Como montar um relatório efetivo de projeto?

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Como montar um relatório efetivo de projeto?
Planilhas Prontas em Excel

O objetivo de um relatório de projeto é fornecer o status da operação, ou seja, o estado geral do projeto, especialmente para seus stakeholders – basicamente quem contratou o consultor.

Geralmente, esse relatório é entregue no final, quando todo o processo foi concluído, a fim de demonstrar os resultados alcançados.

Em palavras simples, o relatório quantifica o trabalho realizado em termos mensuráveis. Ele apresenta o desempenho das equipes, o cumprimento ou não dos prazos, as tarefas entregues e as melhorias implementadas na organização.

O que devo incluir em um relatório de projeto?

Resumo geral ou introdução do projeto

Trata-se da parte inicial do relatório, cujo intuito será oferecer uma ideia geral do projeto, sem entrar em muitos detalhes. Serve para fornecer uma imagem simplificada do projeto antes de esmiuçar os pormenores adiante.

Para escrever essa parte, imagine que precisa dar uma visão geral para uma pessoa que não terá tempo para ler todo o relatório em um primeiro momento. Ela precisa ser capaz de ter um entendimento do todo, ainda que superficial.

Como montar um relatório efetivo de projeto?

Status completo

O relatório de status deve conter informações completas sobre cronogramas e entregas de atividades, que incluam prazos estipulados – cumpridos ou não – e a duração de cada tarefa. Serve para apresentar todo o processo de gestão do projeto.

Para detalhar seu status, inclua uma comparação entre o que foi planejado inicialmente e o que foi realizado de fato, a fim de informar o que foi cumprido dentro das estimativas, que tarefas atrasaram ou terminaram com antecedência.

Análise

Seguindo na esteira do item anterior, é importante que se faça uma análise das metas e realizações reais, observando as variações registradas, de forma a verificar o impacto que elas provocaram no andamento do projeto, bem como nos resultados gerados.

Além disso, é interessante que haja uma análise que explique os motivos para as divergências entre o planejado e o realizado. Essa documentação serve de base inclusive para uma possível continuação de projeto, ou novos trabalhos de consultoria nessa organização.

Ações tomadas

Como sequência dos últimos dois itens, é necessário que fique registrado no relatório quais foram as ações tomadas para lidar com as variações entre o planejado e o realizado.

É de suma importância explicitar como a equipe abordou as divergências durante o período, informando se houve impacto no tempo, nos recursos envolvidos e nas atividades posteriores, por exemplo.

O relatório também precisa conter todos os problemas, desafios e imprevistos que a equipe enfrentou ao longo do projeto e o que foi feito para enfrentá-los. Além disso, deve informar se houve e qual foi o impacto desses problemas no cronograma do projeto e nos resultados alcançados.

Ainda, é importante destacar se algum desses riscos ainda é verdadeiro para a companhia, ou se está superado e resolvido.

Como montar um relatório efetivo de projeto?

Recursos e despesas

O relatório precisa ter um espaço destinado aos recursos e despesas envolvidos no projeto. O objetivo é mostrar como os recursos foram aplicados e consumidos periodicamente. Isto é, comparar se a previsão inicial foi suficiente, se houve necessidade de reabastecimento ou se houve sobra.

Em caso de divergência com o previsto, é importante informar qual a diferença, por que o cálculo não estava de acordo, quais as ações tomadas e se houve impacto no resultado final.

No que se refere às despesas, a ideia é a mesma: basicamente, apresentar os aspectos financeiros do projeto, principalmente quanto à utilização de seu orçamento. As partes interessadas desejarão saber se o projeto está dentro do orçamento ou não. De novo, ofereça explicações se houver variações notáveis ​​no orçamento.

Cronograma

O cronograma serve para mostrar se o projeto operou dentro dos prazos previstos. Caso isso não tenha acontecido, informe os motivos. Atrasos ou extensões no plano implicam custos e recursos adicionais.

Conclusão

Faça o fechamento de seu relatório enumerado os resultados alcançados. Não se esqueça de que a melhor maneira de apresentar os resultados é por meio de dados: números, porcentagens e cifras reais.

A falta de dados e a inclusão de expressões subjetivas pode soar como um relatório “opinativo” e “duvidoso”. Ou seja, seus contratantes podem desconfiar do valor de seu trabalho e dos resultados gerados para a organização.

Por isso, para que seu trabalho seja valorizado e tenha credibilidade, apresente seus resultados da forma mais concreta e palpável possível, sempre destacando os benefícios agregados para a companhia.

Dicas para um relatório efetivo de projeto

Como montar um relatório efetivo de projeto?

  • Entregue o relatório no prazo combinado. Atrasos põem sua credibilidade em xeque.
  • Forneça informações precisas e completas.
  • Não encubra más notícias, imprevistos ou divergências do plano. Isso faz parte da transparência de seu trabalho de consultor.
  • Antecipe dúvidas. Certifique-se de que o relatório responda tudo o que seja de interesse de seu cliente.
  • Não sobrecarregue o relatório. Ele deve ser detalhado, mas apenas com as informações que seu cliente quer conhecer. Relatórios extensos só consumirão seu tempo e de seu cliente.
  • Faça um relatório ilustrado. Gráficos, tabelas, diagramas e dashboards ajudam o leitor a interpretar as informações com mais clareza.

Observe que a melhor forma de que você seguir todas as dicas acima é utilizar ferramentas de gestão de seus projetos. Há diversas opções no mercado para isso. Você alimenta essas planilhas periodicamente, ao longo do projeto e, assim, para o relatório final, basta analisar e interpretar os dados, pois as informações estão todas lá, completas, precisas e objetivas.

Há alternativas com cronogramas, com gráfico de Gantt para acompanhamento das tarefas, com linha do tempo, com controle de recursos e orçamento, com dashboards. Há inclusive ferramentas que já possuem um relatório simplificado de todo o projeto.

Aproveite essas ferramentas e garanta um trabalho mais tranquilo e um relatório mais completo, que assegure sua credibilidade junto ao cliente. Lembre-se que o relatório de projeto é uma oportunidade única de documentar os benefícios que o trabalho de consultoria trouxe à organização.

 

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