6 Dicas essenciais para revisar e otimizar o seu processo de vendas

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2006
Planilhas Prontas em Excel

Mais um ano se acabou e todos os gestores estão pensando, ou deveriam estar, no que pode ser melhor no ano que virá. Embora este artigo tenha sido escrito nesse período do ano, a reflexão apresentada aqui pode ser feita em qualquer período. O nosso objetivo é apresentar dicas para revisar e melhorar o processo de vendas.

planilha de prospecção de clientes

Para tal, eu vou partir do princípio que você já está inserido em um contexto de vendas complexas e coleta indicadores sobre seu processo. Mas, caso você não o faça, a leitura deste artigo com outros olhos será extremamente benéfica. Pois ela direcionará o seu entendimento sobre o seu processo de vendas e mostrará que tipos de indicador coletar.

Embora o nome assuste, o conceito de vendas complexas é bastante simples. Algumas empresas estão inseridas nesse universo e não o sabem. Vendas complexas englobam ciclo de negociação com diversas etapas. Por exemplo: Prospecção > Primeiro contato > Dignóstico > Proposta > Contrato. A cada etapa, a empresa acaba lidando com diferentes influências de compra. Ou seja, agentes que participarão do processo decisório dos prospects (possíveis clientes).

Sem mais delongas, vamos às 6 dicas para revisar o seu processo de vendas!

1. Faça um estudo de personas

Imagine que você está tentando vender uma Mercedes Benz luxuosa para um estudante universitário. Você até pode conseguir dar a sorte de vender uma ou duas. Mas, com certeza, 99% das personas no mundo universitário estariam fora do seu público-alvo.

mapa da empatia - personas

Este exemplo que eu dei é óbvio, mas TODA empresa possui personas em quem deveria estar focando. Quando a empresa já está fazendo vendas em um regime com ciclo de vendas, fica muito mais fácil definir suas personas principais.

Você precisa apenas mapear os seus principais clientes, colocar no papel dados sobre eles e tentar encontrar semelhanças. Os indicadores utilizados podem ter sido levantados na fase de negociação, se você usa um software ou planilha de CRM. Ou você pode ligar para eles sob o pretexto de fazer uma pesquisa de satisfação.

Levante o máximo de indicadores possível. Estes podem ser:

  • demográficos – renda, onde mora, estado civil, se tem filhos, etc.
  • profissionais – cargo que ocupa, área, formação, tempo na empresa, etc.
  • sobre a empresa – tamanho, setor, anos no mercado, etc.
  • relacionados ao produto – é sensível a preço, valoriza prazos, etc.

Os dados levantados dependerão do que é mais relevante para a sua empresa. Para saber mais, leia como definir o perfil do cliente ideal.

planilha de prospecção de clientes

2. Analise taxas de conversão por etapa

Toda empresa possui um funil de vendas. Isto é, a venda começa em uma etapa inicial (primeiro contato, por exemplo) e termina no fechamento do contrato de prestação de serviço ou de compra. A cada etapa do funil há uma perda natural e uma vertente da perda que pode ser erradicada/otimizada.

como vender mais com funil de venda

É importantíssimo que você mapeie e gere indicadores sobre todas as suas etapas no processo de vendas. A análise do funil pode ser feita de forma “automática”, via um software de pipeline de vendas ou planilha de controle de negociações, ou de forma manual.

Quando você gera esses indicadores, pelo menos a quantidade de pessoas em cada etapa e sua evolução no pipeline, você passa a observar taxas de conversão. Digamos que você teve no ano passado 1.000 prospects com quem marcou reunião de diagnóstico e, após elas, 600 propostas enviadas. Sua taxa de conversão entre elas é de 600/1.000 = 60%.

Ao monitorar as taxas de conversão entre etapas, você perceberá onde estão as maiores perdas no seu processo de vendas. A partir daí você poderá traçar novos testes para aumentar o sucesso do seu processo.

planilha de prospecção de clientes

3. Analise tempo por etapa

Especialmente em ciclos de venda muito longos, tempo longo entre as etapas acaba gerando desânimo nas negociações e é o verdadeiro calcanhar de Aquiles de gerentes comerciais.

Quando é o lead que demora a responder, a equipe vincula isso a desinteresse do mesmo. Quando o tempo longo é ineficiência interna da empresa, isso deve ser execrado da mesma o quanto antes. Pois é o prospect que começará a acreditar em desinteresse.

processo de vendas - cliente esperando

Analisar o tempo entre etapas é fundamental para melhorar o processo de vendas e manter a cadência de interesse nas negociações. Uma dica valiosa é quebrar o processo em sub-etapas, quando o tempo de espera é muito longo. Eu já vivi uma situação parecida, quando uma empresa de consultoria percebeu que perdia muito tempo fazendo suas propostas. E a taxa de conversão era baixa.

A proposta era enviada logo após o diagnóstico do problema. Com o volume alto de prospects e a complexidade das propostas, o processo de vendas acabava sendo lento e a desistência era enorme. A empresa decidiu adicionar mais uma etapa após o diagnóstico: a reunião de esboço do projeto. Nela, os consultores mostravam faixas de tempo e de valor e as entregas que seriam feitas (de forma muito resumida).

Era muito mais fácil elaborar um powerpoint de esboço do que uma proposta formal. E a reunião de esboço filtrava os clientes realmente interessados. Aqueles por quem valeria muito a pena se esforçar para fazer uma proposta minuciosa. Fora que gerava mais um ponto de contato com o cliente, que passava a interagir com a equipe de 5 em 5 dias. Não mais após 20 dias, como era antes, com as propostas travadas.

Outro ponto legal dessa iniciativa, que nós não havíamos imaginado que ocorreria foi passarmos a fazer reuniões de ajuste no esboço antes de apresentar a proposta formal. Por algum motivo, os prospects se sentiam mais dispostos a propor mudanças no esboço. Ou seja, a proposta final passava a ser uma mera formalidade para iniciar o projeto.

Logicamente, todas as mudanças precisam compensar em relação a efetividade final do processo de vendas. Portanto, não monitore apenas o tempo entre etapas, mas também as taxas de conversão.

planilha de prospecção de clientes

4. Analise indicadores por equipe e por pessoa

Alguns profissionais possuem mais facilidade em algumas situações e mais dificuldade em outras. Isso é normal e não quer dizer que sejam melhores ou piores vendedores. Mas pode significar que o seu processo de vendas não está sendo colaborativo, ou seja, não incentiva o intercâmbio entre os vendedores.

Diferentes pessoas criam soluções diferentes para obstáculos. E a sua empresa só tem a ganhar se as soluções referentes ao processo de vendas são compartilhadas. Por isso, analise taxas de conversão e tempos por etapa individuais e por equipe. Tente entender as discrepâncias e promova o intercâmbio entre funcionários que possam se desenvolver mutuamente.

processo de vendas - dois funcionários com obstáculos em seu caminho

Pense em iniciativas capazes de tornar o processo de vendas mais colaborativo. Um bônus coletivo é uma boa iniciativa nesse sentido.

planilha de prospecção de clientes

5. Organize treinamentos coletivos e individuais

Especialmente nos períodos de baixa sazonalidade utilize todos os indicadores levantados para montar um plano de treinamentos coletivo e individual. Foque nos pontos a desenvolver da equipe como um todo e naqueles mostrados por alguns indivíduos.

Os treinamentos podem ser internos – quando um membro da equipe os cria a partir de seus pontos fortes – ou externos – quando uma empresa é contratada para fazê-lo.

6. Faça uma autocrítica

O papel de todo gestor é criar condições favoráveis para que sua equipe desenvolva seu trabalho, além de desenvolver o potencial de cada membro da mesma. Você tem feito isso ativamente? Em relação ao processo de vendas, você ajudou e motivou a sua equipe da melhor forma possível? O que você pode fazer para melhorar no período que está por vir?

É apenas através de um exercício de autocrítica honesto e humilde que você irá se desenvolver como gestor. Não há problemas em não saber tudo. Mas aceitar que você não o sabe é o melhor passo possível para saber mais.

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