Como usar a matriz GUT para definir prioridades de um planejamento estratégico

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Matriz gut e planejamento estratégico

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Nesse artigo falaremos sobre:

O custo de tentar fazer tudo ao mesmo tempo

Se você tem ou trabalha em uma empresa eu tenho certeza que está enfrentando algum problema que pode ser resolvido com uma matriz gut. Seja na sua área ou na organização como um todo. Na busca por resultados melhores, invariavelmente vão existir problemas para serem resolvidos ou oportunidades de melhorias.

planilha matriz gut

O grande problema dessa história toda é que eu vejo muita gente não conseguindo alcançar suas metas e resultados planejados por falta de foco e de priorização. Você já teve a sensação de que o dia tinha menos horas do que você precisava para resolver tudo o que era necessário? Se esse já foi ou é o seu caso, provavelmente você está fazendo um trabalho ruim de definir quais são suas prioridades.

É bem simples até. Quem tenta fazer tudo, normalmente faz tudo mal feito (pelo menos na maioria dos casos). Por isso sou 100% a favor da priorização e é aí que entra a matriz GUT, uma ferramenta excelente para definir qual vai ser o seu foco. Se quiser saber mais da metodologia em si, recomendo que você leia esse post sobre o que é e como fazer uma matriz GUT.

Só para fazer um breve resumo, na Matriz GUT você classifica seus problemas em níveis de 1 a 5 para 3 fatores (gravidade, urgência e tendência). Essa classificação vai gerar uma nota final que define a importância e nível de prioridade do problema em questão.

planilha matriz gut

Aplicações da matriz GUT

Originalmente, a matriz GUT foi criada para organizar e ajudar no trabalho de priorização de problemas, mas a verdade é que ela pode ser adaptada para priorizar o que você quiser. Imagine que ao invés de problemas, você poderia utilizar a matriz para priorizar:

Assim como a maioria das metodologias, é possível fazer pequenas mudanças mantendo o propósito de uso e é justamente sobre como fazer isso que falaremos no artigo de hoje.

planilha matriz gut

Priorizando as estratégias mais importantes

Para começar, eu vou utilizar um exemplo real de organização das estratégias da LUZ na nossa planilha de matriz GUT (obviamente que de forma simplificada). Não vou entrar no mérito da maneira como você desenvolve o seu planejamento estratégico. A verdade é que independentemente da maneira que você faça o seu PE, vai ter um conjunto de objetivos estratégicos que vão nortear as ações da sua empresa.

Para quem nunca fez um planejamento, recomendo o nosso artigo sobre como fazer um planejamento estratégico. Supondo que eu fizemos um bom plano na LUZ e que no final chegamos em uma lista com 8 estratégias mais importantes para a LUZ que envolvem internacionalização, mudanças na plataforma de cursos, desenvolvimento de um novo software e até mesmo em estratégias de conteúdo.

planilha matriz gut

O nosso primeiro passo é listar essas 8 estratégias de forma que fique fácil fazer uma comparação entre elas:

Matriz gut e planejamento estrategico - lista de estrategias

Como eu falei no começo do artigo, muitas empresas chegam em resultados similares ao que eu acabei de chegar (uma lista com suas estratégias). O problema é quando não é definida uma prioridade e tudo é colocado em prática ao mesmo tempo.

Nosso objetivo vai ser definir quais são as estratégias mais importantes. Para isso vamos utilizar os 3 critérios da Matriz GUT,

  • Gravidade – representa o potencial de impacto da estratégia nos resultados
  • Urgência – representa o prazo em que a estratégia precisa ser realizada
  • Tendência – representa o potencial de piora dos resultados se a estratégia não for colocada em prática

A partir de agora, vamos passar por cada um desses tópicos, um de cada vez, para que você entenda e consiga replicar para o seu caso em específico.

planilha matriz gut

3.1 – Gravidade

Para o caso da LUZ, fiz a seguinte divisão na planilha de priorização de problemas (Matriz GUT) dos níveis de gravidade:

Matriz gut e planejamento estrategico - pontuacao de gravidade

Vale a pena mencionar que boa parte da nossa receita vem de uma estratégia de email marketing bem feita. Dada essa informação, fica fácil entender porque esse foi o único item marcado como extremamente grave (nível 5).

Fora a melhoria no envio de emails, ainda temos 3 estratégias consideradas graves (nível 5), que são a internacionalização das planilhas (hoje estão exclusivamente em português), uma melhoria no nosso blog, que recebe um acesso orgânico bastante grande, justificando a priorização dele e também o aumento da rentabilidade geral da empresa (que se obtém com redução de custos).

Se você me perguntar se as outras estratégias não são importantes, eu vou te dizer que sim, com certeza, mas o objetivo aqui não é definir o que é importante ou não, e sim definir o que é mais importante e que precisa ser prioridade máxima da empresa.

planilha matriz gut

3.2 – Urgência

Veja que nem sempre o que é muito grave necessariamente vai ser muito urgente. É importante fazer as classificações de forma independente. No nosso caso da estratégia de envio de emails, marquei como urgência imediata (nível 5) porque tivemos alguns problemas com o nosso envio, o que impactou diretamente na nossa receita. Dessa forma, quanto antes resolvermos, voltamos a um patamar de receita maior.

No caso da internacionalização acabei marcando como urgência de prazo médio (nível 3). Fiz isso pela simples questão de ser um processo demorado e que não é tão prioritário para ser feito no curto prazo.

Matriz gut e planejamento estrategico - pontuacao de urgencia

planilha matriz gut

3.3 – Tendência

Por fim, você avalia cada uma das estratégias dentro dos 5 níveis de tendência. Dessa vez, veja que temos 2 itens que são nível 5: o envio de emails e o desenvolvimento de um software. Fiz dessa forma para mostrar que mesmo um item que possui gravidade e urgência baixos, pode ter uma tendência a ser importante para a estratégia global da empresa.

Nesse caso, o desenvolvimento de um software representa uma variação do nosso portfolio e pode ser essencial para o futuro e crescimento de receitas da empresa.

Matriz gut e planejamento estrategico - pontuacao de tendencia

Se você fez cada uma das 3 classificações para todas as estratégias, já poderá ver a pontuação de priorização na nossa planilha de Matriz GUT.

planilha matriz gut

3.4 – Pontuação

Veja que cada estratégia fica com uma pontuação ao final. Na nossa planilha Matriz GUT, essa pontuação é gerada automaticamente, mas o cálculo é bem simples, basta fazer gravidade x urgência x tendência. Só para exemplificar com a estratégia de Internacionalização:

  • Internacionalização de planilhas = gravidade (3) x urgência (3) x tendência (3) = 3 x 3 x 3 = 27

Matriz gut e planejamento estrategico

Nesse momento a pontuação ainda está “embaralhada”, para te ajudar, a melhor coisa é montar um ranking das suas principais estratégias. Esse foi o ranking da LUZ:

Matriz gut e planejamento estrategico - ranking de estrategias

Não existe regra para quais estratégias ou problemas priorizar, tudo vai depender do tamanho da estratégia e da sua equipe. Eu gosto de pensar de acordo com o princípio de Pareto (80 – 20), que diz que 80% das consequências vem de 20% das causas. Ou seja, procure priorizar cerca de 20% das suas estratégias e, conforme for completando cada uma delas, vá seguindo a ordem de prioridades.

planilha matriz gut

Uma outra visão interessante é a da divisão de níveis para cada um dos atributos da GUT. Com uma visualização de gráficos você consegue entender se fez uma boa divisão ou se acabou colocando tudo como nível 5. Se esse foi o caso é bom revisar e categorizar o que é mais importante de verdade.

Matriz gut e planejamento estrategico - graficos

planilha matriz gut