Como assumir um projeto iniciado por outro consultor?

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Como assumir um projeto iniciado por outro consultor?
Planilhas Prontas em Excel

É muito provável que em sua carreira na consultoria você precise em algum momento – ou mesmo em vários deles – assumir um projeto que não tenha sido entregue a você desde o início. As razões para isso acontecer são inúmeras.

Em geral, o consultor anterior foi demitido pelo cliente ou então foi transferido para outro projeto. Possivelmente o andamento do projeto não estava funcionando e você tem os conhecimentos e habilidades necessárias para colocar tudo de volta nos trilhos.

De qualquer forma, seja qual for o motivo, você está assumindo uma tarefa em andamento e você não quer “falhar” da mesma forma que ocorreu com seu antecessor. Por isso, você precisa se atualizar o mais rápido possível, de forma a colocar o projeto na direção que você pretende.

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Então, por onde começar? Você não pode simplesmente mergulhar de cabeça. É necessário entender o plano inicial e o que foi alcançado até o momento. Para tanto, sugerimos alguns passos que podem ajudá-lo a assumir um projeto iniciado por outro consultor. Confira!

  1. Leia o plano do projeto

Como assumir um projeto iniciado por outro consultor?

Bem, se de fato esse projeto foi iniciado por um consultor ou um gestor de projetos, então deve existir um plano ou termo de abertura para tal. Esse documento fornece os objetivos do projeto, os benefícios que o cliente espera receber e os prazos acordados.

Se esse documento não existir, então deve haver ao menos algum cronograma ou ao menos as tarefas raiz devem estar contidas em uma proposta ou orçamento entregue inicialmente.

  1. Analise a documentação atual disponível

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Reúna a maior quantidade possível de documentos atualizados sobre o projeto. Relatórios e cronogramas são bastante úteis para lhe mostrar quais recursos (e em que volume) foram aplicados, bem como quais tarefas já foram entregues e/ou que prazos estão atrasados.

Da mesma forma, através da papelada em uso, você consegue revisas as informações referentes aos próximos passos previstos, tanto em matéria de tempo quanto de recursos investidos. E, além disso, faça uma análise detalhada do orçamento, para se certificar de que não serão necessários fundos extras.

Se esses documentos também estiverem ausentes, você precisará criá-los do zero, reunindo a maior quantidade de informações possível, possivelmente através de conversas com a equipe envolvida, como veremos adiante.

  1. Conheça o cliente

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A melhor forma de saber sobre as especificidades do projeto é falando diretamente com que nomeou você. Faça uma reunião logo de início para descobrir as expectativas que ele tem de você.

Entregar um projeto em andamento pode ser bastante sensível para o cliente também, que acaba ficando ansioso e até inseguro. Por isso, é muito importante gerenciar as expectativas do cliente desde o princípio.

Procure obter o máximo possível de conhecimento em relação à situação: por que houve necessidade de troca de consultor, qual o grau de satisfação com o andamento até então, quais os problemas pendentes na opinião do cliente etc.

Seja cauteloso. Deixe-o falar na maior parte do tempo. É essencial que você mantenha uma boa comunicação com seu cliente todo o tempo. E também é hora de garantir seu apoio, já que ele é o responsável pela sua contratação.

  1. Conheça o gestor anterior

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Esse é um dos pontos mais sensíveis e, em boa parte dos casos, não é possível de ser realizado. Geralmente, você consegue conversar com a pessoa que estava encarregada do projeto até então se ele não for um consultor terceirizado, mas, sim alguém de dentro da organização.

Muitas vezes, ao dar início a um projeto, o seu cliente designa profissionais de dentro da companhia para realizá-lo. E, depois de um tempo, o cliente, a equipe e inclusive o gestor designado percebem a necessidade de chamar um especialista para assumir a bronca.

Quando isso acontece, você costuma ter acesso ao gestor anterior. Ele pode lhe passar informações de grande valia, suposições, necessidades, estimativas, recursos aplicados, entre outros. A partir desses dados, você consegue entender melhor em que pé se encontra o projeto e quais as tarefas que ainda precisam ser cumpridas.

Tenha cuidado para não o culpar pela condição do projeto. Concentre-se em descobrir detalhes que possam não estar nos documentos e procure manter a porta aberta caso precise esclarecer novas questões no futuro.

  1. Conheça a equipe

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Você é o novo líder e precisa ganhar a confiança da equipe que, até então, estava trabalhando com outro sujeito e você não tem ideia de como eles se sentem em relação à substituição. Para conseguir a colaboração de seus novos colegas, observe as dicas a seguir:

  • Deixe claro que você está no comando agora. Isso não significa ser autoritário ou se impor como chefia. Mas, sim, ser honesto com os demais e apresentar o seu estilo de trabalho. E mostre-se animado e proativo.
  • Converse sobre o projeto. Diga a eles o que você sabe até agora e o que pretende alcançar. E também pergunte a eles quais tarefas estão finalizadas, quais estão incompletas e quais permanecem definição. Peça a sua opinião sobre como alcançar as metas e como resolver os problemas.
  • Identifique os líderes. Possivelmente, o projeto já contava com alguns líderes de equipes. Converse com essas pessoas em separado para ter uma ideia do status do projeto. Peça sugestões nas áreas mais fracas.
  • Mantenha o espírito de grupo. Faça seus colegas saberem o que você planeja para o projeto. Ouça-os. Pergunte o que eles pensam respeito. Elogie pelo trabalho realizado até então. Você vai precisar deles para dar conta do serviço.
  • Avalie e realinhe. Se for necessário trocar membros da equipe para fazer o projeto funcionar, faça. Mas converse com seu contratante a respeito.
  1. Crie um novo plano

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Agora que você já tem todas as informações possíveis, já coletou dados, falou com seu cliente e sua equipe, é chegada a hora de fazer um plano de transição. Crie um novo documento que inclua as próximas etapas, com um cronograma atualizado. E, se você perceber que são necessárias mudanças no escopo do projeto, converse com seu contratante o mais rápido possível.

Assumir um projeto iniciado por outra pessoa não é tarefa fácil. Mas, se você for humilde, trabalhar para que todos entendam sua visão e, principalmente, se responsabilizar pelo que vai acontecer daqui para diante, sem ficar culpando o seu antecessor, você será bem-sucedido.

Em resumo, tome as rédeas do trabalho e mostre ao seu cliente e à sua equipe que você está pronto e no controle da situação.

 

 

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