Como fazer o controle do inventário de bens patrimoniais da sua empresa

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Controle de Inventário

Nesse artigo falaremos sobre:

Inventário de bens patrimoniais

O inventário de bens patrimoniais ou inventário patrimonial é o primeiro passo para um verdadeiro controle dos bens materiais da sua empresa. Esse tipo de controle tem dois objetivos principais:

  • No caso de empresas maiores, para ter dados concretos e ter um bom acompanhamento da evolução dos bens no momento de publicar seu balanço patrimonial e,
  • No caso de empresas menores, para não deixar bens perderem valor sem o devido provisionamento para compra de novos no futuro;

Normalmente alguns dos bens patrimoniais que você pode controlar na sua empresa são:

  • Máquinas
  • Imóveis
  • Equipamentos
  • Mobiliário
  • Computadores
  • Veículos

Enfim, qualquer produto ou item que perca valor com o tempo precisa ser acompanhado, afinal de contas, pode chegar um momento em que ele não funcione ou sirva mais e precise de reposição. Se você simplesmente ignorar esse fato, pode ter custos não previstos muito pesados que vão prejudicar o fluxo de caixa da sua empresa.

Como fazer o controle de inventário de bens patrimoniais

Se você quer começar a controlar bem o seu inventário de bens patrimoniais, precisa fazer os registros gerais da empresa, que envolvem basicamente:

  • Funcionários responsáveis
  • Áreas da empresa
  • Categorias de bens patrimoniais

Na nossa planilha de controle de inventário você pode fazer esse cadastro em um campo específico para isso:

Controle de Inventário - Cadastro

Depois basta fazer o lançamento de todos os seus bens com um preenchimento detalhado de uma série de itens que vão te ajudar a fazer o acompanhamento periódico do seu inventário. Essa é uma lista que eu acho importante

  • Item
  • Categoria do item em questão
  • Responsável
  • Área do responsável
  • Data de compra
  • Idade em meses
  • Valor
  • Estado de conservação
  • Vida útil em anos
  • Valor atual
  • Depreciação

Alguns outros itens não são obrigatórios e podem ser opcionais caso a caso, como:

  • Número de série
  • Modelo
  • Local de armazenamento

Veja como esses itens ficariam na nossa planilha de controle de inventário:

Controle de Inventário - Lançamentos

Observe que, de acordo com a idade do item e a sua vida útil, automaticamente algumas mensagens são colocadas e o valor atual pode até ser negativo (no caso do período de depreciação já ter passado). O mais importante aqui é você ter noção dos itens já depreciados, de quais estão próximos de se depreciar e do estado de conservação deles, pois é esse tipo de informação que vai te ajudar a alocar os recursos de maneira correta para futuras compras.

Análises mais importantes de bens patrimoniais

Na prática, um bom controle do inventário de bens patrimoniais vai te permitir algumas análises importantes como:

  • Conhecimento do Inventário segmentado por categorias

Aqui você terá uma visão da quantidade de itens naquela categoria, seu custo total, médio e o valor atual, inclusive fazendo uma comparação entre os custos gerais da empresa.

Controle de Inventário - Graficos

  • Conhecimento do Inventário segmentado por áreas

Esse tipo de análise vai te ajudar a saber se existe alguma área que não cuide bem do seu patrimônio e também entender se alguma delas está sofrendo de muitos itens sucateados / com a data de depreciação vencida.

  • Conhecimento de informações gerais da empresa

Que vão desde o custo total com bens patrimoniais até o entendimento da porcentagem de itens que estão para depreciar, com estado de conservação ruim ou precisando de reposição imediata.

Planilha de Controle de Inventário de Bens Patrimoniais

Se você está precisando controlar o seu inventário de bens patrimoniais, eu recomendo fortemente que você tenha uma ferramenta para isso e com a nossa planilha de controle de inventário é possível fazer todos os registros e acompanhamento necessário para esse controle.

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