Como manter seu orçamento empresarial atualizado ao longo do ano

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Orçamento

Nesse artigo falaremos sobre:

O que é orçamento empresarial

Para começar, vale a pena entender que o orçamento empresarial é uma ferramenta de planejamento e projeção de receitas e despesas futuras de uma empresa. Ele está intimamente ligado ao controle e acompanhamento do fluxo de caixa da empresa, já que na medida que o ano vai passando, os resultados reais do fluxo devem ser comparados com o que havia sido orçado.

A partir dessa comparação, é possível ter uma previsibilidade melhor de receitas e despesas futuras, facilitando a alocação de recursos e gestão financeira como um todo. O único problema é que o gerenciamento do orçamento empresarial é uma das partes administrativas mais complicadas de qualquer empresa e facilmente fica desatualizado.

Ao longo desse post eu vou mostrar quais são os principais passos que você pode realizar para manter o seu orçamento empresarial atualizado ao longo do ano:

Faça a projeção do seu orçamento de receitas e despesas

Antes mesmo de começar a fazer a projeção, você precisa definir para quanto tempo vai realizar essa previsão de receitas e despesas. Esse primeiro passo pode variar bastante de empresa para empresa e normalmente você vai encontrar muitas indicações para realizar o planejamento anual.

Eu penso um pouco diferente e acredito que quando você faz “mini” orçamento empresarial para 3 ou 4 meses, você tem uma assertividade maior nos valores projetados e ainda consegue fazer um acompanhamento mais realista. Veja abaixo um exemplo (ainda em branco) da área de controle orçamentário da nossa planilha de fluxo de caixa com planejamento financeiro:

como manter seu orcamento atualizado ao longo do ano - orcamento em branco

A partir desse escopo inicial eu já consigo projetar as minhas receitas e despesas para esses 4 primeiros meses. Supondo que eu fiz um bom trabalho analisando os últimos resultados, sazonalidade do mercado e cheguei aos seguintes valores:

  • Janeiro: Receitas – R$10.000 e Despesas – R$8.000
  • Fevereiro: Receitas – R$15.000 e Despesas – R$12.000
  • Março: Receitas – R$20.000 e Despesas – R$15.000
  • Abril: Receitas – R$25.000 e Despesas – R$20.000

como manter seu orcamento atualizado ao longo do ano - orcamento projetado para 4 meses

A partir dessa definição inicial, você já está pronto para fazer o acompanhamento e eu diria que para isso você precisa respeitar uma regra essencial – pelo menos uma vez por mês deve fazer a comparação do resultado real e o do orçado para saber se deve replanejar ou manter o orçamento.

Acompanhe os resultados do seu orçamento empresarial

Tendo isso em vista, imagine que o nosso resultado de janeiro foi de R$9.000 de receitas e de R$10.000 de despesas. Nesse caso, tivemos uma discrepância de R$1.000 a menos de receitas (10%) e R$2.000 a mais de despesas (25%), gerando o seguinte resultado.

como manter seu orcamento atualizado ao longo do ano - controle orcamentario janeiro

Ou seja, ao invés de R$2.000 de lucro projetado no nosso orçamento empresarial, tivemos R$1.000 de prejuízo. Nesses casos, quando a diferença do orçado para o real são relativamente grandes, vale a pena pensar no que pode mudar do orçamento original, para que você não continue errando nos meses seguintes.

Mude o que for necessário no seu orçamento

É bem verdade que tem gente que fala que o objetivo de fazer um orçamento empresarial é você mantê-lo até o final do período projetado, mas eu não concordo com essa visão, porque eu acredito que ela só leva a desmotivação (ao ver resultados cada vez mais discrepantes) e problemas em manter todo o processo atualizado.

Por isso, no nosso caso, eu mudaria o nosso orçamento dos 3 meses restantes. Se antes a gente tinha previsto resultados muito bons, talvez reavaliar esses números possa fazer sentido. Assim, cheguei a novos valores:

  • Fevereiro: Receitas – R$12.000 e Despesas – R$10.000
  • Março: Receitas – R$15.000 e Despesas – R$13.000
  • Abril: Receitas – R$20.000 e Despesas – R$15.000

como manter seu orcamento atualizado ao longo do ano - acompanhamento e mudanca de orcamento

Tendo feito esse processo, mais uma vez, ao chegar ao final do mês (estamos em fevereiro agora), conseguiremos ver se o orçamento fez sentido ou não. Não esqueça do que eu falei, você precisará fazer a comparação do seu resultado real contra o orçado.

como manter seu orcamento atualizado ao longo do ano - controle orcamentario fevereiro

Veja que nessa segunda análise, tivemos um nível de assertividade muito maior, indicando que o nosso orçamento parece estar em um caminho certo, exatamente por isso, agora eu não faria nenhum replanejamento e aguardaria os resultados dos meses de Março e Abril para fazer o planejamento orçamentário dos próximos 4 meses.

Antes de você achar que já acabou, um fator que pode ajudar e muito na organização e projeção do seu orçamento empresarial é um trabalho de detalhamento das receitas e despesas dentro de uma estrutura de DRE (demonstrativo de resultado do exercício).

Faça análises mais detalhadas e descubra onde agir

Esse passo do seu orçamento é bem simples. Agora, ao invés de você simplesmente olhar para quanto espera ter de receitas e despesas, vai fazer um detalhamento especificando alguns itens a mais dentro da planilha de fluxo de caixa com projeção financeira.

No caso das receitas, vai dividir no quanto espera de receitas operacionais (advindas da venda de produtos ou serviços) e receitas financeiras (na tabela abaixo, esse item fica dentro do resultado não operacional). Já as despesas são divididas nas despesas diretas (ou variáveis, ligadas à produção ou vendas da empresa), indiretas (ou fixas) e despesas financeiras.

como manter seu orcamento atualizado ao longo do ano - organizacao do planejamento financeiro

Com esse detalhamento você consegue assimilar em quais desses itens está tendo uma projeção mais bem feita e quais precisam de uma atenção maior e uma análise dos motivos e razões de terem tido uma disparidade tão grande em relação ao que havia sido planejado.

Na prática essa é uma excelente forma de detalhar o seu orçamento empresarial e se você tiver feito todos os passos estará preparada para planejar melhor o futuro da sua empresa.

Faça o acompanhamento do seu orçamento na prática

Para não se perder e manter o seu orçamento atualizado ao longo do ano vale a pena utilizar uma ferramenta preparada para a análise dos resultados e da projeção. Acredito que a nossa planilha de fluxo de caixa com projeção financeira faça bem esse trabalho e vá te ajudar na prática.

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