Como fazer um plano de contingência usando a Análise SWOT

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plano de contingência

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O que é e como fazer planejamento estratégico?

O que é e como fazer uma Análise SWOT (FOFA)?

Estamos rodeados de problemas prestes a acontecer

Nenhuma empresa está 100% protegida de problemas. Sabemos que existem diversos riscos que podem afetar ou não um determinado negócio dependendo de fatores internos ou externos à organização.

A verdade é que nunca (ou quase nunca) sabemos quando esses riscos vão se concretizar. Essas ameaças normalmente podem variar de um vazamento de óleo por uma navio petroleiro (Petrobras sabe bem disso) ou mudanças ou falhas na legislação que afetem o seu negócio (Uber tem enfrentado problemas em alguns países e estados do Brasil), até um incêndio que pode acabar com seus documentos e banco de dados (uma das primeiras empresas que trabalhei passou por isso).

Análise SWOT: o método que irá salvar suas reuniões

Enfim, a grande diferença entre a sua empresa sofrer grandes perdas de receitas, problemas jurídicos ou sanções governamentais depois de um desses potenciais problemas se concretizarem pode ser um plano de contingência bem elaborado.

O que é um plano de contingência

De forma bem simples, o plano de contingência é um documento que vai descrever o que precisa ser feito caso algum desses problemas aconteçam de fato. Para montar um, é necessário que você conheça e entenda a realidade da sua empresa e do que pode acontecer com ela.

Recomendo fortemente que você utilize a análise SWOT direcionada à área ou projeto para entender de uma forma mais completa o ambiente e realidade que vai enfrentar.

Planilha de Análise SWOT

Ao montar a sua SWOT, você vai elencar suas forças, fraquezas, oportunidades e ameaças. Normalmente os riscos estão concentrados nas ameaças, por isso:

  • Foque nos riscos e ameaças com grande impacto e chances reais de ocorrer
  • “Ignore” riscos e ameaças com probabilidades ínfimas
  • Pense no que fazer para mitigar os problemas que ocorrerem advindos desses riscos e ameaças
  • Documente essas ações para quando for necessário

Como a análise SWOT pode ajudar

Vou usar o exemplo de expansão da LUZ, quando estávamos pensando em desenvolver a nossa plataforma de cursos online (hoje totalmente viabilizada, confira no cursos.luz.vc). Naquele momento utilizamos a análise SWOT para entender a realidade que tínhamos em mãos e foi mais ou menos isso que encontramos:

Forças:

  • Equipe com conhecimento de Excel
  • Blog da LUZ sobre Excel

Fraquezas:

  • Ecommerce não preparado para cursos
  • Know how de produção de cursos

como fazer plano de contingencia - analise swot - forcasOportunidades:

  • Clientes da LUZ são usuários de Excel
  • Pouca qualidade de cursos e tutoriais online
  • Pouca acessibilidade ao conhecimento em cursos presenciais

Ameaças:

  • Concorrentes (cursos gratuitos ou pagos)
  • Falta de conhecimento de como gravar cursos
  • Escolha da plataforma de hospedagem de cursos

como fazer plano de contingencia - analise swot - ameacas

Esses dados geraram a seguinte matriz SWOT com suas devidas pontuações:

como fazer plano de contingencia - analise swot - matriz swot

Apesar dessas informações serem essenciais para nosso conhecimento, elas ainda não nos proporcionava um plano de contingência que pudéssemos trabalhar em caso de reais problemas acontecendo. Por isso nos aprofundamos ainda mais utilizando a planilha de análise SWOT e fazendo o cruzamento de forças e fraquezas com as ameaças.

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Para as ameaças de concorrentes iríamos mensurar o nível de satisfação com o curso. Em caso de insatisfação grande (coisa que felizmente não aconteceu), tínhamos um plano de fazer novos testes de nível de conhecimento, da plataforma em si e ainda do design/qualidade dos vídeos gravados.

como fazer plano de contingencia - analise swot - cruzamento forcas

Além da análise das forças, talvez a parte mais importante para a organização do plano de contingência seja o cruzamento das fraquezas com ameaças. Quase sempre é nesse momento que você encontra ameaças com grande potencial de acontecer e de realmente prejudicar o seu negócio ou projeto.

No nosso caso, delineamos algumas ações importantes como contratação de um produtora audiovisual e contato com plataformas de hospedagem de vídeos.

como fazer plano de contingencia - analise swot - cruzamento

Durante as primeiras semanas realizamos uma série de gravações internas, sem a ajuda de uma produtora e foi justamente nesse momento que encontramos nossos primeiros problemas. A qualidade dos vídeos gravados não ficou legal e o nosso foco de ter um curso de Excel diferenciado foi se perdendo.

Como esse era um problema com impacto direto em nosso resultado projetado, acionamos uma das ações do nosso plano de contingência e contratamos uma produtora audiovisual para fazer todo o processo de gravação, direção e edição do nosso primeiro curso de Excel.

Como eu falei no começo, o plano de contingência serve para você colocar em prática quando um problema que você já analisou e sabe da existência acontece. No nosso caso, acabamos perdendo alguns dos prazos que havíamos traçado por conta da mudança realizada, mas em contra partida, tivemos um resultado do qual nos orgulhamos: os melhores cursos de Excel do Brasil (na nossa humilde opinião).

Crie um plano de contingência agora mesmo

Se você se identificou com alguns dos problemas que falamos ou se já passou por alguma situação em que teve um problema que você nunca havia pensado que poderia ocorrer e quer se preparar melhor para as próximas vezes, recomendo fortemente a planilha de Análise SWOT da LUZ.

Planilha de Análise SWOT

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Rafael Ávila
Administrador e turismólogo, apaixonado pelas possibilidades que o Excel dá para gestores, empreendedores e estudantes. É sócio diretor da área de planilhas na LUZ - Planilhas Empresariais (luz.vc) e é o responsável pelo desenvolvimento das mais de 150 planilhas com foco empresarial e pessoal comercializadas em seu site. Também ministra os cursos online de Excel (cursos.luz.vc) e gosta de ajudar milhares de planilheiros por meio do Fórum e Blog da LUZ.

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