Aprenda a implementar a metodologia OKR (objectives and key results)

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Aprenda a implementar OKR (objectives and key results)

Nesse artigo falaremos sobre:

É impossível enxergar empresas como o Google, Intel, Twitter e Dropbox como instituições mal sucedidas. Dentre tantas politicas adotadas por cada uma delas individualmente, existe uma característica em comum a todas na forma como planejam seus objetivos e estratégia: a metodologia OKR (Objectives and Key Results). Vamos entender mais sobre ela e aprender a colocá-la em prática no artigo de hoje. Acompanhe:

O que é OKR?

O termo em inglês quer dizer Objectives and Keys Result. Apesar de adotada em grandes empresas de sucesso, a metodologia ainda é pouco conhecida e aplicada no Brasil. Basicamente, os OKRs são metas ou objetivos que se pretende alcançar, seguidos das métricas que indicam se os resultados foram atingidos ou não.

Exemplo de OKR

Para tangibilizar de uma forma melhor pra você, veja um exemplo dos objectives and key results de uma empresa fictícia de software como serviço (SaaS). Só para contextualizar, vamos imaginar que eles faturam R$100.000 de receitas recorrentes mensalmente, tem uma churn rate (índice de descadastramento de clientes) de 2% e o ticket médio é de R$2.000, variando de R$1.000 a R$3.000.

Nesse caso, poderíamos ter o seguinte OKR:

  • Objetivo – Aumentar receita recorrente
    • Resultado Principal 1 – aumentar receita recorrente mensal em 30%
    • Resultado Principal 2 – diminuir churn rate para 1%
    • Resultado Principal 3 – aumentar ticket médio para R$2.500

Como é possível perceber, todos os resultados são mensuráveis, de certa forma desafiadores e vão ser perseguidos ao longo do próximo trimestre. O que nos leva a entender um pouco mais das principais características dos Objectives and Key Results:

  • Ciclos curtos – objetivos devem ter periodicidade anual e trimestral
  • Transparência – devem estar disponíveis publicamente para toda empresa
  • Mensuração – assim você consegue acompanhar e entender se está chegando perto ou não
  • Metas ambiciosas – objetivos devem deixar a equipe desconfortável (no bom sentido)
  • Foco – poucos objetivos com poucas metas, os OKRs devem determinar relevância do que deve ser feito

OKR e seus benefícios

Dentro de uma empresa existem poucas coisas tão importantes quanto o trabalho em equipe para o crescimento da negócio. Os OKRs vem trazendo agilidade no processo de desdobramento de ciclos, possibilitando a melhor adaptação e mudança, reduzindo os riscos de crise.

É importante que as metas definidas sejam claras para que a equipe tenha total entendimento dos objetivos fixados, podendo assim se dedicar mais à realização destes. Um número limitado de metas pode aumentar a possibilidade de sucesso, sendo que assim cada individuo do time fica responsável por determinada parte na eficácia do plano.

O grande benefício da metodologia OKR é que a empresa consegue focar no resultado esperado e não nos esforços ou dificuldades no caminho até o sucesso.  Além disso é preciso traçar metas que tirem o time de colaboradores da sua zona de conforto sem limitar sua capacidade de contribuir para o crescimento geral.  Apesar de parecer tarefa árdua, definir um plano de metas para a sua empresa baseada nos OKRs é simples, desde que seja adaptada a realidade do seu negócio.

Como implementar OKR?

É indicado implementar as metas em prazos curtos e por etapas, até que todos estejam confortáveis com a metodologia. Definir OKRs trimestrais é uma boa maneira de ir incentivando o time e dando feedbacks conforme o passar do tempo, de forma que todos possam sugerir melhorias e ganhar pontos pelo esforço.

A ideia de implementação de toda nova metodologia é fazer as mudanças em fases, começando pela equipe mais sênior e, aos poucos, ir disseminando em ciclos de aprendizagem. Seguindo todas estas dicas é muito difícil que o time também não se empolgue para cumprir as metas estabelecidas.

Nesse sentido, pode ser que faça sentido em um primeiro momento não implementar OKRs individuais, para que toda a equipe fique 100% focada nos OKRs da empresa e das equipes como um todo. Dito isso, vamos ver um passo a passo e uma linha temporal que podem te ajudar no momento de implementar os Objectives and Key Results na sua empresa:

Passo a passo

  • Passo 1 – Determinar qual é o grande objetivo da organização para o ano
  • Passo 2 – Dividir, para o próximo trimestre, quais são os objetivos mais importantes (até 3)
  • Passo 3 – Criar de 3 a 5 resultados chave (no máximo) para os objetivos do trimestre
  • Passo 4 – Mensurar os key results criados semanalmente
  • Passo 5 – Acompanhar mensalmente os key results da empresa
  • Passo 6 – Ao final do trimestre (antes do início do próximo) refazer o passo 2 e 3

Linha do Tempo

Supondo que estivéssemos planejando a implementação de OKRs em sua empresa para 2016, teríamos uma cronologia mais ou menos assim:

Linha do Tempo - Implementação de OKR - Objectives and Key Results

  • Novembro/2015

– Brainstorm para determinar os objetivos do primeiro trimestre de 2016

– Decisão sobre qual sistema utilizar para compartilhar OKRs internamente

  • Dezembro/2015

– Comunicar empresa sobre os objetivos para 2016 e para o primeiro trimestre de 2016

– Rascunhar OKRs pessoais, de times e da empresa

– Implementar software ou planilha para acompanhamento dos OKRs

  • Janeiro/2016

– Apresentar OKRs em reunião envolvendo toda a empresa

– Gerentes monitoram OKRs individuais

  • Fevereiro/2016

– Na metade do trimestre vale a pena uma reavaliação dos objetivos estabelecidos e resultados alcançados

– Entenda se você está no caminho certo e tome medidas para acertar o rumo

  • Março/2016

– Reunião com toda a empresa para acompanhar resultados individuais, de equipes e da empresa

– Mostrar novos OKRs para próximo trimestre

– Recomeçar o processo

Como deu para ver, o processo de implementação de OKRs não ocorre de um dia para o outro. É necessário uma preparação prévia para que a sua empresa consiga perseguir os objetivos traçados de forma estruturada. Caso você esteja no meio do ano, não é impossível implementar OKRs, mas nesse caso, a minha indicação é que todo o processo seja feito mirando o final do ano e, quando o ano acabar, você recomece com o planejamento para o ano seguinte.

Exemplo de OKR do Blogger

Indo agora para um exemplo real, vi um vídeo bem maneiro do Rick Klau, que é product partner no Google Ventures sobre OKRs. O vídeo é um pouco longo e inspirou esse post em alguns momentos. Não sei você, mas eu gosto muito de ver exemplos e é por isso que eu trouxe os exemplos dados do OKR pessoal do próprio Klau da época em que ele estava a frente do Blogger:

blogger-logo

  • Objetive 1 – Aumentar o tráfego orgânico em xx%
    • Key Result – Lançar 3 funcionalidades que terão impacto em tráfego orgânico
    • Key Result – Melhor páginas 404, aumentando pageviews vindas de 404 em xx%
  • Objetive 2 – Acelerar crescimento de receitas do Blogger 
    • Key Result – Lançar tab de monetização para todos os usuários
    • Key Result – Lançar 3 experimentos ligados a geração de receita
    • Key Result – Finalizar uma funcionalidade para o Blogger AdNetwork
    • Key Result –  Implementar AdSense Host Channel Targeting para aumentar RPM em xx%
  • Objetive 3 – Melhorar reputação do Blogger
    • Key Result – Falar em 3 eventos do setor
    • Key Result – Coordenar esforços de RP do décimo aniversário do Blogger
    • Key Result – Criar conta do Blogger no Twitter e participar diariamente
    • Key Result – Identificar e conversar com os xx top usuários do Blogger

Como falamos, são 3 objetivos, com um máximo de 4 métricas importantes. Nesse exemplo eu nem gosto tanto de alguns key results, porque eles são focados no esforço e não no resultado. Isso pode te dar a falsa sensação de que ao concluir eles 100% você atingiu seus objetivos, mas se o esforço não gerou resultado de crescimento de receita, de aumento tangível da reputação ou tráfego, foi apenas esforço mal direcionado.

Lembrando que esses eram os OKRs pessoais dele, que com certeza estavam alinhados com os OKRs da equipe do Blogger e do Google como um todo.

Exemplo de OKRs em uma Planilha de Planejamento Estratégico

Vou usar o mesmo exemplo dos OKRs do Rick Klau com o Blogger para mostrar o quanto pode ser simples implementar OKRs usando uma planilha de planejamento estratégico. Para começar, você determinar os seus principais objetivos. Como já falamos, é importante que não sejam mais do que 3:

OKR - Planejamento Estratégico - Objectives

Depois de fazer esse passo, você precisa determinar quais são os resultados mais importantes para cada um desses objetivos. Na imagem abaixo, eu separo a meta geral dos objetivos:

OKR - Planejamento Estratégico - Key results

Depois de traçar a meta esperada, você pode determinar as ações necessárias para os key results serem alcançados:

OKR - Planejamento Estratégico - ações para chegar nos Key results

Tentei tangibilizar de uma forma simplificada como seria o uso do OKR em uma ferramenta de estratégia, espero que tenha ficado claro, mas se você tiver dúvidas, é só colocar nos comentários.

Para fechar – Erros comuns

Espero que não seja o seu caso, mas muitas vezes vejo gestores ou consultores pecando pelo excesso ou pelo caminho mais fácil. O OKR surgiu para dificultar esses erros, porque tem um escopo bem fechado e definido. De toda forma, se você se enxergar perto de um desses itens, é melhor ligar o sinal de alerta:

  • Grande quantidade de OKRs
  • Dar notas muito elevadas para os seus resultados
  • Metas fáceis de serem alcançadas
  • Planejamento para mais de um ano sem revisões trimestrais
  • Não mostrar resultados e indicadores para empresa

Na LUZ.vc você encontra o melhor sobre gestão de empresas. Veja a nossa planilha de planejamento estratégico que pode ser facilmente adaptada para o uso com OKRs.

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Rafael Ávila
Administrador e turismólogo, apaixonado pelas possibilidades que o Excel dá para gestores, empreendedores e estudantes. É sócio diretor da área de planilhas na LUZ - Planilhas Empresariais (luz.vc) e é o responsável pelo desenvolvimento das mais de 150 planilhas com foco empresarial e pessoal comercializadas em seu site. Também ministra os cursos online de Excel (cursos.luz.vc) e gosta de ajudar milhares de planilheiros por meio do Fórum e Blog da LUZ.

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