Como a automação de despesas pode melhorar a sua gestão de reembolsos corporativos?

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Como a automação de despesas pode melhorar a sua gestão de reembolsos corporativos?
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As despesas com viagens corporativas costumam estar entre os itens controláveis que geram mais custos para as empresas. Na maior parte dos casos, esses gastos ficam atrás apenas dos investimentos operacionais e da folha de pagamento. Portanto, adotar tecnologias específicas na área de gestão de reembolso permite que as empresas otimizem processos, reduzam gastos e tenham mais segurança nesse setor.

A partir do momento em que um gestor precisa lidar com todos os aspectos críticos que envolvem as viagens corporativas como, por exemplo, custos, transparência, mobilidade e segurança, é necessário que ele entenda que cuidar de tudo de forma manual não é a alternativa mais eficiente.

Nessa situação, a automação de despesas é a melhor opção para que o gestor tenha formas e ferramentas de otimizar os recursos disponíveis e controlar os gastos com viagem corporativa.

Esses recursos tecnológicos permitem que todo o processo de supervisão, regulamentação e coordenação das viagens seja o mais eficaz possível.

Partindo disso, podemos observar alguns pontos claros nos quais a automação de despesas impacta positivamente a gestão das viagens corporativas e a rotina da própria empresa. Acompanhe.

Mobilidade e automação

A automação de despesas é considerada uma das maiores ferramentas de gestão, especialmente pela mobilidade que ela permite. Nunca foi tão fácil acompanhar e realizar lançamentos de dados ou fazer consultas, tudo graças à tecnologia móvel.

Por exemplo, de forma rápida e prática o funcionário pode fotografar e enviar o comprovante de pagamento via aplicativo para o gestor praticamente na mesma hora em que a despesa é lançada. Tanto para o colaborador quanto para a empresa há mais agilidade, transparência e segurança.

Cloud computing

O cloud computing, ou computação na nuvem, é uma das mais eficientes possibilidades oferecidas por meio da automação de despesas para viagens corporativas. Com ela, a empresa e o gestor estão dispensados da preocupação com uma série de custos, como licenciamento de softwares, cuidados com toda a infraestrutura de rede, configuração de servidores, falta de acessibilidade e mobilidade.

A computação em nuvem possibilita tanto ao gestor quanto ao funcionário, o acesso a documentos armazenados de qualquer lugar sem que isso signifique risco de que essa informação seja perdida ou não esteja segura.

Com esse modelo de automação, os investimentos em hardware são mínimos, há mais segurança e economia para a empresa, pois dispensa, por exemplo, impressões de relatórios, compras de equipamentos caros, além de contribuir para o aumento da produtividade dos colaboradores.

Auditoria e relatórios

Há duas causas principais dos problemas envolvendo a gestão de reembolso que são a falta de eficiência e segurança na hora de inserir os dados e o erro humano.

Essas falhas podem ser superadas com a automação do processo de gestão. Ou seja, o que temos é um único sistema que produzirá os relatórios, organizará os dados, permitirá o rastreamento das informações e tudo isso em um ambiente seguro, prático e altamente controlado.

E isso traz como vantagem mais facilidades para o armazenamento de informações, para a geração e o acompanhamento de relatórios que, por sua vez, tornam o processo de auditoria mais ágil e eficaz.

Isso inclui até mesmo o monitoramento e notificações com alertas (e-mail, celular e etc.) para que, tanto o responsável pela gestão do reembolso quanto o colaborador, saibam o que está sendo feito. Aliás, isso permite que o funcionário esteja agindo sempre em compliance com as políticas da empresa, pois o acesso fácil as diretrizes computadas no sistema diminui os riscos de erros e reduzem as dúvidas.

A automação de despesas corporativas é, portanto, fundamental para uma boa gestão de reembolso em qualquer empresa. Por meio dela, há economia de tempo e dinheiro e isso sem prejuízo de ficar para trás em termos de tecnologia, mobilidade e segurança.

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