Como fazer a precificação de um projeto de consultoria em 10 passos

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Precificação de projeto de consultoria
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Consultores

Nesse artigo falaremos sobre:

1. O que é consultoria

A consultoria é a prestação de um serviço de aconselhamento, realizado por um profissional especializado em determinado tema ou assunto, com o objetivo de melhorar o desempenho de um indivíduo, empresa ou área específica dentro de uma organização. Um dos grandes desafios para consultores é entender como fazer a precificação de um projeto de consultoria da melhor maneira possível.

Pacote de Planilhas de Precificação

Ao longo desse artigo eu vou explicar um passo a passo detalhado de como precificar um projeto de consultoria e, apesar de saber que existem diferenças, vou usar a palavra consultoria para me referir às atividades de assessoria e coaching também. De maneira geral, essas 3 práticas envolvem aconselhamento profissional para pessoas ou empresas que é realizado por meio de projetos que tem início, meio e fim.

Característica de consultorias

Como acabamos de falar, a consultoria é um serviço e, por isso, tem características específicas que vão diferenciar ela de um simples produto. Algumas delas são:

  • Intangibilidade – não pode ser vista
  • Pericibilidade – não tem estoque
  • Variabilidade – nunca é exatamente igual
  • Simultaneidade – entrega só ocorre na hora da prestação da consultoria

Sabendo desses atributos que são inerentes a qualquer projeto de consultoria, existe uma série de ações que você pode realizar para chegar no preço ideal.

2. Tipos de precificação de um projeto de consultoria

Para começar, existem diferentes tipos de precificação que podem ser utilizadas em um projeto de consultoria. Os principais métodos são:

  • Por custo – analisa custos fixos e variáveis atrelados à consultoria e se coloca uma margem de lucro em cima. Ignora a percepção do cliente. Se eu tenho 10.000 de custo e quero ganhar 2.000 de lucro no final do mês, defino que o preço é R$12.000.
  • Por valor – preço é gerado a partir da percepção de valor do cliente. Uma mesma consultoria pode custar R$1.000 ou R$50.000, depende de quem oferce ela e de como o cliente percebe esse consultor ou consultoria.
  • Variável – identifica-se um benefício da consultoria e se cobra a partir dele. Um caso clássico é o da redução de custos de uma empresa. Quanto mais custo é reduzido, maior o preço pago pela empresa. Outro exemplo é o de metas. Caso uma meta de receitas seja alcançada, é pago um bônus.
  • Colaborativa – preço é alcançado com a ajuda dos clientes. Apesar de não ser comum, já vi casos de consultores que deixavam o valor da sua hora em aberto para que o cliente chegasse a um valor de interesse mútuo.

Se quiser entender mais sobre cada um desses casos eu recomendo que você leia o nosso artigo que mostra 5 exemplos de precificação que você pode utilizar no seu negócio. Independentemente do tipo escolhido, eu gosto de pensar (e utilizar) um meio termo de todos esses itens que eu citei acima.

Pacote de Planilhas de Precificação

Digo isso porque não existe a possibilidade de você vender um projeto abaixo do seu custo (só se você quiser falir), mas ao mesmo tempo é importante que seu cliente veja valor na consultoria e que ele esteja feliz com o preço final, pois isso pode influenciar na futura percepção de qualidade do projeto como um todo.

3. Passo a passo da Precificação de um Projeto de Consultoria

Como eu falei no início do artigo, chegou o momento de explicar detalhadamente como fazer a precificação de um projeto de consultoria. Antes de começar, vale dizer que não existe certo ou errado e que, dependendo do porte da sua empresa, pode ser que uma etapa ou outro não seja absolutamente necessária.

  • Passo 1 – Levantar informações gerais do cliente

Sempre que um cliente entrar em contato levante o maior número de informações sobre o negócio dele e crie um documento com as informações mais relevantes. Você pode buscar essas informações no site da empresa dele, nas redes sociais, fazendo buscas no Google e, obviamente, quando tiver a oportunidade de conversar com ele.

Dependendo do tipo de consultoria que você tiver, esse primeiro contato pode ser por telefone, por skype ou presencialmente. Independentemente de como conversar com ele, identifique as principais dores e onde você pode ajudar ele de fato.

  • Passo 2 – Definir o escopo do projeto, riscos atrelados e etapas

A partir das informações levantadas no passo 1 que é possível definir que tipo de projeto você vai oferecer para o cliente. São 3 itens mais importantes:

Escopo – o que vai ser entregue para o cliente no final do projeto (pode ser um documento, a implantação de uma planilha ou software e até mesmo

Etapas – o projeto será dividido de que maneira

Risco – de problemas que podem ocorrer ao longo do projeto acarretando em atraso ou perda de qualidade da consultoria

  • Passo 3 – Definir o prazo do projeto

Se você já sabe o que vai entregar e em quantas etapas, chega um momento delicado de definir quanto tempo você demora para fazer isso. Um cuidado importante é de não definir prazos muito longos (já que muitos clientes tem urgência) e nem muito curtos (já que problemas podem acontecer e atrasar um projeto é um assunto muito delicado que pode fazer com que seus clientes fiquem insatisfeitos).

Precificação de projeto de consultoria - Prazo

Para isso, é sempre bom se basear na experiência passada de consultorias similares que você ou sua empresa já fizeram, no tamanho do cliente e do problema que ele tem (analisar processos em uma empresa de 5 funcionários é completamente diferente de analisar processos de uma multinacional), no número de reuniões que você pretende fazer e em quais entregas você fará por etapas.

  • Passo 4 – Levantar os custos diretos

Agora que você já tangibilizou o projeto de consultoria da melhor maneira possível, pode analisar que custos existem para cada etapa ou que são inerentes ao projeto como um todo (se tiver dificuldades, você pode entender um pouco mais sobre as diferenças de custos diretos e custos indiretos nesse artigo).

Para cada tipo de consultoria podem existir custos específicos. Por exemplo, se você realiza a consultoria em outro estado, um gasto exclusivo desse projeto são os de hospedagem, transporte e alimentação. No caso de consultorias ambientais, o custo de licenças normalmente entra aqui. Da mesma forma, a mão de obra terceirizada para projetos de consultoria específicos entram como custos diretos e assim por diante.

  • Passo 5 – Escolher os consultores que serão alocados

Todo projeto de consultoria precisa ser realizado por alguém. Em empresas pequenas é bastante comum o papel do consultor solo que faz todo o trabalho. Em consultorias maiores ou projetos grandes pode ser necessário montar uma equipe. Veja um exemplo de um time com um gerente, um consultor e um estagiário na nossa planilha de precificação de projetos:

Precificação de projeto de consultoria - consultores alocados no projeto

Independentemente da quantidade de pessoas envolvidas no projeto, vale muito a pena entender quanto tempo eles vão se dedicar em cada etapa, pois isso vai te mostrar o quanto do tempo total livre delas você tem para outros projetos.

  • Passo 6 – Lembrar dos impostos no preço final

Essa parte chega quase a ser óbvia, mas já vi alguns consultores formando preços e esquecendo dos impostos. Por mais que esse item não esteja ligado ao projeto em si, vai ter que ser pago em algum momento e negligenciar ele não é uma opção.

  • Passo 7 – Chegar no preço de venda

Com uma estimativa real dos seus custos diretos, você já consegue chegar no seu preço de venda sem margem de lucro, ou seja, o preço mínimo de venda. A lógica é bem simples, se você vai gastar R$10.000 em um projeto e oferecer ele por R$10.000, na melhor das hipóteses vai sair no zero a zero.

Por isso, pensar em uma margem de lucro (ou markup) vai ser a diferença entre ter prejuízo e lucrar com o seu projeto. No mesmo exemplo de cima, se eu quisesse um markup de 50% venderia o projeto por R$15.000, depois dos custos (e vamos supor um imposto de 10% = R$1.500), teria R$3.500 de margem de contribuição (que vai ajudar a pagar os custos fixos).

  • Passo 8 – Encontrar o ponto de equilíbrio, margem de contribuição e custos fixos

Por fim, o último passo para entender se a sua precificação faz sentido é analisar o ponto de equilíbrio. Como estava falando, você precisa olhar para a sua margem de contribuição e ver se ela é suficiente para pagar seus custos fixos.

No caso acima temos um projeto que gera R$3.500 para a nossa empresa. Supondo que eu tivesse um custo fixo de R$35.000 teria que vender pelo menos 10 projetos similares a esse para não ter prejuízo no final do mês.

Se dentro da sua análise você sabe que consegue prestar até 15 projetos e acredita que esse seja um bom preço, pode passar para as próximas etapas que não envolvem mais a precificação em si.

  • Passo 9 – Enviar a proposta

Apesar de não envolver mais valores, a proposta comercial tem uma grande influência sobre a percepção e expectativa do cliente. É nela que vão estar detalhados as etapas do projeto, o prazo, o que será entregue no final, valores e condições de pagamento.

Mais do que isso tudo, a proposta é uma mensagem que você passa para o cliente. Se entregar com velocidade, mostra que você está preocupado e que é ágil. Se ela tiver um design bonito, sem erros de português, você estará mostrando que se preocupa com qualidade. Todos esses aspectos vão influenciar diretamente a expectativa do cliente e a pré disposição dele a fechar um projeto com você.

Que tipo de proposta você gostaria mais de receber entre essas duas?

        proposta comercial design simples

  • Passo 10 – Acompanhar a execução das horas gastas no projeto

Se você fez bem o seu trabalho de precificar o projeto de consultoria e conseguiu fechar o negócio, agora precisa acompanhar a execução para saber o seu nível de erro em relação às horas dedicadas dos consultores, dos custos atrelados ao projeto e ao prazo definido. Normalmente uma planilha de gerenciamento de projetos é a ferramenta ideal para fazer esse acompanhamento.

Pacote de Planilhas de Precificação

4. Exemplo Prático de Precificação – LUZ:

Talvez alguns dos passos explicados podem não ter ficado 100% claros. Se foi o caso, vou mostrar um exemplo baseado em um caso real da LUZ utilizando a nossa planilha de precificação de projetos para você entender como fazer a formação de preço de uma consultoria na prática.

Na época em que prestávamos consultoria um dono de uma cadeia de supermercados buscou ajuda para resolver problemas ligados ao financeiro do negócio dele. Aparentemente ele não conseguia saber o resultado financeiro real dele mês a mês (já que pagava muitos fornecedores e recebia a prazo com diversas formas de pagamento diferente). Além disso, ele não fazia nada relacionado a projeção futura de receitas e despesas.

  • Passo 1 – Levantar informações do cliente

Pelo que eu falei ali em cima, você sabe que é um supermercado, mas alguns itens que podem te ajudar na hora de definir o preço do seu projeto de consultoria é entender a realidade da empresa. No nosso caso, essa rede de supermercados possui 3 filiais, uma equipe dedicada a área financeira com 3 pessoas, sendo um gerente e dois analistas. Na nossa planilha de formação de preço de projetos, para facilitar a gente simplifica essa quantidade de informações:

Precificação de projeto de consultoria - dados gerais

  • Passo 2 – Definir o escopo do projeto, riscos atrelados e etapas

Uma coisa que todo consultor precisa entender é que nem tudo que o seu cliente quer é de fato a necessidade dele. Um dos grandes papéis da consultoria é identificar onde está o problema de fato da empresa. Supondo que no nosso caso, de fato o maior problema fosse o financeiro, temos que partir para a definição do que a consultoria financeira vai oferecer. Nesse caso, separei 5 etapas:

  1. Diagnóstico da área financeira
  2. Mapeamento de processos financeiros
  3. Plano de mudanças e correções
  4. Planejamento financeiro
  5. Execução e acompanhamento

Além disso, como a equipe de projetos já tem experiência em fazer projetos de controle e planejamento financeiro, defini o conhecimento da equipe da LUZ  como 8. Essa nota é importante para um entendimento do risco atrelado ao projeto:

Precificação de projeto de consultoria - etapas e risco

  • Passo 3 – Definição do prazo do projeto

Só saber a quantidade de etapas não é suficiente, você também precisa entender quantos dias vai gastar em cada uma dessas etapas. Essa foi a divisão que eu fiz:

  1. Diagnóstico – 10 dias
  2. Mapeamento de processos financeiros – 5 dias
  3. Plano de mudanças e correções – 5 dias
  4. Definição de metas e distribuição do orçamento – 10 dias
  5. Execução e acompanhamento – 30 dias

Veja que o total é de 60 dias. Em alguns projetos onde existem mais incertezas, as vezes faz sentido aumentar o prazo como garantia e certeza de que vai entregar tudo dentro do prazo. Lembrando de não aumentar muito, pois muitos clientes podem ter uma urgência e negar um projeto por conta desse item.

Até agora não falamos sobre valores propriamente ditos, mas é essencial entender essas informações iniciais para chegar nos valores e custos corretos. Lembrando que o risco está sempre com a sua consultoria. Se você errar no preço para baixo, pode não lucrar ao final do projeto

  • Passo 4 – Levantando os custos diretos da consultoria

Como eu disse, as informações iniciais vão te ajudar mais pra frente. Agora a gente vai entrar em uma das partes mais importantes de qualquer precificação de projetos de consultoria, que são os custos diretos do projeto. Vale a pena dividir esses custos em:

– Custos diretos gerais:

Chamamos de custos diretos gerais porque eles não estão atrelados a uma etapa do projeto em si, mas só existem quando o serviço de consultoria entra em vigor. No nosso caso, 2 sedes ficam em outros estados, então colocamos custos da passagem aérea e da hospedagem para os dias em que for necessário visitar essas outras filiais.

Precificação de projeto de consultoria - custos diretos

– Custos diretos por entregável (ou etapa):

Cada etapa do projeto pode possuir necessidades específicas que precisam ser contabilizadas. Conforme você fique mais experiente e realize projetos semelhantes mais de uma vez, vai entender melhor seus custos e errar menos nessa parte. No nosso caso, eu separei um custo para implementação de uma planilha de gestão financeira completa e o treinamento para utilização da mesma:

Precificação de projeto de consultoria - custos diretos por etapa

Normalmente esses custos são bastante previsíveis, já que ao planejar a prestação da consultoria, você acaba pensando no que precisa e com um pouco de esforço descobre os custos que isso pode gerar ao seu projeto.

Em casos de custos que você não for pagar, vale a pena deixar claro na proposta comercial que determinados gastos são exclusivos do cliente. Um exemplo é a despesa de adwords em consultorias de marketing digital. Normalmente eles não são cobrados na proposta e o próprio cliente fica responsável por efetuar o pagamento.

  • Passo 5 – Consultores alocados no projeto

Essa parte pode funcionar como um planejamento das horas gastas com o projeto e/ou como uma análise do custo direto com consultores (caso você pague diretamente para consultores). De toda forma é um levantamento que te diz o nível de esforço da sua equipe que será comprometido.

Precificação de projeto de consultoria - previsão de horas no projeto

Um bom insight é entender essa quantidade de horas em um mês. Se elas passarem de 200 horas pode ser um indicador de problema, já que você estará “cobrando” mais do que um empregado por CLT pode oferecer.

  • Passo 6 – Impostos

Como eu disse na explicação do passo a passo, essa parte é bem simples e direta. Você precisa entender o modelo fiscal em que a sua consultoria está enquadrada e encontrar a porcentagem devida de imposto. Na nossa planilha de formação de preço para projetos já facilitamos esse processo para você.

Precificação de projeto de consultoria - impostos

  • Passo 7 – Preço de Venda

Esse é um dos passos mais importantes, pois é aqui que você encontra de maneira objetiva o seu preço mínimo de venda. Veja que temos gastos de R$12.000 com mão de obra (horas alocados para os consultores), R$12.000 para os custos diretos do projeto (transporte, hospedagem e gastos das etapas). Isso gera R$24.000 de custos diretos, que adicionados dos impostos, ficam em R$27.180.

Precificação de projeto de consultoria - formação do preço

Esse é o valor mínimo que você precisa cobrar, mas como falamos, definir uma margem de lucro é fator fundamental. Essa definição não é simples e pode ser tremendamente influenciada pela percepção de valor que o cliente tem da sua marca e da sua abordagem. No nosso caso, utilizamos 25%:

Precificação de projeto de consultoria - formação do preço com mark up

Com essa margem, o preço de venda com margem de lucro foi para R$35.012, que depois de retirar todos os custos diretos deixou uma margem de contribuição de R$6.373.

  • Passo 8 – Custos fixos, margem de contribuição e ponto de equilíbrio

Com a margem de contribuição apurada, precisamos entender quais são os custos fixos da empresa. No caso da LUZ, hipoteticamente eu coloquei R$35.000.

Precificação de projeto de consultoria - custos fixos

A partir desses dados, já temos todas as informações necessárias para descobrir o ponto de equilíbrio e o valor ideal do nosso projeto. Como eu já falei, o preço de venda ideal é de R$35.012, porém, em alguns projetos com risco elevado ou em casos especiais, pode ser utilizado um multiplicador para balizar esse valor. No nosso caso, adotamos um fator de risco de 20%, gerando um novo preço de venda no valor de R$42.015.

Precificação de projeto de consultoria - margem de contribuição

Vale lembrar que não existe certo ou errado, o que vale é se o seu cliente fecha o projeto de consultoria com você ou não. Nesse cenário (sem incluir o multiplicador de risco), temos uma margem de contribuição de R$6.373 e queremos utilizar esse projeto para pagar 50% dos custos da empresa (R$17.500 por mês).

Se lembrarmos que esse projeto tem duração de 2 meses, ele precisará pagar mais ou menos 2 vezes o valor de 50% de um mês, que é R$35.000. Ou seja, ao vender 6 projetos idênticos a esse (pelo menos em termos de margem de contribuição e valores atribuídos) chegamos ao ponto de equilíbrio.

ponto de equilibrio - precificação de consultoria

Essa é uma informação essencial para chegar na sua precificação final, pois se você não tiver capacidade de realizar tantos projetos nesse período de tempo precisará encontrar formas de melhorar seu resultado, seja diminuindo custos da empresa, do projeto ou aumentando o valor dos projetos que você oferta.

  • Passo 9 – Enviar a proposta

Só para dar o exemplo da LUZ, sempre tivemos uma abordagem de responder email de clientes em no máximo 4 horas de demora e elaborar propostas em prazos de 1 a 2 dias úteis. Além disso, sempre usamos um modelo de proposta bem legal. Feito isso, resta o acompanhamento.

  • Passo 10 – Acompanhamento para precificações futuras

Apesar de simples, é necessário um nível de dedicação grande para mensurar a quantidade de horas utilizadas no projeto. De maneira geral eu gosto de fazer esse acompanhamento por etapas e ele fica mais ou menos dessa forma:

Precificação de projeto de consultoria - acompanhamento e controle de horas usadas

O maior problema claramente apareceu na etapa 3 – Plano de mudanças e correções. Essa análise pode te ajudar a aumentar as horas dessa etapa em precificações futuras.

5. Como valorizar sua precificação

Para fechar esse post com chave de ouro vamos ver alguns itens que podem valorizar e muito a forma de você fazer a precificação de um projeto de consultoria:

  • Não se baseie exclusivamente nos preços da concorrência – Primeiro, eles estão fora do seu controle. Segundo, ele indica que você é mais ou menos igual a todo mundo e, por isso, cobra igualzinho.
  • Evite ser visto como uma commodity – Mostre resultados que você já conseguiu em projetos similares, se tiver certeza da sua capacidade, ofereça uma parcela variável do contrato que só será recebida se o desempenho atingir um determinado patamar. No final das contas você tem que ser visto como um investimento e não como uma despesa.
  • Primeiro deixe claro os benefícios – Assim quando o cliente olhar o seu preço, vai saber que os benefícios que você proporciona são maiores. Lembre-se que deixar claro seus benefícios não se trata de uma proposta bem escrita e sim, de toda uma experiência que o cliente tem desde o primeiro contato com você ou com a sua empresa.
  • Agilidade e atendimento de ponta – Não sei dizer a quantidade de clientes que eu já ganhei por conta de agilidade e preocupação em ter um tratamento legal. Isso envolve tempo de resposta de emails (se o seu está acima de 4 horas já está bem elevado), disponibilidade para marcar reuniões, clareza na proposta e no escopo do projeto de consultoria.

6. A ferramenta certa para precificação de consultorias

Acredito que deu para você ter uma boa noção de como precificar um projeto de consultoria. Ao longo desse artigo eu me baseei inteiramente no uso da nossa planilha de precificação de projetos. Vale a pena dar uma olhada nela. Caso você tenha gostado das dicas, mas não tem uma consultoria ou não realiza projetos, recomendo o nosso pacote com 7 planilhas de precificação com apostila, que tem ferramentas para ajudar na precificação de todos os setores.

Pacote de Planilhas de Precificação

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