Como elaborar um plano de contas para empresas que vendem produtos

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Plano de contas para empresas de produtos - plano de contas
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Fluxo de caixa

Nesse artigo falaremos sobre:

A criação de um plano de contas é a primeira etapa da organização do seu fluxo de caixa e da área financeira como um todo. Independentemente do nível de organização e de detalhes que você escolher, é quase impossível ter um controle financeiro minimamente decente sem um plano de contas.

Quando fazer o plano de contas?

Antes de realizar a implementação de um sistema ou planilha para controle financeiro dentro do âmbito de gestão da empresa é necessário que ocorra a estruturação de um plano de contas. Dessa forma, é possível organizar uma maneira lógica de analisar o fluxo de caixa da empresa, permitindo assim, que um controle seja feito sobre os lucros e despesas reais do negócio.

Imagine que você tenha uma livraria com diferentes tipos de produtos que vão desde livros e revistas até games e DVDs. Sem um plano de contas organizado ou você teria a análise geral de receitas ou ultra detalhada, vendo quanto cada produto te gerou de receita. Na minha opinião, nenhuma das duas formas de analisar é a ideal. Penso que você precisa ver os grupos de receitas ou despesas para poder fazer a tomada de decisão empresarial da melhor forma.

Veja um exemplo do nível de detalhamento por grupos usando um plano de contas em uma empresa de produtos:

Plano de contas para empresas de produtos - DRE

Dessa maneira eu consigo identificar rapidamente que os meus grupos de produtos mais importantes são os livros, DVDs e CDs. Todos os outros tem menor representatividade no meu total de receitas.

Como fazer o plano de contas para uma empresa de produtos?

Quer aprender a fazer o plano de contas? Confira o passo a passo a seguir:

1) Receitas

Entenda uma coisa. O plano de contas, independentemente se feito para uma empresa de produtos ou de serviços, serve para simplificar, então a minha principal dica aqui é de você conter o ímpeto pelo super detalhamento.

Nesse caso, eu vou usar a nossa planilha de fluxo de caixa para montar o plano de contas de uma livraria, mas esse exemplo poderia ser usado para uma oficina mecânica, restaurante ou qualquer outra empresa que venda produtos (ou até mesmo serviços).

Plano de contas para empresas de produtos - livraria

Para as receitas, como eu falei, o plano de contas deve categorizar o tipo de produto. Não existe a necessidade de especificar item a item. No nosso caso, eu usei os grupos de livros, ebooks, DVDs, CDs, games, brinquedos e revistas. Se você quisesse um nível de detalhamento maior, poderia separar os livros por categorias, mas lembre-se que isso vai gerar uma complexidade maior no seu controle.

Por isso, para quem está começando eu sempre sugiro fazer com poucos grupos e, depois de se entender com o plano de contas e com a planilha, ir fazendo uma especificação maior.

2) Despesas diretas

Seguindo a ordem natural das coisas, entramos nas despesas diretas. Como estamos falando de uma livraria, coloquei como despesas ligadas diretamente aos produtos os gastos com fornecedores.

Plano de contas para empresas de produtos - despesas diretas

Além dos fornecedores, outros tipos de produtos podem ter custos diretos mais claros. Por exemplo, uma montadora de veículos pode ter diversas peças diferentes sendo contabilizadas como custos diretos e um restaurante vai ter os ingredientes que compõe um determinado prato nessa parte.

3) Margem de contribuição

Como os valores informados (receitas e despesas) é possível estimar a margem de contribuição.

Plano de contas para empresas de produtos - margem de contribuição

Ela não chega a ser uma conta específica, mas como entrará no seu DRE (Demonstrativo de Resultado do Exercício) achei interessante te mostrar.

4) Despesas fixas

Aqui são descritas as despesas fixas das empresas, por exemplo, salários com funcionários, gastos operacionais e com o marketing.

Plano de contas para empresas de produtos - despesas fixas

Um cuidado importante mais uma vez volta para a questão do detalhamento. Já vi clientes da LUZ tentando colocar um nível de especificação muito grande com itens como “salário do fulano” ou “pro labore do sicrano”. Não recomendo essa abordagem, pois como já mencionei, isso gera uma complexidade de análise muito maior no final.

5) Lucro/prejuízo operacional

Esse é outro item que não chega a ser uma conta, mas faz parte dos seus resultados e mostra como algumas contas “interagem entre si”. É através do lucro/prejuízo operacional que o gestor pode analisar se a sua atividade é financeiramente viável. Ele resulta da subtração do valor oriundo das despesas fixas em relação à margem de contribuição.

6) Resultados não operacionais

Embora estejam discriminadas as receitas e despesas do negócio, vale lembrar que as receitas e despesas não operacionais ainda não foram contabilizadas porque não fazem parte da operação do negócio em si. Aqui você vai ter o grupo com receitas não operacionais (financeiras):

Plano de contas para empresas de produtos - receitas não operacionais

e grupo das despesas não operacionais (financeiras):

Plano de contas para empresas de produtos - despesas não operacionais

Apesar de não entrarem no cálculo inicial, elas são importantes, porque se você adquiriu um empréstimo com juros altos poderá acompanhar por meio desse grupo.

7) Lucro/prejuízo antes dos impostos

O lucro/prejuízo antes dos impostos demonstra a real situação da empresa. Ele é obtido através da soma ou subtração do resultado não operacional com o operacional.

8) Impostos sobre o lucro

Agora são lançados todos os impostos que tem incidência sobre a renda.

Plano de contas para empresas de produtos - impostos

9) Lucro/prejuízo líquido

Por fim, você terá seu resultado final, o lucro ou prejuízo líquido na sua planilha de fluxo de caixa. Sim, essa é a linha mais importante do plano de contas para os gestores, afinal, representa se a empresa está de fato ganhando ou perdendo dinheiro.

Plano de contas para empresas de produtos - lucro ou prejuízo

Posso usar o plano de contas na indústria e no setor varejista?

Sim! Para uma empresa que atue na área industrial e que tem como objetivo vender seus produtos, é necessário estabelecer certos critérios para o plano de contas gerencial, determinando as classificações que possam realmente mostrar a viabilidade de produção de todos os itens.

Exemplo de Plano de Contas para uma Indústria de produtos cosméticos

  • Receitas com Produtos
    • Perfumes
    • Maquiagem
    • Dermocosméticos
    • Shampoo e Condicionador
    • Tinturas
  • Despesas com Produtos
    • Embalagens
    • Recipientes
    • Propaganda específica de produtos
    • Essência
    • Corantes
    • Comissões
    • Etc.

Veja que eu fui um pouco genérico para facilitar, mas em alguns casos valeria a pena discriminar um pouco melhor com que produto cada um dos itens acima foi usado. Como os outros grupos do plano de contas (despesas fixas, resultado financeiro e impostos) se mantém para todos os casos, vou deixar apenas esses 2 grupos mais importantes para indústrias que vendem produtos.

Já para o ramo varejista o plano de contas terá informações diversas acerca de despesas e receitas, contudo, a método de cálculo para obter o lucro/prejuízo líquido é o mesmo.

Exemplo de Plano de Contas para uma loja de eletrodomésticos varejista

  • Receitas com Produtos
    • Fogões
    • Geladeiras
    • Máquinas de Lavar
    • Condicionadores de ar
    • Micro-ondas
  • Despesas com Produtos
    • Fornecedor 1
    • Fornecedor 2
    • Fornecedor 3
    • Transporte (Frete)
    • Comissões
    • Devoluções

Cada gestor, evidentemente, deve montar o seu plano de contas segundo as características da sua empresa. Trata-se de uma ferramenta gerencial, onde existe total liberdade para formatação, permitindo uma análise crítica sobre o fluxo de caixa para a manutenção das atividades empresariais.

Ferramentas com plano de contas pronto para uso

Aqui na LUZ, todas as planilhas de fluxo de caixa que usamos já possuem uma área destinada para o plano de contas e podem ser utilizadas tanto para empresas que vendem produtos como para empresas que vendem serviços. Veja uma lista das principais planilhas:

E você, está com alguma dúvida sobre qual deveria ser o plano de contas da sua empresa? Manda pra gente nos comentários que vai ser um prazer ajudar!

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