Como Ler E-mail: Gerencie seus emails de forma mais eficaz

  5 Comentários   Gestão na Prática  
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O Email é uma forma rápida e eficiente de você se comunicar com clientes, fornecedores, concorrentes, empregados, entre outros. Mas se você não tomar certos cuidados, pode se tornar uma forma de desperdício de tempo em vez de uma ferramenta de produtividade. Recados de clientes, amigos, listas de discussão que você faça parte, notícias, assim como anúncios de seus  fornecedores e vários tipos de spam, podem facilmente encher sua caixa de entrada. Selecionar tudo isso pode consumir horas do seu dia. Além disso, a desorganização pode fazer você perder algo realmente importante que você queria ou precisava ler.

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Você vai ganhar tempo e reduzir as chances de perder um email realmente importante seguindo essas dicas:

* Pare de assinar quaisquer newsletters ou listas de discussão que você não costume ler

* Altere as configurações de suas listas ou grupos de discussão para que você receba apenas 1 email por dia contendo tudo que foi discutido

*  Use vários endereços de email. Tenha um para família e amigos, e outro para trabalho, por exemplo. (Se você recebe muitos emails pelo seu site, faça um terceiro endereço de email para seus contatos mais importantes e/ou sua equipe)

* Aprenda a configurar pastas no Outlook (ou no programa de emails que você use) e descubra como fazer o programa direcionar cada email recebido para sua respectiva pasta, baseado no assunto do email ou em outro dado qualquer. Você deve ter uma pasta para emails pessoais, uma para emails de seu site, outra para o endereço de emails que você use para os negócios mais  importantes e outra para as listas de discussão e revistas online que você assine.

* Use um bom programa anti-spam para enviar emails indesejados diretamente para a lixeira.

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  • Bruno Contursi

    Apesar de ainda estar longe de ser produtivo em se tratando de e-mails, acrescento mais alguns itens a lista: 1. Aceite deixar passar algo urgente (mas sem importância) de vez em quando. 2. A maioria do que recebemos não é importante apesar de quem enviou achar que é. 3. Leia primeiramente em diagonal ou utilize qualquer outra técnica de filtro.

    • Daniel Pereira

      Boa, Bruno!

  • Pingback: | Blog LUZ Loja de Consultoria()

  • João Santana

    Eu sou obcecado por evitar deixar minha caixa de entrada cheia.
    O Gmail.com e o Outlook.com são ótimos para isso, já que eles classificam os emails que recebo pelo conteúdo deles em categorias apropriadas, então os meus contatos tem uma etiqueta própria, os documentos anexados outra, e assim por diante.
    Abuso de filtros, com pastas para tarefas dentro da metodologia GTD.
    E todo ano, zero tudo – seleciono os emails do ano que passou e arquivo; eles continuam na minha caixa de entrada, mas ocultos, evitando o cluttering e me ajudando a focar no ano que começa.

    • Rafael

      Realmente são boas dicas, principalmente para emails trocados com clientes e coisas assim. Internamente na LUZ, passamos a utilizar o Slack e simplesmente evitamos um gasto diário grande de uso de emails. Recomendo bastante

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