos parados no estoque.

Em suma, a lucratividade é o lucro da operação dividido pela receita de vendas, mas a sua lucratividade deve ser medida praticamente produto a produto ou serviço a serviço, para que você tenha a noção de que individualmente eles geram uma boa margem. Há geralmente dois problemas que levam a uma lucratividade baixa e os veremos abaixo.

Lucratividade

Custos Elevados

Separe os seus custos diretos dos indiretos na análise. Os diretos são os necessários para vender uma unidade a mais do produto ou serviço. Vamos usar uma camisa como exemplo. Temos como custos diretos a matéria-prima (tecido, estampa, embalagem, etc), impostos sobre a receita e possíveis comissões sobre a venda.

margem-de-contribuicao

Para uma camisa a mais vendida, eu preciso comprar, ter em estoque ou pagar os itens citados, mas eu não preciso aumentar minha equipe, meu escritório ou os salários. De cara, é preciso entender qual a margem de contribuição cada camisa me deixa, ou seja, pagando os custos diretos, quanto sobra para pagar os custos fixos e gerar meu lucro.

Veja o exemplo abaixo no qual a empresa tem preço de R$120, custo direto de R$20, uma projeção de 10.000 vendas e um custo fixo de R$100.000 resultando em uma lucratividade de 75%:

custos1

Agora dobraremos o custo variável. Repare que a lucratividade caiu para 58%:

custos2

Por último, vamos voltar o custo variável para R$20 e vamos dobrar o custo fixo. A lucratividade agora é de 66%:

custos3

Dobrando os custos diretos eu tenho uma perda de lucratividade maior do que dobrando os custos fixos. Portanto, revise sempre seus custos diretos e veja se você teve perda de margem nos últimos períodos. É muito comum o empresário reclamar de um aluguel que aumenta mil reais, quando o que faz a diferença são aqueles 10 centavos que o fornecedor aumentou em uma matéria-prima.

Mais uma ferramenta para sair do vermelho:

5 – Planilha de Margem de Contribuição e Lucratividade

Precificação Mal Feita

Quando você tem um produto ou serviço sem muitos diferenciais em termos de percepção de valor, o mercado vai definir o seu preço. Você não poderá ficar muito acima dos seus concorrentes, caso queira continuar vendendo. O problema disso é que as vezes seus fornecedores vão reajustar preços e você nem sempre poderá repassar para seus clientes.

Fique sempre atento ao seu ponto de equilíbrio que é a quantidade de unidades que você precisa vender em um mês para ficar no zero a zero pagando custos diretos e fixos. Se um fornecedor reajustar preços, calcule seu novo ponto de equilíbrio e veja se ainda é viável alcança-lo com seus canais atuais de venda.

Ponto de Equilíbrio

Mais uma ferramenta para sair do vermelho:

6 – Planilha de Ponto de Equilíbrio

Aprendizado #2 – SEMPRE revise seus custos e mantenha uma empresa enxuta a qualquer custo. Essa é a chave para uma boa lucratividade.

Inexistência de Controle e Disciplina Financeira

O grande problema da pequena empresa é que ou as pessoas têm liberdade para contrair novos gastos, ou quem planeja os gastos aprova. Nesse caso, irá aprovar sempre. Todas as ideias que eu tenho são geniais para mim, mas eu preciso que alguém me diga não ou me faça refletir sobre elas para que eu não gaste meu tempo e dinheiro em projetos infundados.

Há geralmente dois motivos pelos quais as empresas pecam no controle e disciplina financeira e os veremos abaixo.

Orçamento Mal Elaborado

O orçamento serve justamente para definir os limites de gastos para cada categoria de conta. Para ter uma cultura de orçamento na empresa, o gestor deve desenvolver algumas disciplinas: 1) fazê-lo; 2) revisa-lo periodicamente; 3) cumpri-lo. Não adianta nada ter um documento bonito de orçamento e não segui-lo para nada nem esquecer de replaneja-lo mês a mês ou em períodos mais longos, dependendo da maturidade da empresa. Há 3 formas para fazer um orçamento:

Base histórica – olhar para o passado e projetar as contas em cima disso.

Base zero – projetar as contas com base em uma meta a ser batida.

Colaborativo – os responsáveis projetam as contas com liberdade.

Orçamento - Real x Planejado

Na opinião da equipe da LUZ a melhor forma de fazer um orçamento é unindo um pouco de cada uma das 3 formas: definir metas a partir do passado e separar as contas de forma a chegar nessas metas com a ajuda do responsável de cada área. É bom sempre lembrar que se uma pessoa se sente responsável pelo orçamento ela vira uma parceira do gestor da empresa na implementação da cultura. Se o orçamento é imposto, o gestor passa a ser o “chefe malvado”.

Mais duas ferramentas para sair do vermelho:

7 – Planilha de Orçamento

8 – Planilha de Avaliação Econômico-Financeira

Estrutura de Decisões

Este ponto depende apenas do gestor para ser contornado. Nenhuma ferramenta irá ajudar sem disciplina. O problema é que geralmente o gestor de uma pequena empresa acumula cargos. É ele que vende, contrata, faz o financeiro, gerencia a produção. Fica difícil fazer atividades que exijam disciplina sem ajuda de uma segunda pessoa ou mais. Sem contar que se o dono da empresa é quem planeja os gastos e aprova, todos serão aprovados.

Gestor

Não se preocupe! Temos algumas dicas para melhorar a estrutura de decisões e manter a disciplina financeira na empresa:

  1. escolha uma segunda pessoa para ajudar na disciplina. Pode ser um sócio, esposa ou marido, um amigo ou funcionário confiável ou um consultor. Aceite quando essa pessoa falar que a sua ideia não é uma boa ideia.
  2. não misture as contas da casa com as contas da empresa. Se você fizer isso, tudo o que foi dito nesse artigo passa a ser inútil. Como você vai saber se sua operação é lucrativa se os gastos com a escola dos seus filhos ou com seu carro entram no seu resultado, por exemplo?
  3. defina um salário para os sócios-diretores assim que possível. O financeiro não gosta de surpresas. Se todo mês você retirar todo o caixa que sobrar na empresa ficará difícil de cumprir orçamentos e contas a pagar. Uma maneira interessante de definir os salários dos sócios-diretores é se perguntar: se eu fosse contratar alguém para fazer as minhas funções ou dos meus sócios, quanto eu pagaria para ela?

Aprendizado #3 – Métodos de gestão financeira são utilizados por pessoas. Se os gestores não buscarem maneiras de mantê-los, nada servirá.

Pacote de Planilhas para Finanças Empresariais

Se você gostou desse artigo, temos a ferramenta perfeita para você. Conheça o nosso Pacote de Planilhas para Finanças Empresariais com todas as ferramentas citadas nesse texto.

 

DEIXE UMA RESPOSTA

Por favor, escreva o seu comentário
Por favor, digite seu nome