O que veremos nesse artigo?
- O que é um projeto interno?
- 1 – Defina um objetivo e monitore o impacto
- 2 – Faça escopo e cronograma completos
- 3 – Defina um gerente do projeto
- 4 – Faça a alocação a partir de competências
- 5 – Monitore custos, inclusive os de homem-hora
- 6 – Faça reuniões de follow-up
O que são projetos internos?
Um projeto é um conjunto de atividades que uma pessoa ou uma equipe realiza para sanar um problema ou melhorar um processo. A diferença de um projeto para um serviço é que, geralmente, o serviço é tabelado, enquanto o projeto é pensado para a situação específica em questão.
Projetos possuem escopo personalizado, cronograma, estrutura de custos, recursos humanos, dentre outros fatores. É praticamente impossível realizar dois projetos iguais, mesmo que seus objetivos sejam muito semelhantes.
É muito comum ligarmos o termo “gerenciamento de projetos” a empresas de consultoria, nas quais trataríamos de projetos externos, ou seja, da empresa para um cliente externo. Isso ocorre devido ao profissionalismo com o qual estas empresas planejam seus projetos. Como o cliente é externo, não há espaço para erros.
Em contrapartida, os projetos internos, nos quais o cliente é interno (da própria empresa), são tocados sem muito profissionalismo devido a falta de planejamento. Muitas vezes o dono da empresa nem acredita que está iniciando um projeto interno ao solicitar algo.
Frases como “vamos implementar um sistema financeiro” ou “precisamos contratar duas pessoas para a equipe de vendas” configuram o início de projetos internos. Projetos como esses parecem ser pouco custosos, mas não o são. Além de poder consumir custos financeiros (viagens, ferramentas, terceirizados, etc), consumem horas da sua equipe, que precisa deixar de focar em outras atividades. Este custo implícito muitas vezes é o maior e passa despercebido.
A questão é que para obter eficiência em projetos internos, eles precisam ser planejados com a mesma complexidade que empresas de consultoria planejam seus projetos externos.
Abaixo listamos 6 dicas para revolucionar o gerenciamento dos seus projetos internos.
1 – Defina um objetivo e monitore o impacto
Em alguns projetos internos, o objetivo é um pouco óbvio, como no exemplo dado acima: “precisamos contratar duas pessoas para a equipe de vendas”. Se você planejar um projeto para contratar 2 analistas comerciais, por exemplo, o sucesso é ter contratado ao fim do projeto, o insucesso é falhar nisso.
Mas também existem projetos que não possuem objetivos óbvios, como:
- melhorar o ciclo de vendas
- implementar metodologia de avaliação de fornecedores
- reduzir tempo médio de atendimento
- reduzir custos com juros de financiamentos
- melhorar eficiência do contas a pagar
Mesmo não sendo óbvios, se um gestor está disposto a destacar uma equipe para tocar os projetos acima, é natural presumir que existe uma expectativa de resultado. Esta precisa ser quantificada. Seguem abaixo exemplos de objetivos para os projetos acima:
- reduzir em 5 dias o prazo médio de negociações
- passar a ter 100% dos pedidos de compra feitos com fornecedores bem qualificados
- reduzir tempo médio de atendimento em 10 segundos
- reduzir em 20% os custos com juros
- reduzir os atrasos em pagamentos para 0 (zero)
A partir daí você avalia se os objetivos propostos podem ser alcançados e como. Para identificar problemas a serem melhorados, recomendamos que você use uma Planilha de Diagnóstico Empresarial.
2 – Faça escopo e cronograma completos
A segunda dica para melhorar ainda mais a sua gestão de projetos internos é montar um escopo e um cronograma completos. O escopo é a estrutura do que chamamos de “entregáveis” do projetos: relatórios, planilhas, etc. A pergunta que você deve se fazer ao definir o escopo é “quais são os produtos que eu quero que me entreguem ao longo do projeto?”
O cronograma é o desmembramento do escopo nos pacotes de trabalho. Nestes você vai dividir o escopo em etapas e definir a duração de cada uma e a quantidade de horas necessárias (ao menos uma expectativa) para a realização. Além disso, nessa parte você precisa definir quais são os milestones que definem o início de uma etapa. Muitas etapas podem ocorrer juntas, outras são dependentes.
Utilize uma Planilha de Gerenciamento de Projetos para montar o seu cronograma.
3 – Defina um gerente do projeto
É necessária também a escolha de uma pessoa para gerenciar o projeto. As funções do gerente são:
- montar o cronograma
- alocar os recursos humanos
- planejar e monitorar custos
- dar start nas tarefas
- cobrar e encerrar as tarefas
- revisar os entregáveis
- reportar aos clientes internos e diretores
- responder pelo projeto e fazer mudanças de escopo, caso necessárias
Em empresas muito pequenas, é natural que o cliente interno ou o próprio dono da empresa acabe acumulando a gestão dos projetos. Por questões de melhores práticas, não recomendamos. Os ganhos de profissionalismo e produtividade na criação da figura do Gerente de Projetos são muito interessantes.
Esta vai ser a pessoa que se comunicará com os diferentes braços da empresa e organizará e priorizará os projetos, além de cumprir as atividades acima.
4 – Faça a alocação a partir de competências
Um erro amplamente cometido na gestão de projetos internos é entregá-lo 100% para a área responsável na empresa sem aproveitar a sinergia que membros diferentes trariam a equipe do projeto. Por exemplo, você decide que vai melhorar o processo de vendas, passa o projeto para o gerente de vendas e ele coloca na equipe apenas membros da área de vendas.
No entanto, há uma etapa na qual eles precisarão fazer uma planilha mais elaborada e o mais qualificado em excel na empresa está no financeiro. Não seria justo negociar a participação desta pessoa no projeto aumentando a produtividade, aumentando a visão holística dos membros da empresa e promovendo interação?
Monitore as competências da sua empresa com uma Planilha de Avaliação de Desempenho por Competências, mas você consegue fazer as alocações na própria Planilha de Gerenciamento de Projetos.
5 – Monitore custos, inclusive os de homem-hora
Todo projeto gera custos financeiros: viagens, materiais, equipamentos, sistemas, reuniões, almoços, terceirizados, etc. Estes custos precisam ser orçados junto com as etapas e monitorados após o inicio do projeto. Após o final do mesmo, a empresa pode fazer uma atividade de lições aprendidas e avaliar se os benefícios do projeto compensaram os custos, prevenindo erros em projetos futuros.
No caso dos projetos internos, há também o custo de oportunidade, que está implícito no mesmo. Quando você inicia um projeto interno, está alocando horas da sua equipe no mesmo. Essa equipe está deixando de fazer outras coisas para focar no projeto. Isso é um custo de oportunidade.
Se você quiser fazer um exercício que te mostre o custo total do seu projeto, calcule o custo por hora de cada funcionário e multiplique pelas horas que cada um alocou ao projeto. Por exemplo, vamos dizer que você utilizou os seguintes membros no projeto:
- Gerente Comercial – salário R$6.000 – 160 horas trabalhadas por mês – homem-hora: R$37,50
- Analista Comercial – salário R$3.000 – 160 horas trabalhadas por mês – homem-hora: R$18,75
- Analista Financeiro – salário R$ 3.500 – 160 horas trabalhadas por mês – homem-hora: R$21,88
Se cada um utilizou 20 horas no projeto, o cálculo final é:
37,50 x 20 + 18,75 x 20 + 21,88 x 20 = 750,00 + 375,00 + 437,50 = R$ 1.562,50.
Somados aos custos financeiros do seu projeto, você encontrará exatamente quanto foi custoso para a sua empresa fazer esse projeto. Aliás, essa é uma atividade que pode ser feita antes do projeto começar, na tentativa de entender se os benefícios compensarão os custos e alocações.
6 – Faça reuniões de follow-up
Por último, mas não menos importante, faça reuniões de follow-up. O que seriam elas? Reuniões semanais nas quais você consegue entender a situação atual de cada projeto da empresa. Caso a empresa seja grande, tente se reunir com os gerentes. Caso seja pequena, escolha uma pessoa de cada projeto para participar e reportar.
Defina possíveis mudanças de escopo nessas reuniões e trace planos para cumprir prazos e custos.
