Atividades Urgentes: As Maiores Inimigas dos Empreendedores

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Matriz de Atividades Urgentes e Importantes

No início da jornada empreendedora, principalmente na fase da Luta, o sentimento de desânimo começa a crescer. São tantas coisas para fazer sozinho – produzir, vender, entregar, analisar, etc – que o empreendedor pára de enxergar o futuro bonito que antes ele visualizava claramente.

O principal motivo disso, na minha opinião, está no fato da nossa cabeça ser acostumada a pensar em um formato “regra de 3”. Estranho, certo? Vou explicar melhor. :)

Quando o empreendedor começa a vender produtos para a rede local, ele fica animado, pois percebe que descobriu um novo caminho na vida profissional. No entanto, depois de fazer contas, ele percebe que precisa vender uma quantidade absurda mensalmente para conseguir se manter, manter a empresa e viver dessa nova realidade, transformando-a no plano A.

O pensamento lógico, porém incorreto, é:

Eu estou ralando muito, vendo e entrego x… para entregar 10x vou ter que trabalhar 10 vezes mais.

O que ele ainda não descobriu é que o caminho do crescimento exige criatividade para quebrar a regra de 3. Processos melhores e mais inteligentes, atividades inúteis sendo evitadas e automatização são algumas formas de conseguir que você aumente sua capacidade, mantendo ou até o diminuindo o trabalho com a possibilidade de delegar.

E porque não focamos em conseguir realizar isso para buscar o equilíbrio e chegar na fase Lifestyle? O problema do ser humano, de forma geral, está bem descrito na matriz abaixo:

Matriz de Atividades Urgentes e Importantes

Imagine que todas as suas atividades sejam distribuídas nessa matriz. Vou dar alguns exemplos dos quadrantes para te contextualizar melhor:

  • Interrupções (+urgente, -importante): atividades que requerem sua atenção imediata, mas colocando na conta, não têm grau de importância alto. Como pessoas da sua equipe te parando para tirar dúvidas, reuniões inúteis, telefonemas, etc.
  • Crises (+urgente, +importante): atividades com alto grau de importância e que requerem atenção imediata. Como um cliente insatisfeito, um problema em uma entrega, um produto que acabou no estoque, um prazo que está vencendo e todos os outros incêndios que você terá que apagar ao longo da jornada.
  • Distrações (-urgente, -importante): atividades com pouquíssimo grau de importância e sem urgência, mas que você acaba abraçando para fugir da correria. Por exemplo, aquela navegada no facebook no meio do dia, o globo esporte te chamando, o instagram pipocando no celular, o whatsapp do grupo que você acabou parando para responder porque era engraçado, etc.
  • Planejamento (-urgente, +importante): atividades com altíssimo grau de importância, porém sem urgência, que só entrarão na sua lista de afazeres com disciplina. O próprio planejamento diário/semanal/mensal entraria aqui junto com redesenho de processos, análise de números, conversas com clientes, prospecção, leitura e estudos importantes para os seus objetivos e até mesmo a definição destes.

Sem um mínimo de disciplina, você terá a mesma tendência de todos os outros seres humanos: ficar na parte de cima da matriz, ou seja, focar no urgente, sendo importante ou não.

E se sobrar um tempo, você acaba caindo na armadilha de ir para as distrações ao invés do planejamento.

E qual o problema disso? Lidar sempre com o urgente, seja importante ou não, é “correr atrás do próprio rabo”. Se você atuar sempre sobre o problema e não sobre a causa dele, ele vai continuar aparecendo e você viverá disso. Frustrante, não? Sim, mas há formas de ir melhorando aos poucos a sua situação.

Correr Atrás do Rabo

As atividades importantes e não-urgentes são as que têm maior potencial de te ajudar a atuar na causa dos seus problemas. Ironicamente, são as atividades que não entram naturalmente no seu dia-a-dia.

Sentar para pensar em um processo de entregas decente, por exemplo, pode evitar vários erros que se transformam em atividades urgentes importantes. Parar para capacitar um funcionário seu em uma competência ou pesquisar um curso para ele pode evitar que ele te interrompa seguidamente fazendo com que você pare e foque numa atividade urgente e não importante.

Princípio de Pareto - Atividades 80/20

Exemplos de atividades não-urgentes e importantes que podem ser enquadradas na sua agenda para reduzir a sua necessidade de envolvimento no quadrante urgente:

  • Pesquise sobre Planilhas/Softwares de Gestão – quando você controla as coisas no papel, sempre tem que parar para achar os documentos certos, fazer conta e, se quiser revisitar aquilo, terá que fazer as mesmas contas de novo. Além disso, a chance de se perder nos registros e começar um incêndio é gigante.
  • Faça um Planejamento Financeiro – organizando as contas futuras, você reduz o nível de caos no seu caixa e se prepara para cumprir os prazos. Quanto tempo você perde hoje na atividade urgente e importante de ligar para fornecedores para renegociar prazos após perdê-los?
  • Converse com Clientes – o pequeno empreendedor precisa ser cirúrgico em suas atitudes. Pouco tempo para fazer as coisas significa pouca possibilidade de erros. E quem é o juiz que dita o que é certo ou errado? O cliente. Nada adianta planejar e pensar em processos lindos se você vai piorar a experiência do cliente. Ele também é a pessoas mais indicada para te mostrar o próximo passo da sua empresa.
  • Converse com a Equipe – descubra o que os motiva e como suas expectativas se alteram ao longo do tempo. Pequenas oportunidades de mostrar que você se importa podem fazer toda a diferença na forma como eles estão trabalhando.
  • Entreviste Boas Pessoas – todo grande empreendedor dá essa dica. Mesmo que você não tenha vagas, encontrar pessoas que estejam conectadas de alguma forma com o propósito da empresa sempre irá criar “bons problemas”. Você pode encontrar um belo profissional ou até um sócio.
  • Converse com Outros Empreendedores – sempre é legal compartilhar problemas. Às vezes, um incêndio que você está apagando há 3 meses pode ser resolvido com duas frases dele sobre uma experiência parecida.
  • Capacite o Time – o que eu mais vejo nos pequenos negócios é uma equipe que não consegue dar um passo sem perguntar o que fazer. Isso geralmente tem 3 motivos: a) falta uma visão clara do propósito da empresa. b) eles foram mal treinados. c) o “líder” só sabe “bater” quando a equipe erra, gerando mais medo de errar e ainda mais interrupções. Tire um tempo para compartilhar sua visão de futuro para o negócio, mostrar que você está aberto a dar ainda mais oportunidades e monte um bom processo de capacitação.
  • Redesenhe Processos – sempre busque o modelo ideal para os diferentes processos: vendas, pagamentos, entregas, etc. Saia da caixa. Copiar as outras empresas apenas vai fazer com que você seja tão ineficiente quanto elas. Pense nas empresas que você mais admira. Agora pense em empresas parecidas com elas. Exatamente! Não existem. Essas empresas são incríveis justamente porque buscam ser únicas em quase tudo.
  • Monte Checklists – para garantir que seus processos vão funcionar sem erros, monte checklists com as tarefas a serem cumpridas em cada etapa. Sua equipe terá algo a recorrer, além de você em caso de dúvidas e você evitará erros nas próximas etapas.

Exemplo de Checklist

  • Pense na Experiência do seu Cliente – tente ter cabeça de designer para criar a jornada perfeita para seu cliente. Por que? O designer é o único profissional que é treinado para criar. Todos os outros quando precisam criar entram em um modus operandi copiar. Observe como o seu cliente se comporta desde antes de se relacionar com sua empresa até depois, estude os pontos de contato, busque oportunidades de encantar, pense em inovações e faça testes antes de colocar em prática. Vale tudo, desde um ambiente novo na sua loja até um novo método de pagamento.

Eu sei que é difícil tirar tempo para fazer todas as atividades que eu citei acima, por isso você tem que entender o que está te machucando mais ultimamente e ser cirúrgico. À medida que o seu maior desafio muda de foco e você vai liberando mais tempo para o estratégico evitando incêndios, você agrega mais atividades importantes não-urgentes na sua vida.

Não se esqueça também de sempre buscar crescer profissionalmente, conversando com pessoas, lendo livros e conteúdo online e procurando cursos. A informação hoje está toda na internet e todo empreendedor precisa ser um pouco “garimpeiro de conteúdo”. Parta sempre do princípio que alguém no mundo já passou pelos mesmos desafios que você e a solução mais simples pode estar exposta em algum lugar.

E, mesmo assim, quando a solução parecer distante, a LUZ estará aqui para te ajudar!

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