Aprenda como fazer otimização de processos com Excel

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Otimização de processos com excel

A definição do mapeamento e gerenciamento de quais são os processos chave da sua empresa é um dos momentos mais importantes e complexos pelo qual ela pode passar. É a partir deles que você irá planejar com excelência cada passo de projetos e ações internas vitais, visando minimizar erros e retrabalho, e aumentar a qualidade e eficiência de qualquer ação implementada dentro da sua estratégia empresarial.

No entanto, mesmo realizando o mapeamento dos seus processos, por experiência própria sabemos que muitos deles acabam ficando no papel, pois não são postos em prática. Um dos grandes motivos para isso ocorrer é a grande dificuldade de controle, acompanhamento e otimização de processos.

Otimização de Processos com Excel

Felizmente já existem ferramentas no mercado que possibilitam realizar o acompanhamento destes processos e ainda consolidar seus resultados com facilidade. Além de possibilitar que estes processos ganhem efetividade, é possível verificar quais os pontos que não estão funcionando e sanar qualquer problema do processo. E melhor que isso: é possível otimizá-los e melhorá-los cada vez mais com a Planilha de Desempenho de Processos. Aprenda como otimizar processos no Excel utilizando essa poderosa ferramenta.

Como utilizar a Planilha de Desempenho de Processos

  • Passo 1 – Escolha dos processos mais importantes

Qualquer empresa possui centenas de processos que são realizados diariamente. Se você fosse focar em otimizar todos de uma vez só, perderia muito tempo e não conseguiria fazer isso de forma correta. Por isso, quando resolver otimizar seus processos, tente dividi-los por área e por importância antes de começar a otimização

É por isso que recomendamos que a otimização de processos seja feita apenas nos processos chave, ou seja, nos mais importantes e que realmente tem impacto nos resultados da empresa. A nossa Planilha, utilizada como exemplo, possui espaço para você adicionar até 10 processos. Mais do que isso você já começará a ter problemas na hora de gerenciar os resultados.

desempenho-1

É importante lembrar que todos esses processos devem ter suas informações básicas previamente conhecidas. Como você já deve saber, é importante que em cada um desses processos seja definido um responsável (pode ser uma equipe ou grupo), o indicador e área com que ele se relaciona. Se possível é bom também ter registradas as etapas desse processo.

Vamos fazer um exemplo simplificado para um processo de desenvolvimento de proposta comercial que envolve duas áreas, vendas e financeiro.

– Etapa 1 – Receber demanda por um serviço ou produto – Área de Vendas

– Etapa 2 – Realizar reunião com cliente – Área de Vendas

– Etapa 3 – Levantar necessidades do cliente – Área de Vendas

– Etapa 4 – Criar proposta comercial com escopo, valor e prazo – Área de Vendas

– Etapa 5 – Analisar proposta comercial – Área Financeira

– Etapa 6 – Aprovar proposta comercial e comunicar Vendas – Área Financeira

– Etapa 7 – Se aprovado: Entregar proposta para cliente / Se reprovado: refazer etapa 4 – Área de Vendas

Como eu falei, tentei fazer um processo simplificado, dependendo das características da sua empresa você pode entrar em detalhes maiores ou menores de acordo com a necessidade e importância do processo.

  • Passo 2 – Acompanhamento dos resultados relacionados

Para acompanharmos o resultado do desempenho de cada processo, é importante definirmos os indicadores que iremos medir. No passo anterior falamos da importância de ter as informações do processo registradas e previamente conhecidas.  Os indicadores podem ser de três tipos. Vamos a alguns exemplos, utilizando uma fábrica de massas artesanais como modelo:

desempenho-2

O indicador de um processo de Compra de Material no caso da nossa fábrica deve ser do tipo Financeiro, já que assim será possível medir a evolução mês a mês.

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Outro indicador, como o de Fabricação de massas, pode ser contabilizado através de um valor numérico simples (500 unidades, 1000 unidades e etc).

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O último tipo de indicador que podemos ter é o percentual. No nosso exemplo da fábrica de massar, o incremento mês a mês das vendas pode ser contabilizado desse jeito.

Depois de definir o indicador e o modo de contabilizar cada um deles, agora você deve informar as metas específicas do processo e informar os dados do que foi realizado, mensalmente. Esta etapa é importante para que você faça o controle efetivo do processo.

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Esse é um exemplo do processo de “Fabricação de Massa”, contabilizado mês a mês.

  • Passo 5 – Análise gráfica

Para tangibilizar ainda mais os seus resultados e a qualidade das suas análise, você deve ver a representação gráfica dos resultados do seu processo em um  Gráfico. Nele você conseguirá visualizar de maneira visual o resultado de seus processos, o que está funcionando corretamente e o que precisa ser melhorado.

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O gráfico acima é a representação dos números do processo de “Fabricação de Massa” mostrados anteriormente.

Caso esteja utilizando a nossa Planilha, também pode visualizar os gráficos dos processos todos na mesma tela.

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  • Passo 6 – Otimização de Processos

Por fim, se você seguiu todos os passo até agora fica até fácil entender onde otimizar o seu processo, já que basta você revisitar a sua meta, o resultado realizado e o que você fez para chegar nele.

Por exemplo, no processo de “Fabricação de Massa”, você poderia revisitar todas as etapas do fluxo e entender em qual etapa está o gargalo da produção. No final basta otimizar seu processo implementando as mudanças necessárias depois de analisar o que aconteceu de fato para a meta não ser alcançada.

A ferramenta certa para otimizar processos com Excel

Veja como fica mais fácil planejar, acompanhar e otimizar os processos utilizados em sua empresa, usando uma ferramenta apropriada. Gostou da planilha? Então adquira ela agora mesmo!

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