Como organizar sua caixa de e-mail?

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Quantos e-mails você tem na sua caixa de entrada hoje?

15?

100?

1000?

Mais de 1000?

 

Se você tem mais de 15, leia esse post, temos algumas dicas importantes para você!

 

Usar a caixa de entrada do e-mail como cemitério de conversas perdidas é um erro. Sua caixa de entrada fica cheia, com e-mails que não fazem sentido nenhum e só atrapalham seu dia a dia. Então a primeira dica é criar uma aba e arquivar todos os seus e-mails mais antigos. Deixe somente os 150 primeiros e-mails. O restante pode arquivar!

Os empresários de hoje jogam nas 11 posições, com isso na sua caixa de entrada os assuntos são os mais variados: contas à pagar, contratação de novo funcionário, dúvida de cliente, novos projetos, …. Enfim, uma infinidade de assuntos. Para tornar a sua caixa de entrada mais eficiente crie grupos de assuntos. Ex: Financeiro, RH, Projeto 1, Projeto 2, Cliente X, Cliente Y, … Quem usa o Gmail, pode criar marcadores para classificar os e-mails.

Com os marcadores criados marque cada um dos e-mails com o grupo de assunto correspondente. Ah se no meio do caminho você encontrar algum e-mail que pode ser arquivado, não perca a oportunidade! Arquive ou delete e-mails sempre que possível!

Você sabia que o G-mail tem um gerenciador de tarefas? Pois é, o uso dele pode ajudar muito na sua organização.  Todos os e-mails que determinam uma tarefa são agrupados e você pode organizar eles por data de entrega ou por ordem de importância. 

Para ativar o gerenciador basta selecionar um e-mail, ir no item “mais” e clicar em “Adicionar às Tarefas”.

 

 

Após adicionar às tarefas, uma caixa de tarefas vai aparecer na barra inferior do seu e-mail.

 

 

Na foto acima tem na primeira tarefa do dia 04 de abril um link: E-mails relacionados. Ao clicar neste link o Gmail abre a mensagem relacionado a esta tarefa. Então ao relacionar um e-mail a uma tarefa, você também pode arquivá-lo.

Como eu disse antes a ferramenta também permite classificar as tarefas por data. Clique em Ações, na própria caixa de ferramentas, e você terá acesso à algumas formas de organização.

Agora que você criou os marcadores, marcou seus e-mails com os grupos correspondentes, criou as tarefas relacionadas a cada e-mail, arquive todos os demais e-mails e mantenha sua caixa de e-mail sempre organizada!

E ai tem alguma dica de organização da caixa de e-mail? Deixe aqui sua dica!

6 COMENTÁRIOS

  1. Eu antes também organizava assim as minhas mensagens, mas acabei achando que gastava mais tempo com a organização e com a procura dentro dessa organização do que dando um “search” em tudo mesmo.

    Eu acho que hoje a ferramenta de procura do Gmail é tão boa que eu sempre consigo achar qualquer email que eu tento – mesmo tendo todas as minhas mensagens na caixa de entrada desde 2007!

    Bom, é uma outra maneira de ver a coisa também; acho esse tipo de organização para coisas físicas imprescindível. Mas, no virtual… Fico com o “search” mesmo! 😉

  2. Viva
    Uma regra que há muito tempo tento seguir é nunca deixar no fim do dia emails na caixa de entrada, ou foram apagados, ou foram arquivados, tenho ainda duas caixas, uma onde coloco os email dos assuntos urgentes onde vou quase todos os dias (se possível de manhã) e outra onde coloco os assuntos “a ver” onde vou sempre que tenho tempo.Outra regra importante é se um email precisa de seguimento e esse seguimento demora menos de 2 ou 3 min, respondo logo.
    Este tipo de organização dá-me a sensação de que não deixo assuntos pendentes e COMIGO funciona. Abraços JDiniz

  3. Outra coisa interessante são os filtros. Você pode fazer com que determinada mensagem automaticamente vá para determinado marcador. Eu uso milhares deles e tenho inúmeros marcadores, inclusive aninhados… Vale a pena olhar isso

  4. Lucas,

    Realmente a busca das ferramentas de e-mail são muito eficientes, mas a ideia do post vai além disso. Conseguir organizar suas tarefas, responder todos os contatos em tempo e não deixar pendências é o objetivo maior. Conseguir fazer isso com caixa de e-mail lotada é um grande mérito.

    Mas para quem não consegue as dicas do post e as dadas pelos nossos amigos João Diniz e Pedro Lopes são uma mão na roda.

    O importante é conseguir se organizar e otimizar o trabalho!

    Abs,

  5. Lu, como eu consigo visualizar os emails arquivados?
    Eu criei pastas, e envio automático, para meus amigos “malas” que me enchem de emails não-importantes, mas acabo raramente acessando a elas.

  6. Oi Sueli,

    Uma forma de você conseguir visualizar as mensagens enviadas pelos seus amigos é digitar o e-mail deles no campo de busca. Se você arquivou os e-mails em alguma pasta específica, basta entrar na pasta e os e-mails vão estar lá.

    Bjos,

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