Como escolher um software de gerenciamento de projetos?

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Como boa parte das consultorias, estamos incansavelmente buscando a melhor ferramenta de gerenciamento de projetos. Sempre que uma ferramenta deixa de atender nossas necessidades, nós partimos para a internet, realizamos uma busca e verificamos quais as novidades no mercado. Até o mês passado nós usamos o Basecamp para o gerenciamento dos nossos projetos, mas com o aumento da complexidade  dos projetos e da estrutura organizacional da empresa percebeu-se a necessidade de mudança. E fomos nós mais uma vez buscar a melhor ferramenta.

 

Mas qual é a melhor ferramenta?

Bom a melhor ferramenta é aquela que atende as necessidades da sua empresa no momento da escolha e num futuro próximo.

É, não adianta achar que a escolha de hoje será eterna, com o surgimento quase que diário de soluções para o gerenciamento de projetos, equipes, atividades e produtividade, sempre surge uma ferramenta melhor que a que você está usando. E, infelizmente, as empresas que desenvolvem softwares nem sempre estão atentas às necessidades dos clientes e por isso, demoram muito a realizar atualizações. O que torna suas soluções defasadas.

Para ajudar nessa escolha, listamos abaixo 6 critérios que nós usamos na escolha do nosso novo software. Espero que eles ajudem na escolha do seu. Para escolher um software de gerenciamento de projetos você deve verificar se ele:

1) permite a criação de listas de tarefas de forma simples e que  também permita a priorização dessa lista de tarefas.

2) permite que todos os envolvidos no projeto possam ajudar na solução de problemas e acompanhar a evolução de cada uma das tarefas e o andamento das metas do projeto.

3) mostra graficamente como está o nível de produtividade da equipe e o quanto você e sua equipe estão dedicando a cada projeto.

4) permite a análise dos seguintes indicadores: total estimado de custo x total realizado de custo, consumo de recursos escassos (humanos ou não) e cronograma previsto x cronograma realizado.

5) permite upload e download de documentos referentes às tarefas e projetos.

6) mede o tempo de realização de cada tarefa.

E como nós estamos aqui para ajudar você nas tarefas mais arduas do dia a dia, nós analisamos mais de 30 softwares e escolhemos 9 para você. Agora você só precisa analisar qual atende melhor a sua empresa e começar a usar.

Clarizen

2 5PM

LUZ Geração Empreendedora

3 TeamWork

4 Deskway

Deskway

 

5 Nozbe

6 Zoho Projects

7 Scrum Half

Dica: faça um manual de uso do software para sua equipe e treine todos no uso da ferramenta.

8 Project Builder

9 Artia

Artia

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Leandro Borges

Leandro começou a vida profissional prestando consultorias centenas de pequenas empresas em todo o Brasil e foi professor em instituições como SEBRAE, Vale, Souza Cruz, FIRJAN, COPPE e FGV. Hoje, é encantado pelas facilidades que o Excel traz para a gestão empresarial e quer levar essa maravilha para o Brasil e o Mundo!

50 COMENTÁRIOS

  1. Ótimo post, Luciana.

    Mas podemos sugerir que o complete inserindo uma tabela de comparação de itens básicos (como os que vc sugeriu), funcionalidades e preços?

    E, por favor, não considere um abuso de minha parte mas o reconhecimento de que você é a pessoa que mais acumulou conhecimento na análise dos programas e pode elaborar a tabela com mais facilidade.

    Thanks!

  2. Eu indicaria o Brasileiro ARTIA , que não esta nesta lista. Trata-se de um software para gerenciamento de projetos online, desenvolvido pela EUAX de Joinville.
    Tem o Asana, criado pelo co fundador do facebook que foca no trabalho em equipe ( vale a pena conferir Também )

  3. Paulo e Rodrigo,

    Obrigada pelas dicas!

    Como disse no post, ” A MELHOR FERRAMENTA É AQUELA QUE ATENDE AS NECESSIDADES DA SUA EMPRESA NO MOMENTO DA ESCOLHA E NUM FUTURO PRÓXIMO.”

    Essas 7 são as melhores ferramentas para as necessidades da LUZ, mas as citadas por vocês podem atender melhor outras empresas.

    Obrigada pela contribuição de todos!

    Abs.

  4. Olá Luciana, tudo bem?
    O que vocês acharam do comindwork.com e do manymoon.com (que agora foi comprado pela salesforce e é do.com)?
    Eu tenho duas empresas e uma estou no comindwork e outra no manymoon.com e logo passei pro do.com.
    abcs,

  5. Lucas,

    Olhei os dois softwares rapidamente e eles possuem funcionalidades comuns aos demais indicados no post. Dependendo da sua necessidade eles podem ou não atender a sua empresa.

    Obrigada por citar esses dois softwares aqui, são mais dois softwares que todos nós podemos analisar antes de escolher o melhor para nossas empresas.

    Abs,

  6. Oi Luciana,

    Muito legal o seu post. Antes de chegar no seu blog estava estudando um programa que se chama Worldox. http://www.worldox.com/product_demonstration
    Este programa parece ser muito bom e tem uma funcionalidade essencial para a empresa que trabalho, que é um plugin para o office que obriga cada usuário a inserir uma serie de informações para salvar os arquivos. Dei uma olhada nos produtos citados por você e não consegui descobri se eles tem essa funcionalidade. Se puder me dar um help nesse sentido seria muito bom.

    Obrigado e parabéns!

    • Já tivemos um PMO e está desativado. Desejamos retomá-lo. Tenho interesse em saber mais sobre o dia-a-dia do teu gerenciamento de projetos, utilizando este software. Podes me encaminhar um e-mail com teus dados de acesso para que o procure?
      Grato.
      Wilson Grison-Palmas/TO – grison@grisonecia.com.br

  7. Oi Luciana,

    Muito bom o seu post. Estou trazendo para o Brasil um software de gerenciamento de projetos e portfólios que é líder na Europa, o ProjectObjects. É uma ferramenta flexível e escalável, que permite uma abordagem progressiva ao gerenciamento de projetos, com baixo custo de propriedade e alto retorno de investimento. Postei algumas informações aqui:
    http://www.rvblogspot.com/projectobjects/

    Dê uma olhada e me diga o que achou.

    Abs.

  8. Na minha busca… Vou tentar o Artia… Que permite até 10 projetos em sua versão gratuita… Vi alguns outros benefícios… Mas optei pois a maioria destes sistemas permite, em suas versões gratuitas, apenas 1 projeto… Logo, inúteis para mim…

  9. Usamos o Clarizen e ele e’ surpreendente. As funcionalidades como o Roadmap, sao inovadoras e permitem uma visualizacao rapida e transparente da situacao dos projetos. Temos algumas dezenas de projetos em andamento e com o Clarizen esse numero poderia ser bem maior sem prejuizo da eficiencia dos gestores e diretoria. A integracao com o Salesforce e’ outro grande plus e o principal motivo para escolhermos o Clarizen. Por fim, o suporte e’ excelente (recebo emails regularmente do nosso executivo de suporte se colocando aa disposicao e oferecendo ajuda) e a equipe de desenvolvimento parece trabalhar constantemente, tal o numero de novas funcoes agregadas a cada versao. E’ uma tecnologia que mudou o jogo para nos e que suportara’ com folga todo o crescimento planejado da empresa.

  10. ALgum deles é gratuito? sem versões de teste ou trial, 100% funcional?
    Estou começando um pequeno negócio e quero ter um ótimo controle desde o começo. Com o bom andamento do negócio posso pensar em uma plataforma mais elaborada e paga.

    • Já tivemos um PMO e está desativado. Desejamos retomá-lo. Tenho interesse em saber mais sobre o dia-a-dia do teu gerenciamento de projetos, utilizando este software. Podes me encaminhar um e-mail com teus dados de acesso para que o procure?
      Grato.
      Wilson Grison-Palmas/TO – grison@grisonecia.com.br

  11. Prezados, boa tarde.
    Sugiro avaliarem a ferramenta Clarizen (www.clarizen.com). Estou muito impressionado. Estou no ramo de projetos há mais de 15 anos e nunca encontrei uma solução SMLB (small, medium and large business) tão completa. É uma solução com o melhor custo benefício que encontramos no mercado. Puro SaaS (cloud) web-P3 (Portfolio, Program e Project management), com uma série de módulos (tudo incluso no preço de licenciamento, sem surpresas nem vendas cadasas).
    A “suite” vai além da gestão trivial de projetos, dando condições para o time agir de maneira colaborativa, integrada e assertiva. Vc terá condições de gerenciar não só os projetos, programas e portfólio, mas também terá o controle acurado do budget, custos, workload, capacity, pipeline de recursos.
    Clarizen tb permite integração com SalesForce.com e outros tantos softwares colaborativos (Sharepoint, Google, etc) que se integram de maneira harmonica.
    Flexibilidade, visibilidade e o poder na informação, online, pronta para tomada de decisão.
    Vale muito a pena conhecer. Recomendo.
    Cordial abraço.

    Jayme

  12. Oi Pessoal,

    Utilizo o Clarizen, já utilizei muitas outras ferramentas, mas finalmente encontrei o que procurava e que com certeza todo executivo necessita, visões,relatórios, controles, facilidade de customização e tudo acomplado ao que esta acontecendo nos projetos e com as pessoas envolvidas proporcionando a tomada rápida de decisões.

    Abraços
    Wil

  13. Ótima iniciativa. Realmente é muito difícil escolher uma ferramenta de gestão de projetos. As que foram mencionadas eu testei algumas e são boas, mas finalmente optei pela groupcamp (http://www.groupcamp.com.br) por causa da facilidade de gestão de tarefas entre os membros da equipe. Tem atendido minhas necessidades.

  14. Tem um outro muito bom que esta chegando no Brasil que eh o http://zpmtask.com/, eu trabalho com ele! MARAVILHOSO para o gerenciamento de projetos e organizacao de tarefas, muito simples, e ainda oferencem treinamento! muito bom e nao eh apenas um software, todo o suporte e treinamento juntamente com o software resulta em melhoras inesperadas na companhia. Vale a pena testar!

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