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O que é e como fazer Fluxo de Caixa?
Nesse artigo falaremos sobre:
- Tipos de controle essenciais no fluxo de caixa
- Exemplo de controle de clientes e fornecedores
- Planilha de gestão financeira completa com controle de clientes e fornecedores
Tipos de controle essenciais no fluxo de caixa
Um dos maiores problemas que toda área financeira enfrenta é não utilizar nem 20% do seu potencial de análises. A verdade é que existem muitos empresários e gestores que se contentam em olhar apenas o lucro ou prejuízo geral que uma planilha de gestão financeira completa fornece para eles.
Acontece que uma planilha como essas pode fornecer muito mais possibilidades de controles essenciais como:
- Classificação por plano de contas
- Status de pagamento
- Controle de centros de custos
- Análise bancária
- Análise de forma de pagamento
- Controle de clientes e fornecedores
Agora, se você quer ter bons relatórios para fazer boas análises, independentemente do controle que você queira fazer, deverá separar os campos de preenchimento desses itens desde a aba de registro de lançamentos do seu fluxo de caixa. No caso da nossa planilha abaixo, você pode ver a área inserção de clientes e fornecedores destacada:
Como esse controle e preenchimento dos lançamentos é só o primeiro passo, vale a pena ver um exemplo de que insights você consegue tirar com uma boa análise de clientes e fornecedores.
Exemplo de controle de clientes e fornecedores
Para começar, ao preencher os lançamentos de receitas e despesas em uma planilha de gestão financeira completa você vai chegar no seu relatório mais importante e geral, que é o fluxo de caixa. Essa é a aparência dele:
De uma forma simples, você terá a visão dos seguintes itens para todos os meses do ano:
- Saldo Inicial
- Receitas
- Despesas
- Lucro ou Prejuízo
- Valor Acumulado
- Lucratividade
Até aqui, são os 20% que quase todo gestor tem e visualiza, mas como eu falei, essa visão geral do fluxo de caixa não te mostra uma série de detalhes que podem ser essenciais para a sua tomada de decisão.
Análise de Clientes
Para ver um exemplo de clientes e fornecedores, o ideal é que a ferramenta de gestão financeira que você utiliza já busque os dados dos seus registros de entradas e saídas e crie relatórios específicos para eles. Vamos começar fazendo uma análise por um novo relatório de fluxo de caixa pegando apenas as receitas e despesas relacionadas a esse cliente:
Veja que você terá receitas (vendas realizadas para esse cliente) e despesas (custos diretos relacionados à prestação do serviço vendido ou à fabricação dos produtos vendidos para esse cliente). Tendo isso em mente, a primeira pergunta que você precisa responder é se esse cliente vale a pena ou não.
No nosso exemplo, temos um lucro de R$2.000.000 ao final do ano, o que é um bom indicador. Agora, veja um outro caso onde o cliente é muito lucrativo:
Supondo que tivéssemos 4 clientes, 3 com um fluxo similar ao do nosso cliente 1 e o cliente 2. Isso indicaria um lucro de R$12.000.000 ao final do ano, mas com 50% desse lucro concentrado no cliente 2.
Isso pode mostrar uma dependência de um cliente e, que se perdermos esse cliente teremos grandes problemas com o nosso fluxo de caixa. Sabendo disso, vale a pena buscar alternativas para ter a segurança de que essa perda não vai ocorrer. Algumas possibilidades são de diversificação da carteira de clientes ou estabelecimento de contratos de longo prazo.
Para fechar, ainda temos o caso de clientes que geram mais problemas e prejuízos do que receitas. Veja o exemplo abaixo:
No caso do nosso cliente 3, o prejuízo pode ter ocorrido por problemas na produção, falha na prestação de serviços, gastos não previstos ou até mesmo processos legais contra a empresa. Independentemente, o que você precisa se perguntar é se vale a pena continuar com esse cliente ou se precisa cobrar mais caro dele.
Como mostrei nos exemplos acima, na minha opinião, os itens mais importantes para você descobrir enquanto estiver fazendo uma análise financeira específica de clientes são os seguintes:
- Quais clientes são os mais importantes?
- É possível fazer alguma coisa para deixar esses clientes mais satisfeitos?
- Dos mais importantes, existe dependência de algum?
- É possível diversificar a carteira de clientes ou fazer contratos de longo prazo com esse cliente?
- Quais clientes geram prejuízo para o seu negócio?
- É possível reverter a situação melhorando os custos diretos relacionados à esse projeto ou serviço?
- Dos que geram prejuízos, algum tem importância estratégica a ponto de manter a relação?
- A variação de receitas ou despesas está melhorando ou piorando ao longo do ano?
Análise de Fornecedores
Da mesma forma que você analisa clientes, vale a pena olhar para fornecedores. A única diferença aqui é que os fornecedores costumam ser responsáveis apenas por despesas (a não ser que você também realize vendas para eles). De toda forma, veja um exemplo de um fluxo de caixa específico para forncedores:
A análise que você precisa fazer é bem parecida com a realizada para os clientes:
- Você é muito dependente de algum fornecedor?
- Existem outros que você pode buscar?
- Seus gastos com os fornecedores estão aumentando ou diminuindo ao longo do ano?
- Existe a possibilidade/necessidade de barganhar preços ou prazos de pagamento?
Com essas respostas em mãos,agora é só partir para a tomada de decisões baseadas nos dados que você conseguiu analisar a respeito dos seus clientes e fornecedores.
Planilha de gestão financeira completa com controle de clientes e fornecedores
Se você gostou desse tipo de análise, pode precisar de uma ferramenta para conseguir chegar nesses insights que são tão importantes para qualquer negócio. Eu recomendo a planilha de gestão financeira completa, que além de fazer a análise de clientes e fornecedores também tem relatórios de centros de custos, análise bancária, de forma de pagamento, de classificação do plano de contas e de stauts de pagamento (contas a pagar ou a receber).
