Como usar o Ciclo PDCA para melhorar a sua gestão financeira

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O que é Ciclo PDCA

Nesse artigo:

Um pouco do Ciclo PDCA e de como ele pode te ajudar

O Ciclo PDCA, que também é conhecido como ciclo de Deming ou de Shewhart é uma ferramenta de gestão da qualidade que tem como principal propósito a melhoria contínua da sua organização ou de uma área dela. Esse método é aplicado em 4 etapas, veja abaixo:

Se você quiser entender mais do conceito recomendo que você leia o nosso artigo sobre os 4 passos do Ciclo PDCA. Se já souber o suficiente, ao longo desse post mostrarei um exemplo prático de como usar o Ciclo PDCA para melhorar a gestão financeira da sua empresa.

Ciclo PDCA

Não preciso nem dizer que buscar a melhoria contínua deveria ser um padrão de todas as empresas né?! Mas o mais interessante desse método é o fato dele analisar como transformar problemas ou erros da sua organização em processos que funcionam bem e estão alinhados com os objetivos da empresa como um todo.

Usando o Ciclo PDCA para melhorar a Gestão Financeira do seu negócio

Antes de entrar nos 4 passos propriamente ditos, vamos entender a realidade de uma empresa que trabalha com a criação e desenvolvimento de produtos. Imagine que é uma pequena fábrica que faz brinquedos de madeira e dentro de um planejamento estratégico um dos grandes problemas levantados foi o aumento de custos exacerbado. A partir desse cenário, foi decidido o uso do Ciclo PDCA para analisar a gestão financeira da empresa como um todo.

Realidade da gestão financeira

O problema dos custos altos estavam vindo praticamente de todas as áreas e depois de uma análise sobre o que estava gerando o aumento das despesas, foram elencadas os seguintes itens:

  • Multa por não respeitar leis ambientais
  • Excesso de estoque dos produtos prontos
  • Gastos com máquinas paradas ou em manutenção
  • Gasto com fornecedores de madeira havia aumentado bastante
  • Grande passivo com saída de funcionários antigos

A partir desse cenário e com um conhecimento da realidade do negócio, podemos dar início ao uso do ciclo PDCA. Lebre-se que você poderia ter uma situação parecida ou completamente diferente que os passos seriam aplicados da mesma maneira.

Passo 1 – Planejamento (Plan)

O primeiro passo de todo ciclo PDCA é o planejamento. É nessa etapa que você vai levantar um (ou vários) problema(s) que você deseja resolver. No nosso caso o mais relevante é o aumento de custos e é nele que iremos focar. Para cada problema utilize uma planilha de Ciclo PDCA para manter todo o processo mais organizado.

O próximo passo é determinar quais são as causas que podem estar afetando esse problema. Como cada problema pode ter uma série de causas, esse é o momento de listar as principais, bem como dar a nota para cada uma delas de acordo com o impacto que elas tem. Quanto maior o impacto, maior a nota, veja:

Ciclo PDCA - planejamento - area financeira

No nosso caso, analisando a situação que eu já havia listado, podemos chegar a algumas causas mais importantes (e porque elas impactam nos custos), por ordem de importância foram:

  • Máquina obsoleta com produção lenta – exige maior manutenção e gastos com reparos
  • Alta rotatividade – passivos trabalhistas geram um aumento de custos com equipe
  • Excesso de matéria prima – compra demasiada sem necessidade
  • Multas por excesso de poluição – operação fora das leis ambientais em vigor
  • Funcionários não treinados – investimento em treinamentos
  • Falta de indicadores de desempenho – que impede um acompanhamento dos gastos de maneira correta
  • Falta de processos estabelecidos – como no caso de pedidos para fornecedores, aumentando os gastos
  • Produtos estocados com data de validade vencida – poucos produtos, mas que geram uma perda financeira
  • Nova máquina comprada – gasto pontual, que não será repetido no futuro próximo

O mais importante aqui é você entender o que é mais importante e como eles afetam a sua realidade, porque é justamente por meio desse levantamento que você vai estabelecer os planos de ação necessários para melhorar a situação encontrada.

Passo 2 – Execução (Do)

Se você conseguiu fazer um bom trabalho de levantamento de causas para um determinado problema, já pode colocar a mão na massa e a maneira mais recomendada é criando planos de ação para solucionar cada uma das principais causas.

Ciclo PDCA - execução - area financeira

Só para ilustrar, para o problema com pedidos para fornecedores, o plano de ação criado foi o de organizar uma nova lista de fornecedores possíveis, seu responsável foi o Jorge, da área de gestão de compras e o prazo para esse item foi de 5 dias começando no dia 01/10/2015. Dessa maneira já se pode retirar fornecedores com a qualidade ruim ou com preço fora do desejado pela empresa. Da mesma forma, para a falta de processos estabelecidos foi criada uma nova rotina para pedido de orçamentos, sendo necessário orçar com pelo menos 3 fornecedores antes de fazer uma escolha definitiva sobre um determinado pedido.

A lógica vai ser sempre essa, sendo que é possível criar mais de um plano de ação para uma causa, caso seja necessário. Depois desse passo vem o acompanhamento para saber se as ações estão sendo realizadas ou não.

Passo 3 – Verificação (check)

Aqui não tem muito mistério, já que o esforço mental já passou. Essa é apenas uma etapa de acompanhamento de realização do que foi planejado para ser feito. Normalmente é interessante acompanhar a conclusão dos planos de ação, em que data isso ocorreu, se foi como o planejado e se contribuiu para resolver a causa.

Ciclo PDCA - verificação - area financeira

Podemos ver acima que o plano de ação de analisar possíveis melhorias nas máquinas foi feito com atraso e não ajudou para resolver o problema, ou seja, não gerou uma redução de custos.

Todos esses dados vão sendo compilados e, podem inclusive ser analisados por gráficos:

Ciclo PDCA - gráficos - area financeira

Passo 4 – Do (Ação)

Aqui é onde você determina se todo esse processo de melhoria foi positivo ou não. Na minha opinião a melhor forma de fazer isso é utilizando uma meta clara e objetiva. No nosso exemplo poderia ser a redução de custos em R$50.000. Esse balizador vai te mostrar se você conseguiu chegar no resultado desejado ou não.

Vamos ver um exemplo de quanto cada causa (e seus respectivos planos de ação) colaboraram para o nosso resultado:

  • Organizar nova lista de fornecedores – R$5.000 de economia com pedidos mais baratos
  • Criar nova rotina para pedidos de orçamentos – redução de R$15.000 nos novos pedidos
  • Realizar manutenção da máquina – R$10.000 de economia em reparos não realizados

Nesse caso, o total poupado foi de R$30.000 em comparação com os R$50.000 que desejávamos, ou seja, ainda ficamos R$20.000 abaixo da meta e com isso, pode se considerar que o problema não foi resolvido:

Ciclo PDCA - ação - area financeira

Dessa forma, para ter ainda mais informações, vale analisar onde a empresa errou mais. Abaixo você consegue ver um relatório de conformidade, causas e ações resolvidas:

Ciclo PDCA - análise geral - area financeira

Com esses dados em mãos, você está preparado para recomeçar o processo do ciclo PDCA. Dessa forma você terá 2 caminhos importantes:

  • Transformas os planos de ação e causas resolvidas em processos que passarão a ser realizados continuamente na empresa
  • Tentar novas formas de resolver as causas e problemas que não foram resolvidos

Melhoria contínua e criação de processos

É assim que entramos no processo de fazer a “roda girar pela segunda vez”. Nesse momento acredito que o mais importante é retirar os problemas que foram resolvidos e viraram processos e deixar os que continuaram como problemas. Além disso, vale analisar a situação completa mais uma vez, já que em alguns momentos, podem surgir novos problemas ou causas para serem resolvidos.

Supondo que depois de fazer os 4 passos novamente conseguimos atingir uma economia de R$60.000 (R$10.000 acima da nossa meta estabelecida). Nesse momento, no quarto passo, você pode responder positivamente:

Ciclo PDCA - ação - implementação de processo - area financeira

Lembrando de analisar todos os outros fatores e resultados. Abaixo podemos ver que mesmo tendo um resultado positivo, ainda temos pontos de melhora, como a conclusão de todas as ações dentro do prazo estabelecido.

Ciclo PDCA - análise geral positiva - area financeira

A ferramenta certa para fazer o Ciclo PDCA na prática

Espero que você tenha entendido todo o processo e de como seguir cada uma das etapas. Se tiver ficado com alguma dúvida é só colocar aqui embaixo nos comentários. Ao longo do artigo eu utilizei a nossa planilha de Ciclo PDCA para mostrar a aplicação na prática e é ela mesmo que eu recomendo se você quiser fazer esse processo de melhoria contínua na sua empresa.

Ciclo PDCA

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