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O que é e como fazer Fluxo de Caixa?
1. O que é a Projeção Financeira
Como o próprio nome já diz, projeção financeira é uma estimativa de quanto se pretende vender e gastar para um período de tempo futuro. Esse período pode ser o de um mês até o de vários anos dependendo do caso e do nível de informação que a empresa ou empreendedor tenham.
Toda projeção financeira deve ser feita levando em consideração histórico de vendas e gastos da empresa, capacidade e tamanho do mercado, sazonalidade, capacidade de produção e diversos outros fatores. Quanto mais bem embasada for a sua previsão, maior a chance dela se aproximar da realidade.
É bom ter em mente que não existe mágica e nem bola de cristal, mudanças podem ocorrer e fazer com que uma projeção que apresentava um resultado bom não seja tão boa de uma hora para outra. Isso acontece por mudanças em políticas econômicas, mudanças em tributações, perde de um possível cliente, não aderência a venda de um novo produto e uma série de outros fatores. Por isso, se embasar bem e ficar atento à essas ameaças ao seu negócio é essencial para o sucesso da projeção financeira.
2. Pra que Serve e Quando usar Projeção Financeira
No final das contas, o seu objetivo principal com a projeção financeira é se adiantar ao futuro. Se você entende bem a sua projeção, consegue alocar os recursos nas áreas certas, sem perda de oportunidades.
Por exemplo, uma projeção de menos receitas, deve te levar a pensar no que fez sua empresa perder dinheiro e como mudar a situação para os próximos meses. Da mesma forma, se você vê um aumento de custos, deve analisar item a item de despesa para ver onde pode enxugar essa perda financeira. Enfim, a projeção serve para que você não tome sustos em um mês que resultou em prejuízo sem ao menos ter pensado nisso antes e também para que você entenda o desenvolvimento da empresa em relação ao que fazer.
Existe uma série de aplicações para a projeção financeira. Veja algumas:
- como resultado do fluxo de caixa projetado
- ao fazer o planejamento financeiro
Ainda existem outras aplicações, um pouco mais complexas e que necessitam de cálculos financeiros complementares como:
- no desenvolvimento de novos projetos ou compras grandes
- em fusões e aquisições (M&A)
Pela quantidade de aplicações e pela importância desse processo, vale muito a pena entender o passo a passo e como colocar na prática uma boa previsão.
3. Passo a passo para fazer Projeção Financeira no Fluxo de Caixa
Se você está pensando em realizar a projeção financeira do seu negócio ou projeto, vale a pena seguir os passos descritos abaixo. Eles vão te ajudar a organizar essa atividade de uma forma que suas projeções sejam realistas e embasadas em dados reais.
Para começar, vale a pena usar as informações concretas que você tem de gastos e recebíveis futuros. Essa informação está na sua empresa, são as vendas a prazo (parceladas) que você já fez, negociações muito próximas de serem fechadas e pagamentos que já foram assumidos e que serão pagos nos próximos meses.
3.1 – Lançamentos de Receitas Futuras
Toda vez que você realiza uma venda em prestações ou já tem uma previsão de venda, pode realizar o lançamento de receitas futuras. Entenda uma coisa, sua empresa não terá o dinheiro em caixa naquele momento, ele é uma previsão de recebimento que deve ser alocado no seu contas a receber.
Seu dever como gestor é garantir que esse valor vai entrar mais para frente (para evitar inadimplência). Vamos fazer uma suposição de que estamos em Agosto e que temos uma empresa que vende máquinas e serviços de manutenção das mesmas todos os meses.
Para o mês de Setembro já foi realizada a venda de uma máquina (Máquina 1) parcelada em 2 vezes e de serviços de manutenção para outro cliente, parcelados em 4 vezes. Veja como ficaria esse lançamento em uma planilha de fluxo de caixa com projeção financeira:
- Mês de Setembro – temos duas entradas marcadas como não pagas. Isso significa que as vendas foram feitas, mas que ainda não foram faturadas pela empresa.
- Mês de Outubro – Sem novidades, colocamos as mesmas vendas, mas dessa vez já estamos falando da segunda parcela.
- Mês de Novembro – A venda da máquina 1 já foi completamente paga e só sobra a terceira parcela dos serviços de manutenção.
Isso tudo gera uma análise de contas a receber, que é o primeiro passo de uma projeção financeira. Veja o relatório de contas a receber e a pagar da nossa empresa para o ano em questão. Observe que são R$12.000 para receber em Setembro e Outubro e apenas R$2.000 em Novembro:
Obviamente que não é só isso em questão de receitas, ainda existem outras vendas que serão feitas, mas para um primeiro momento, esse é o seu contas a receber atual. Também precisamos ver quanto teremos que pagar nos próximos meses.
3.2 – Lançamento de Despesas Futuras
Continuando com os lançamentos para sua projeção financeira, já existem uma série de custos que você sabe que terá. Eles vão desde gastos com aluguel, contador e funcionários até pro labore e gastos de marketing. No nosso exemplo, resolvi simplificar e adicionei mais 5 tipos de gastos para o mês de Setembro
Observe que os lançamentos são cumulativos. Quando você está utilizando uma planilha de fluxo de caixa com projeção financeira você não apaga os lançamentos de receitas futuras para adicionar outros. Esse é um trabalho em conjunto.
Como você deve saber, esses valores são aproximações da realidade que você está acreditando que podem acontecer, mas é obvio que existe a possibilidade de mudanças e é por isso que o ideal é não fazer planejamentos muito longos, porque sabemos que essa projeção pode mudar. Veja os mesmos lançamentos feitos para o mês de outubro:
Se você preecher os lançamentos de receitas e despesas futuras, já terá uma boa noção de necessidade de caixa nos seus próximos meses, o que nos leva ao nosso próximo passo:
3.3 – Como analisar a necessidade de caixa na Projeção Financeira
Com uma ferramenta bem feita e fazendo os lançamentos de contas a receber e a pagar que falamos, você consegue facilmente gerar um relatório como o abaixo:
Ele apresenta a sua necessidade de caixa mês a mês. Veja que para o nosso próximo mês teremos um prejuízo de R$3.000 se mais nenhuma venda for feita. Isso é um indicador que você está mal? Não necessariamente, vai depender de como funciona o seu ciclo de vendas e como elas vão se realizar na prática, mas com certeza é um alerta de que você precisa correr atrás para não ter prejuízo.
3.4 – Projeção baseada em resultados passados
Até agora já havíamos lançado nossas receitas e despesas para os meses de Janeiro a Agosto e fizemos o lançamento de contas a pagar e a receber para Setembro, Outubro e Novembro gerando o nosso relatório de DRE (Demonstrativo de Resultado do Exercício).
Ele mostra o nosso resultado pelo regime de competência, ou seja, vendas que não necessariamente entraram no nosso caixa ainda.
Apesar dessa demonstração ser excelente, ela perde um pouco de valor se não for analisada em conjunto com o fluxo de caixa, que é o que realmente entrou e saiu do nosso caixa:
Analisando essas duas demonstrações você pode fazer projeções para os próximos meses. Veja que no meu caso eu fiz uma projeção simples apenas para o próximo mês (Setembro):
Qual foi o resultado que eu projetei?
- Receitas Operacionais – R$30.000
- Despesas Diretas – R$5.000
- Despesas Indiretas – R$16.000
- Resultado Não Operacional – R$-1.400
- Impostos – R$1.400
- Lucro ou Prejuízo – R$6.200
O que eu levei em consideração para chegar nessa projeção
- Resultado histórico – análise do fluxo de caixa passado (últimos meses)
Com exceção de Abril para Maio, todos os meses tiveram crescimento aproximado de R$4.000 em receitas. Da mesma forma, as despesas diretas e indiretas tiveram um crescimento constante, o que indica para a gente que os gastos crescem conforme a receita cresce.
Não esqueça de acompanhar e levar em conta os valores a receber e a pagar. Mesmo que você tenha meses passados com uma média, se já estiver comprometido com muitas contas a pagar, precisará colocar isso em sua previsão.
- Sazonalidade – análise de mesmo período de outros anos
Apesar de não termos a visão de anos passados no nosso exemplo, levei em conta que existe uma queda natural das vendas nos meses de Maio e Novembro.
Só para fazer uma contextualização com as planilhas da LUZ, já sabemos que vendemos mais planilhas e pacotes de estratégia (planejamento estratégico, análise SWOT, entre outros) no final e início do ano.
- % de crescimento no ano – comparação de receitas e despesas
Vale sempre a pena entender as porcentagens da sua projeção. Tanto quanto de crescimento está sendo projetado para o ano e quanto está sendo projetado comparativamente entre receitas e despesas.
- Investimentos potenciais – o quanto uma ação pode afetar custos e/ou receitas
No nosso exemplo, o padrão normal seria aumentar as receitas em R$4.000, mas se você pensar que sua empresa pode tentar uma nova estratégia de promoção, de participação em um evento, de lançamento de produto ou qualquer outra coisa, isso pode ser um fator de aumento na projeção de receitas (coloquei mais R$1.000 nesse sentido).
Só toma cuidado, porque normalmente novas ações também geram mais custos que precisam ser analisados e acompanhados.
3.5 – Acompanhamento do Planejado x Realizado
Se você seguiu todos os passos até agora, chega a hora de fazer as análises da assertividade da sua projeção financeira, afinal esse não é um passatempo, é importante acertar nas projeções e mantes um bom resultado da empresa. Veja a análise do planejado x realizado da nossa planilha de fluxo de caixa com projeção financeira:
Essa análise permite que você entenda se está ficando abaixo ou não do que planejou. Outra forma interessante é ter o resultado de uma maneira mais visual, em gráficos:
O ideal é que a linha verde esteja sempre o mais próxima possível da linha azul. Nesse caso, que trata da evolução de receitas, chega até a ser bom ver a linha verde acima, afinal isso indica que a empresa faturou mais do que planejou.
Por fim, vale entender que quanto mais assertividade, melhor para suas projeções futuras, já que vai indicar que você provavelmente não vai ter prejuízos acarretados por um entendimento errado das receitas a receber e de despesas a pagar. Veja que no nosso exemplo, temos uma margem de erro bem pequena para a maioria dos itens:
4. Você faz projeção financeira na sua empresa?
Sua empresa trabalha com projeção financeira? Tem dado certo? Passaram por alguma dificuldade? Que tal dividir o passo a passo utilizado com nossos leitores aqui no comentários…
Se tiver gostado do método que utilizamos, experimente fazer na sua empresa também com a nossa planilha de gestão financeira, foi nela que nos baseamos e inserimos todos os dados (mostrados nas imagens).
