Não há como discordar: os membros de sua equipe são a chave para concluir qualquer projeto de consultoria com sucesso. Ter as pessoas certas trabalhando lado a lado melhora a comunicação e possibilita que cada tarefa seja finalizada em sequência e dentro do prazo, o que, no fim das contas, permite que o valor prometido seja de fato entregue ao término do projeto.
No entanto, o trabalho em equipe nem sempre resulta nos frutos que gostaríamos e esperávamos. Mesmo que você tenha investido um tempo para conhecer os colaboradores disponíveis, conversar com cada um, receber sugestões do seu contratante e dos líderes da companhia, ainda assim, às vezes a equipe simplesmente não funciona.
Algumas vezes, é apenas um membro da equipe que não se encaixa no projeto, ou por não ter o comprometimento necessário ou por não ter as habilidades indicadas. Outras vezes, são alguns membros, alocados em determinadas tarefas que não combinam com o que lhe foi designado ou que não conseguem funcionar bem juntos.
E tem aquelas vezes que a equipe inteira precisa ser substituída porque, seja lá qual for a combinação de motivos, o projeto simplesmente não está indo adiante e o resultado não será alcançado conforme as expectativas do cliente.
Saber quando e como substituir os membros de uma equipe – ou como trocar a equipe de um projeto – é um dos trabalhos mais sensíveis de um consultor eficiente. Isso porque a maneira como o consultor lidará com a transição das mãos de um grupo para outro poderá determinar sucesso ou o fracasso do projeto.
Quando o consultor perde o controle dessa transição, surgem os mal-entendidos, os atrasos no cronograma de entregas, os retrabalhos e, além de tudo, o moral tanto das pessoas que deixaram o projeto quanto da nova equipe podem ficar abalados, afetando não somente o resultado do projeto em si, mas o desempenho dos colaboradores que foram dispensados dentro da organização.
Quando trocar a equipe de um projeto
Existem diversos motivos por que um consultor pode precisar trocar a equipe ou parte dela durante soa operação. Mas, de fato, os maiores problemas, aqueles que são os mais difíceis de serem corrigidos ou contornados, se referem a tempo e desempenho.
Por exemplo, se você tem membros da equipe que apresentam habilidades interessantes e um bom desempenho em suas funções, mas, com frequência, se atrasam para o trabalho ou para as reuniões agendadas, fazem muitos – e longos – intervalos, estão constantemente saindo mais cedo, o seu valor para o projeto – e para o restante da equipe – é questionável. Principalmente porque eles podem estar comprometendo o cronograma e, consequentemente, o orçamento previsto.
Outro exemplo é quando as pessoas que compõem a equipe, na verdade, não estão contentes em terem sido designadas ao projeto. Então, elas provavelmente têm os pré-requisitos necessários para terem sido alocadas ali, mas acabam não empregando suas habilidades e conhecimento conforme o esperado, resultando em um desempenho fraco.
Em matéria de tempo, existem, sim, os momentos mais adequados para troca de equipe. O ideal é que você faça a substituição dentro do primeiro terço do cronograma. Não é que seja impossível trocar de equipe mais adiante. Mas, quanto mais avançado o projeto estiver, mais complicado se torna, já que as novas pessoas designadas gastarão muito tempo apenas se inteirando do que vinha acontecendo até o momento.
O mesmo também é verdadeiro quando estamos falando de um projeto de curto prazo. Nesse caso, pode ser melhor trabalhar com a equipe que você já tem, tentando melhorar tanto quanto possível a situação e evitando criar mal-estar com o pessoal com que você está trabalhando.
O que fazer ao trocar a equipe de um projeto
A substituição de membros ou do grupo todo pode ser inevitável em alguns momentos. Nesse caso, siga os passos abaixo para efetuar uma troca com o menor impacto possível sobre o projeto:
Fale com seu cliente
Antes de sair dispensando equipe e chamando gente nova, é evidente que você precisa comunicar ao seu cliente que será necessário fazê-lo. E quanto antes você tiver essa conversa, melhor.
Primeiramente, explique a ele as razões por que essa troca precisa acontecer. Não saia criticando a equipe, apontando e enumerando defeitos. Essas pessoas fazem parte da organização e, possivelmente, continuarão em suas funções e não cabe a você julgar o trabalho deles.
Atenha-se aos fatos, tente esclarecer da forma mais objetiva possível, sem parecer mera antipatia pessoal, que essas pessoas acabaram não combinando com o projeto. Aproveite para tranquilizar o seu cliente, dizendo que isso é normal, que não se trata de falha de caráter de seus colaboradores e que a troca não comprometerá o resultado do projeto – ao contrário, você está fazendo isso para garantir que tudo corra de acordo com o planejado.
Lembre-se que gerenciar as expectativas de seu cliente e manter a sua ansiedade sob controle são preponderantes para o bom andamento do projeto.
Encontre bons substitutos
Esse é com certeza um dos mais importantes passos aos quais você deve se ater. Você já está fazendo a troca da equipe uma vez. Dificilmente haverá tempo hábil para uma nova mudança caso essa não seja bem-sucedida.
Portanto, procure substitutos adequados e qualificados para as pessoas que você está tirando do projeto. Isso não é simples e demandará tempo, que estará sendo acrescendo ao cronograma final do projeto. No entanto é essencial gastar esse tempo agora e fazer uma troca bem elaborada.
Novamente, pesquise possíveis colaboradores a serem designados, converse com seu contratante, e entreviste os seus “candidatos” à equipe antes de incluí-los em definitivo no projeto.
Quando tiver definido sua equipe, informe ao seu cliente. É importante que você tenha o apoio do seu contratante nas suas escolhas, para não gerar nenhum mal-estar ou mal-entendido.
Planeje a transição
A melhor forma de fazer a transição entre uma equipe e outra (ou entre os membros que serão realocados) é permitir que aqueles que estão saindo trabalhem por um tempo com os novos entrantes. Isso pode facilitar o entendimento do curso do projeto para a nova equipe.
É difícil antecipar a duração total da transição. Esse tempo dependerá muito da complexidade das atividades envolvidas. No entanto, é importante que você estabeleça um prazo máximo que seja capaz de não comprometer demais o cronograma inicial.
Caso não haja maneira de fazer essa transição suave e seja o caso de simplesmente uma equipe sair na sexta para outra começar na segunda, haja como se estivesse assumindo um projeto iniciado por outra pessoa, atualizando toda documentação e informando tudo do zero à nova equipe – o que nos leva à próxima etapa.
Comunique-se
A maior parte do risco da transição pode ser aliviado através de uma boa comunicação durante o projeto. Para isso:
- Atualize o plano do projeto ou o termo de abertura, incluindo os novos membros e altere o cronograma, se necessário.
- Revise toda a estratégia de comunicação que havia sido definida com a equipe anterior para verificar se a nova equipe concorda ou tem sugestões diferentes para meios e frequência de contato, por exemplo.
- Atualize os registros e meios de comunicação trocando os membros (listas de e-mails, grupos de discussão, entre outros).
- Organize toda a divisão de tarefas e prazos em conjunto com a nova equipe, revisando funções e responsabilidades.
Lidere sua equipe durante todo o processo de transição
O maior interessado por essa transição ter sucesso é o consultor – e o maior responsável também. Portanto, gerencie de forma ativa toda a transição das equipes, para que ninguém se sinta perdido durante o processo. Algumas sugestões incluem:
- Mostre-se aberto à mudança. Informe a sua equipe que é normal que novos membros acarretem em novas ideias, portanto, alterações no projeto são esperadas.
- Deixe claro o que você espera de cada pessoa, individualmente. A maioria das pessoas não sabe o que você quer, a menos que você o diga.
- Mantenha sua equipe sempre orientada e estabilizada. Ouça-os e dê retorno sempre. Deixá-los em dúvida ou inseguros poderá acarretar no fracasso do projeto.
- Mas não tenha medo de dizer não. Ajudar sua equipe não significa aceitar tudo que eles sugerem. Nem todas as propostas serão boas para o projeto e cabe a você avaliá-las com perspicácia.
Gerenciar mudanças com eficiência é um dos principais papéis do consultor. E isso inclui, claro, mudar membros da equipe – ou todos eles. Munido das informações e processos corretos, essa mudança pode ser controlada e benéfica a todos os envolvidos.
