Como se Tornar um Consultor: Guia Completo com Ferramentas

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Como se Tornar um Consultor: Guia Completo com Ferramentas

Numa era em que fazemos negócios pela internet, com escritórios online, vendendo conhecimento como produto, se tornar um consultor pode ser uma boa solução. A consultoria é um dos campos que mais cresce, englobando os mais diversos ramos de atuação.

Sendo uma profissão em crescente atividade e valorização, os projetos e clientes variam consideravelmente. E isso pode ser a beleza ou o desafio dessa carreira.

O que é Consultoria?

Consultoria é a prestação de assessoria externa e objetiva a empresas, no que diz respeito a estratégia, estrutura, gestão, operação e tecnologia, na busca de melhorias ou implementação de novos modelos e programas de trabalho.

Essa assessoria inclui a identificação do problema, análises e recomendações, oferta de conhecimento, desenvolvimento de planos e implantação de soluções, que podem envolver a mudança em políticas e práticas empresariais, reorganização do negócio e até mesmo substituição ou contratação de pessoal.

Em resumo, um consultor oferece uma análise externa, que requer uma expertise especial ou uma perspectiva objetiva e independente sobre o negócio, visando a melhorar o desempenho de organizações.

O Perfil do Consultor

O consultor pode vir de diferentes áreas do conhecimento, com variada experiência e atuação. Em geral, são graduados e/ou pós-graduados em administração, gestão, economia, contabilidade, ciências políticas, direito ou informática. Mas não há limitação para essa carreira.

O título de “consultor” não é protegido ou restrito do ponto de vista legal. Qualquer pessoa pode se auto-intitular assim. Contudo, verdadeiros consultores são pessoas com alto grau de conhecimento e estudo, especializados em um campo de atuação particular, após anos de treinamento e experiência.

De maneira abrangente, deixando à parte a expertise específica de cada um, o que define mesmo um consultor não é o seu panorama de estudos, mas o seu perfil de comportamento. Consultores do mundo todo concordam que as habilidades a seguir são essenciais para o bom profissional em sua área:

  • Honestidade: a credibilidade é a credencial mais importante de um consultor. Por isso, ele deve ser capaz de fazer exatamente o que prometeu, da maneira como combinado, e cumprindo prazos.
  • Atenção aos detalhes: o trabalho de um consultor não pode ter erros, pois o menor deles pode comprometer o funcionamento de toda a organização. Suas recomendações precisam ser claras e sólidas, sem margem para falhas.
  • Antecipação de necessidade: o bom consultor sabe o que a empresa precisa antes mesmo de seus gestores. Às vezes, o foco do gestor ou da equipe está no lugar errado e o consultor terá que redirecioná-lo.
  • Criatividade e pró-atividade: às vezes, o consultor será solicitado ou compelido a resolver problemas que fogem do seu conhecimento ou área de atuação, e o sucesso da operação dependerá de como ele vai ajudar o cliente a encontrar a solução.
  • Investigação: o consultor precisa fazer perguntas o tempo todo. Como seu trabalho não tem espaço para erro, é melhor repetir os questionamentos do que fazer suposições ou deduções.
  • Flexibilidade: ele deve ser capaz de se adaptar à situação que se apresentar. Por mais precisos que sejam as análises e os projetos, as circunstâncias podem mudar e ele deve mostrar ao cliente que consegue lidar com isso.
  • Coragem: o consultor pode escolher seus horários, clientes e projetos. No entanto, isso também significa que ele não terá pagamento regular, direito a alguns benefícios ou assistência trabalhista, suporte da empresa e/ou colegas de trabalho. É um time de um homem só.
  • Disciplina: sua função é alcançar o melhor resultado no melhor tempo possível. Isso exige foco e determinação.
  • Atualização: o consultor nunca para de estudar. Ele precisa estar sempre no topo do conhecimento e tecnologia de seu ramo de atuação.
  • Sociabilidade e diplomacia: ele lida com pessoas. Isso significa que será necessário talento e paciência para evitar ou resolver conflitos.

Os Benefícios da Consultoria

A ampliação da oferta e demanda dos serviços de consultoria comprovam a necessidade do serviço e as vantagens que um consultor proporciona a seus clientes.  Conheça alguns dos benefícios que a contratação de um consultor promove:

  • O consultor é um terceiro, completamente independente e objetivo em relação ao cliente. Então, ele consegue oferecer uma perspectiva isenta e imparcial, livre de juízos de valor, opiniões pessoais ou influência política e/ou hierárquica da companhia.
  • Os consultores podem ficar com as tarefas difíceis, especialmente no que diz respeito a relações entre funcionários, sem comprometer o relacionamento com chefes e colegas, já que seu tempo na organização tem prazo.
  • É menos custoso à empresa contratar um profissional do gabarito do consultor esporadicamente do que manter alguém de tamanha expertise como parte da equipe regularmente.
  • O consultor tem fontes de informação no mundo todo, para poder aplicar conhecimento e tecnologia em diversos projetos. A pesquisa dessas informações se tornaria particularmente onerosa se realizada pela própria empresa.

Como Planejar um Projeto

Apesar de ter em mente que cada projeto é único, tem seu próprio tempo, necessidades e grau de exigência, existem alguns passos que devem ser seguidos para o bom andamento do processo. São eles:

  1. Definir o problema. A primeira coisa que o consultor deve saber é por que ele foi chamado. E, acima disso, ele precisa perceber se o cliente está vendo o real problema ou se há algo além que o cliente não está enxergando. Se for o caso, deve-se esclarecer a situação toda, antes de passar à etapa seguinte.
  2. Levantar dados. O próximo passo é se familiarizar com a empresa e reunir todos os números, depoimentos e informações necessárias para proceder à análise.
  3. Análise de dados. Com todas as informações, o consultor agora precisa entender onde estão as falhas no sistema ou no processo e definir as medidas a serem tomadas.
  4. Apresentação de projeto. Tendo escolhido um caminho a seguir, o cliente deve ser informado. Apresentar dados, conclusões, prazos e especificar de forma clara e justificada que ações a organização precisará tomar.
  5. Execução. Se o serviço oferecido contemplar essa parte, o consultor irá acompanhar, auditar e adaptar toda a implantação das medidas sugeridas, para que tudo saia conforme planejado.

Como Precificar um Projeto

O consultor vende um produto completamente intangível: desempenho e resultados. Então, dar um preço ao seu trabalho é complicado. Quanto vale? Como calcular? Como equilibrar despesas e o valor de seus serviços e experiência?

Um preço muito alto pode perder espaço para a concorrência. Um preço muito baixo pode desvalorizar e desacreditar seu nome. Observe as opções de alguns consultores ao redor do mundo:

  • Calcule o valor que você receberia por hora se trabalhasse com salário fixo (incluindo benefícios) e acrescente uma porcentagem sobre o resultado, que pode variar de 40% a 100% dependendo dos custos envolvidos. Faça seu preço por hora trabalhada e combine os intervalos de pagamento com o cliente. O desafio aqui é não ceder às pressões de clientes que cobrarão “otimização do tempo”, com o intuito de pagar menos horas.
  • Faça o mesmo cálculo acima, porém, estabeleça o número de horas necessárias para o projeto e faça um preço para o projeto todo. O problema nesse sistema é que, às vezes, o cliente não sabe o que quer ou o que precisa no início do projeto e fica difícil ter certeza de quanto tempo e quantos recursos você precisará investir.
  • Peça uma porcentagem do ganho que a organização vier a ter. Seja na redução das despesas ou aumento nos lucros. Esse sistema é melhor para consultores fixos de companhias, pois raramente você será contratado para um projeto único sobre o qual você pode calcular o rendimento para o cliente.

O ponto negativo dessa alternativa é que pode levar algum tempo para gerar resultado para o cliente e você terá de esperar para ser remunerado de acordo. Além disso, pode ser que a empresa não concorde com algumas partes do seu programa, comprometendo o resultado final e o seu lucro correspondente. Se não bastasse, o cliente ainda pode manipular os resultados do serviço, a fim de diminuir o seu pagamento.

  • Peça o que todos estão pedindo. Pode parecer uma ideia boba, mas, às vezes, o melhor é descobrir o valor de mercado e imitar. A dificuldade aqui é estabelecer uma comparação com a concorrência. Como equiparar preços de um recém-formado e um consultor experiente, por exemplo?

Independentemente do modelo de remuneração que o consultor escolher, é essencial que o preço do projeto só seja informado após ter total – ou ao menos quase isso – conhecimento do escopo. É impossível oferecer um preço sobre um serviço desconhecido. Além disso, tenha certeza de colocar toda a negociação no papel e não faça mais do aquilo que está em contrato.

As Dificuldades de um Projeto

O trabalho de um consultor é extremamente abrangente e intangível, além de envolver pessoas de todos os níveis organizacionais. Entre os principais desafios enfrentados pelo profissional estão:

  • Ser chamado tarde demais: é comum que as empresas chamem um consultor quando a situação já está pegando fogo, achando que alguém de fora pode fazer milagre.
  • Não atender as expectativas: se o consultor falhar em delimitar seu serviço ou em se comunicar com o cliente, ele pode ficar abaixo daquilo que a organização esperava.
  • Entrar em conflito: consultores trabalham com pessoas, que não vão concordar com tudo o que ele apontar ou sugerir. Eles precisam estar abertos ao diálogo e tentar entender – e fazer-se entender – em prol do objetivo final.
  • Respeitar seu tempo: o cliente sempre vai fazer pressão em relação a prazos e resultados. O consultor precisa deixar claro que está priorizando “o que” e “como” deve ser feito, acima do “quando”, para garantir os resultados combinados anteriormente. Ele não deve ultrapassar seu limite de horas de trabalho para atender exigências sem sentido.
  • Ceder para agradar: o objetivo final de um projeto de consultoria é o benefício da empresa. O consultor precisa acreditar na sua análise e na sua estratégia até o fim, e não ceder a discordâncias durante o processo para agradar o cliente, pois estará comprometendo o resultado. Nesse caso, ele deverá deixar claro o caminho que está seguindo, seja em reuniões e/ou relatórios.
  • Prometer mais do que pode cumprir: ele não pode tentar vender o seu serviço prometendo um resultado que não vai acontecer ou um prazo impossível de respeitar. Deve ser verdadeiro desde o início.

Acima de todas as dificuldades do gerenciamento do projeto em si, o maior desafio ainda é a intangibilidade do seu produto, que não pode ser visto ou tocado. O consultor precisa fazer com que o cliente tenha percepção do valor, acima do preço. Deve entregar benefícios, não só econômicos, mas de satisfação emocional. E deixar bem claro que esse valor pode não ser imediato, pois o projeto pode demorar algum tempo para gerar resultado.

Planilhas para Gestão de Projetos

Agora que já ficou claro como trabalha um consultor e como essa carreira exige disciplina, organização e pró-atividade para alcançar os melhores resultados para seus clientes, saiba que existem ferramentas que podem minimizar os desafios e facilitar o desenvolvimento do projeto de consultoria. Confira:

  1. Planilha de Prospecção de Clientes: o projeto começa na prospecção de clientes. Utilize essa planilha para não perder o controle de todos os contatos, cadastros e negociações.
  2. Planilha de Plano de Negócios: agora que você já tem seu cliente, utilize esta ferramenta para montar seu plano de negócios e ser capaz de apresentar uma proposta de trabalho.
  3. Precificação de Projetos em Excel: com um plano de negócios pronto, chegou a hora de montar um orçamento de seu projeto. Então, você vai precisar organizar uma planilha com todas as despesas envolvidas para chegar a um preço final.
  4. Planilha de Diagnóstico empresarial: aprovado o orçamento, é hora de começar a análise dos problemas da organização para seu projeto de consultoria. Utilize essa ferramenta para avaliar a saúde da companhia.
  5. Gerenciamento de projeto no Excel: agora que você já fez todo o levantamento sobre a empresa, é o momento de montar a estratégia a ser aplicada em seu projeto, incluindo as etapas a serem cumpridas, prazos, orçamentos e tudo o que diz respeito ao bom andamento do processo.
  6. Timesheet Excel: organize cada etapa do projeto, delimitando um cronograma e registrando os tempos de cada estágio, controlando prazos e tempo investido.
  7. Planilha para Planejamento Estratégico: todo planejamento estratégico de um programa de trabalho gira em torno das metas estabelecidas. Defina suas metas nessa planilha e acompanhe os resultados alcançados, para produção de relatórios finais.
  8. Planilha de Controle Financeiro: material para que você não perca a atenção das finanças. Essa ferramenta pode ser usada tanto para medir a saúde financeira de seu cliente, como para não perder de vista o seu próprio negócio e fluxo de caixa.

Lembre-se que, como um projeto de consultoria é um produto intangível, o consultor precisa se destacar pelo serviço proporcionado. Não somente pelos resultados, mas todo o gerenciamento do projeto, organização, prazos. Ser disciplinado, ter controle e conhecimento a respeito de tudo que envolve seu trabalho. Então, preste atenção nas dicas acima e nas ferramentas que disponibilizamos para você e ganhe credibilidade no mercado de consultores!

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Leandro Borges
Leandro começou a vida profissional prestando consultorias centenas de pequenas empresas em todo o Brasil e foi professor em instituições como SEBRAE, Vale, Souza Cruz, FIRJAN, COPPE e FGV. Hoje, é encantado pelas facilidades que o Excel traz para a gestão empresarial e quer levar essa maravilha para o Brasil e o Mundo!

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