Como fazer o controle de tarefas dos seus funcionários

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Controle de Tarefas dos Funcionários - Atividades a Fazer
Planilhas Prontas em Excel

Nesse artigo falaremos sobre:

Os primeiros passos do controle de tarefas de seus funcionários

Um dos indicadores mais complicados de se mensurar e acompanhar é a capacidade produtiva de seus funcionários, de uma equipe e até mesmo da sua empresa como um todo. Digo isso porque é importante controlar atividades operacionais, mas essa não pode ser uma atividade chata ou que retire tempo da sua equipe.

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Na minha opinião a melhor maneira de acompanhar é com o controle de tarefas dos seus funcionários. Para fazer esse acompanhamento de forma bem feita, é necessário começar com o registro de algumas informações essenciais:

  • de quais são funcionários
  • de quais cargos eles ocupam
  • de equipes eles fazem parte
  • e das horas disponíveis por dia da semana

Essa vai ser a forma mais simples de conseguir acompanhar os resultados de atividades desenvolvidas por toda a sua empresa e, como já falei, a ideia aqui é saber se você está aproveitando a capacidade produtiva de um funcionário, uma equipe ou da sua empresa ao máximo.

Veja como fica o registro desses campos na nossa planilha de controle de tarefas:

Controle de Tarefas - Cadastro de Funcionários

Agora que você já tem os dados e informações essenciais sobre o seu negócio e funcionários, podemos partir para o controle propriamente dito das tarefas.

Faça o controle de tarefas planejadas e realizadas

O controle de tarefas sempre terá três etapas principais:

  • Planejamento
  • Execução
  • Acompanhamento

No planejamento, você define exatamente tudo que precisa ser realizado, definindo o nome da tarefa, detalhamento (se for necessário), funcionário responsável, data de início e de fim da atividade.

Durante a execução, você pode fazer o controle das horas alocadas. Fique atento para não ter atividades muito longas. Na nossa planilha de controle de tarefas, permitimos o cadastro com prazo máximo de dois meses, mais do que isso indicamos que a tarefa seja repensada.

Um exemplo simples pode ser de uma atividade da área de marketing, nesse caso, o Roberto Silva, estagiário de marketing, precisa ligar para parceiros da empresa e iniciar a negociação por patrocínios em um evento. Essa tarefa tem início programado para 24/03 e término no dia 25/03. Veja como a tabela de acompanhamento fica.

Controle de Tarefas - Lançamentos

Agora, no terceiro passo, o de acompanhamento, basta preencher o status de cada uma das tarefas. Na nossa planilha permitimos 4 opções diferentes:

  • Não Iniciada
  • Atrasada
  • Concluída no prazo
  • Concluída com atraso

Caso a tarefa esteja em andamento, deixamos o campo em branco.

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Acompanhe os relatórios de controle de tarefas

Agora, supondo que você fez um acopanhamento e controle das tarefas de maneira bem feita, restará você analisar o índice de produtividade e detalhes dos relatórios em níveis diferentes. Existem três controles principais que eu acho importantes:

  • Análise Geral
  • Análise por Equipe
  • Análise Individual

Agora, qual dessas análises vai ser mais relevante para o seu negócio vai depender do seu enfoque. Normalmente eu gosto de acompanhar todas as três dimensões. Veja como:

1. Análise Geral

Gosto de começar com a análise mais geral possível para ir me aprofundando nas áreas e funcionários que mais precisam de atenção. Para fazer o acompanhamento da empresa inteira basta seguir alguns passos da nossa planilha de controle de tarefas:

  • Selecione o mês
  • Veja o índice de produtividade geral de todos os funcionários da sua empresa
  • Veja qual é a sua equipe mais e menos produtiva
  • Veja quais são seus 5 funcionários mais e menos produtivos

Controle de Tarefas - Análise Geral

De acordo com o resultado mostrado, vale a pena se aprofundar nos indicadores e informações das suas equipes. Tanto para os casos bons (para analisar os fatores que motivam e fazem eles terem bom desempenho), quanto nos casos de produtividade baixa (para analisar o que faz com que o desempenho esteja abaixo da média).

LUZ Planilhas Empresariais

2. Análise por Equipe

Entrando no nível de detalhamento das equipes, mais uma vez, na nossa planilha de controle de tarefas, bastará fazer uma seleção (nesse caso, da equipe a ser analisada) para ver todos os funcionários e tarefas registradas e seus respectivos status.

Controle de Tarefas - Análise por Equipe

Esse tipo de análise pode te ajudar a entender se o problema está nos seus analistas e executores de atividades ou nos gerentes, que tem uma função de controle, motivação e acompanhamento maior.

No exemplo acima, facilmente você perceber que o Paulo é o único funcionário que tem uma tarefa atrasada, enquanto os outros concluíram suas atividades dentro do prazo. Valeria a pena identificar uma quantidade maior de atividades, bem como o desempenho mês a mês para entender se esse é um padrão ou um caso isolado.

3. Análise Individual

Essa é análise com um maior nível de detalhamento. Esse é um momento excelente para gestores terem um registro das horas totais disponíveis em um determinado mês, quantas horas foram alocadas com atividades da empresa e se é possível aproveitar melhor a capacidade produtiva desse funcionário. Veja como fica o resultado na planilha depois da escolha de um mês e de um profissional:

Controle de Tarefas - Análise de Funcionários

Além da análise de horas sobrando ou ocupadas, assim como fizemos na análise geral e por equipes, vamos ver o índice de produtividade desse funcionário. Veja que você consegue ver o indicador variando de 0% (zero) a 100% e também as tarefas entregues no prazo e as que ficaram fora do prazo.

Controle de Tarefas - Índice de Produtividade

Essa análise pode te ajudar no planejamento de novas tarefas para meses futuros, principalmente se você tiver tarefas recorrentes, poderá reorganizar o tempo disponibilizado para cada item.

Planilha de Controle de Tarefas

Se a sua intenção é controlar tarefas, atividades, planos de ação ou diretrizes operacionais no dia a dia do seu negócio, vale a pena conhecer a planilha de controle de tarefas que vai te ajudar a organizar tudo isso e entender desde a disponibilidade de tempo dos seus funcionários até as atividades que foram entregues no prazo e as que tiveram algum tipo de atraso.

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Planilhas Prontas em Excel

5 COMENTÁRIOS

  1. Legal, quando aprendi a utilizar, foi bem útil, mas plano gratuito é limitado a 50 Ro’s por mês

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