Como melhorar seu Controle de Estoque com o Ciclo PDCA

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Estoque de Roupas

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O que é Ciclo PDCA?

O que veremos nesse artigo?

Como Funciona o Ciclo PDCA

O Ciclo PDCA é uma das mais famosas ferramentas da qualidade e tem como objetivo garantir a melhoria contínua de processos. A sigla vem dos termos em inglês Plan (Planejar), Do (Executar), Check (Checar) e Act (Atuar), e estas são justamente as etapas nas quais se desenvolvem o ciclo.

Ciclo PDCA

Entendendo os Problemas da Gestão de Estoque

Na teoria, a gestão de estoque parece uma coisa simples. Uma empresa precisa receber os produtos comprados, armazena-los e entrega-los no momento da venda. O problema é que na prática você vai descobrindo problemas que um curso de gestão não previra serem possíveis. Existe uma série de desafios na gestão de estoque, mas separei os que eu considero mais comuns abaixo.

Estoque está encalhado – você se interessou por um produto, considerou que ele possui sinergias com seus clientes para a revenda. Conversou com o fornecedor e a tiragem mínima que ele aceita vender são 1.000 unidades. Para a sua loja é muito, mas você acreditou de verdade no potencial daquele produto e resolveu fazer uma primeira compra para testa-lo. Coloca na vitrine e ele não vende de jeito nenhum. Lá se foram espaço de armazenamento e capital de giro disponível que você empenhou na transação e não recuperará tão cedo.

Como Utilizar ciclo PDCA para melhorar seu Controle de Estoque - Estoque Encalhado

Compras e estoque não conversam – a pessoa responsável pelas compras compra unidades de produtos que não estão em falta e esquece os produtos que estão saindo mais. Ou então compra a mesma quantidade dos dois, justamente por pensar apenas na parte dela do processo, esquecendo as vendas. Outro erro comum é o responsável pelas compras fazer pedidos grandes, sem saber que o espaço disponível para o estoque está lotado.

Há um descasamento de estoque – por não ter tomado nota corretamente das entradas e saídas de produtos, seja por compras, vendas, devoluções ou perdas, a sua ferramenta de controle (caderno, planilha, sistema, etc) mostra um número diferente de produtos em relação ao que efetivamente há. As vezes você também pode estar pecando nisso por não possuir nenhuma ferramenta para tal.

controledeestoques

Não sei a hora de comprar um produto – um cliente pede um produto, você vai no estoque e percebe que é a última unidade. Então você lembra que o prazo de entrega desse fornecedor é de no mínimo 30 dias. Parabéns! Serão 30 dias sem vender aquele produto. Você deveria ter feito um pedido 30 dias antes, mas seu processo é falho.

Meus colaboradores estão me roubando – quem tem um varejo também sabe que este é um problema comum. Mas é preciso entender se isso é uma falha no processo ou pura má fé mesmo.

Todos os problemas listados acima possuem grandes chances de serem resolvidos ou, pelo menos, bastante reduzidos com otimização do processo de gestão de estoque. É aí que você precisa saber o que é PDCA e quais suas 4 etapas,

Usando o Ciclo PDCA para Melhorar seu Controle de Estoque

A aplicação do ciclo PDCA é, de certa forma, simples:

  1. Você inicia nomeando o principal problema do processo que está sendo otimizado.
  2. Em seguida, mapeia as principais causas do problema.
  3. Passa a traçar planos de ação para resolver as causas do problema.
  4. Executa os planos de ação e checa se eles ajudaram a melhorar o processo, tornando-o mais rápido e/ou menos custoso.
  5. Verifica se o problema foi resolvido. Se não, reinicia o ciclo. Se sim, inicia o ciclo para outro problema

Eu vou exemplificar este artigo com o problema “Meus produtos esgotam, pois não sei a hora de comprar mais”, mas você pode utilizar o método para qualquer um dos problemas listados acima, ou outros que afetem mais a sua empresa. Faça um diagnóstico empresarial, para descobrir em qual problema focar antes.

Utilizando o Ciclo PDCA para melhorar a gestão do estoque - Problema

Mapeando as causas:

Utilizando o Ciclo PDCA na Gestão do Estoque - Causas

As causas podem ser relacionadas aos materiais, a métodos imprecisos, mão-obra-desqualificada, máquinas e equipamentos, meio ambiente e medida. Colocamos notas do lado das causas para entender em quais atuaremos primeiro.

Ciclo PDCA

A partir das causas mapeadas, traçaremos e controlaremos os planos de ação:

Utilizando o Ciclo PDCA na Gestão do Estoque - Planos de Ação

Depois é necessário checar como os planos de ação estão auxiliando na resolução do problema:

Utilizando o Ciclo PDCA na Gestão do Estoque - Planos de Ação

No final das contas, é preciso entender, não só se o problema foi resolvido, mas também se o processo de estoque melhorou como um todo.

  • Quanto você estima que perdia antes de iniciar o Ciclo PDCA?
  • As soluções propostas aumentaram o seu custo?
  • O processo ficou mais rápido ou mais lento?

Se você concluir que valeu a pena implementar as soluções que você havia planejado, reinicie o ciclo pegando dessa vez um novo problema:

Utilizando o Ciclo PDCA na Gestão do Estoque - Problema Resolvido

Se você acredita que o problema não foi resolvido, ou que o conjunto de soluções ainda pode ser melhorado, reinicie o ciclo para o mesmo problema.

Utilizando o Ciclo PDCA na Gestão do Estoque - Problema Não Resolvido

Planilha de Ciclo PDCA

Se você curtiu as maravilhas que o ciclo PDCA pode fazer pelos seus processos de gestão, temos uma planilha pronta para uso e, inclusive, as imagens utilizadas como exemplo foram retiradas dela. Comece a usar hoje mesmo!

Ciclo PDCA

Planilha de Controle de Estoque

Para manter o seu estoque sempre atualizado, é necessário que você utilize uma ferramenta de controle de entradas e saídas de produtos. Faça o inventário do seu estoque regularmente e estude os prazos para comprar.

Caso tenha interesse, a nossa planilha pronta de Controle de Estoque automatiza bastante desse trabalho.

controledeestoques

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