Como Não se Sentir Refém dos Seus Melhores Funcionários

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A saída de funcionários de uma empresa é algo natural e compreensível. Porém, esse tipo de situação costuma ser uma facada nas costas de quem deixa que o funcionário crie conhecimento e depois vá embora levando com ele mesmo.  A famosa gestão do conhecimento não é algo complicado de ser implantado e é acessível mesmo para start-ups, micro e pequenas empresas. O empreendedor terá uma vida muito mais tranquila se ficar atento e souber criar ferramentas e mecanismos que garantem que o conhecimento gerado por cada funcionário fique registrado e possa ser propagado, no presente e no futuro. Segue abaixo duas dicas práticas para se desenvolver um bom sistema de geração e manutenção de conhecimento:

DICAS PARA MANTER O PADRÃO

Tipicamente, encontramos um ou dois profissionais mais antigos que resolvem tudo na empresa. O problema é que quando eles saem da empresa, o conhecimento vai com eles e isso gera um buraco técnico no negócio. O certo é aproveitar esses funcionários e fazer com que eles escrevam o passo-a-passo que realizam para cada uma das rotinas / tarefas.

No fundo, esta é uma dica de como realizar um mapeamento dos processos de maneira simplificada. Ao invés de pensar em diagramas complexos com caixas conectadas (ex: visio), faça um bom e básico com o passo 1, o passo 2, passo 3 e assim por diante. Isso já será um primeiro e grande passo em direção retenção de conhecimento dos bons executores. Vale reforçar isso: quem deve fazer esse passo a passo são os melhores funcionários e eles devem aprimorá-los a cada dia.

 

DICAS PARA VERIFICAR O PADRÃO

O passo-a-passo deve ser seguido da criação de checklists de execução (lista de verificação) que contenham também critérios de qualidade, material utilizado e técnicas de execução. Isso signica dizer que o padrão poderá ser verificado corretamente.

Vamos exemplificar da seguinte maneira: um faxineiro realiza a limpeza dos banheiros de sua empresa com perfeição! Ele então cria o passo-a-passo com cada uma das etapas para deixar tudo brilhando. Em seguida, um checklist permitirá que ele veja se nada foi deixado de lado, sem precisar revisar todo o passo-a-passo. O checklist também será fundamental no dia em que esse seu bom faxineiro se tornar supervisor e tiver que coordenar o trabalho de outros novos faxineiros. E se ele for embora? Não tem problema, pois o passo-a-passo e o checklist ficaram na empresa e poderão ser propagados e melhorados cada vez mais.

Simples ferramentas assim permitirão que você consiga padronizar o dia-a-dia da sua empresa, sem depender somente das habilidades e conhecimentos individuais de cada funcionário, tornando-os assim, patrimônio.

Enfim, fica claro com esse post a importância da visão de médio e longo prazo nos negócios para que tudo que foi criado em termos de conhecimento e boas práticas não seja perdido quando da saída de um funcionário. E, por favor, não espere criar ferramentas perfeitas desde início. Lembre-se que tudo começa com uma versão beta que depois vira a versão 1.0, 2.0, e assim por diante.

E você, já passou por uma situação parecida com essa? Possui alguma estratégia para dividir com a gente? Deixe seu comentário!

 

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