Como usar o Ciclo PDCA para melhorar a sua gestão financeira

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ciclo pdca - diagrama
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O que é Ciclo PDCA

Nesse artigo:

Um pouco do Ciclo PDCA e de como ele pode te ajudar

O Ciclo PDCA, que também é conhecido como ciclo de Deming ou de Shewhart é uma ferramenta de gestão da qualidade que tem como principal propósito a melhoria contínua da sua organização ou de uma área dela. Esse método é aplicado em 4 etapas, veja abaixo:

Se você quiser entender mais do conceito recomendo que você leia o nosso artigo sobre os 4 passos do Ciclo PDCA. Se já souber o suficiente, ao longo desse post mostrarei um exemplo prático de como usar o Ciclo PDCA para melhorar a gestão financeira da sua empresa.

Ciclo PDCA

Não preciso nem dizer que buscar a melhoria contínua deveria ser um padrão de todas as empresas né?! Mas o mais interessante desse método é o fato dele analisar como transformar problemas ou erros da sua organização em processos que funcionam bem e estão alinhados com os objetivos da empresa como um todo.

Usando o Ciclo PDCA para melhorar a Gestão Financeira do seu negócio

Antes de entrar nos 4 passos propriamente ditos, vamos entender a realidade de uma empresa que trabalha com a criação e desenvolvimento de produtos. Imagine que é uma pequena fábrica que faz brinquedos de madeira e dentro de um planejamento estratégico um dos grandes problemas levantados foi o aumento de custos exacerbado. A partir desse cenário, foi decidido o uso do Ciclo PDCA para analisar a gestão financeira da empresa como um todo.

Realidade da gestão financeira

O problema dos custos altos estavam vindo praticamente de todas as áreas e depois de uma análise sobre o que estava gerando o aumento das despesas, foram elencadas os seguintes itens:

  • Multa por não respeitar leis ambientais
  • Excesso de estoque dos produtos prontos
  • Gastos com máquinas paradas ou em manutenção
  • Gasto com fornecedores de madeira havia aumentado bastante
  • Grande passivo com saída de funcionários antigos

A partir desse cenário e com um conhecimento da realidade do negócio, podemos dar início ao uso do ciclo PDCA. Lebre-se que você poderia ter uma situação parecida ou completamente diferente que os passos seriam aplicados da mesma maneira.

PDCA mais do que uma metodologia, um verdadeiro colete anti chamas

Passo 1 – Planejamento (Plan)

O primeiro passo de todo ciclo PDCA é o planejamento. É nessa etapa que você vai levantar um (ou vários) problema(s) que você deseja resolver. No nosso caso o mais relevante é o aumento de custos e é nele que iremos focar. Para cada problema utilize uma planilha de Ciclo PDCA para manter todo o processo mais organizado.

O próximo passo é determinar quais são as causas que podem estar afetando esse problema. Como cada problema pode ter uma série de causas, esse é o momento de listar as principais, bem como dar a nota para cada uma delas de acordo com o impacto que elas tem. Quanto maior o impacto, maior a nota, veja:

Ciclo PDCA - planejamento - area financeira

No nosso caso, analisando a situação que eu já havia listado, podemos chegar a algumas causas mais importantes (e porque elas impactam nos custos), por ordem de importância foram:

  • Máquina obsoleta com produção lenta – exige maior manutenção e gastos com reparos
  • Alta rotatividade – passivos trabalhistas geram um aumento de custos com equipe
  • Excesso de matéria prima – compra demasiada sem necessidade
  • Multas por excesso de poluição – operação fora das leis ambientais em vigor
  • Funcionários não treinados – investimento em treinamentos
  • Falta de indicadores de desempenho – que impede um acompanhamento dos gastos de maneira correta
  • Falta de processos estabelecidos – como no caso de pedidos para fornecedores, aumentando os gastos
  • Produtos estocados com data de validade vencida – poucos produtos, mas que geram uma perda financeira
  • Nova máquina comprada – gasto pontual, que não será repetido no futuro próximo

O mais importante aqui é você entender o que é mais importante e como eles afetam a sua realidade, porque é justamente por meio desse levantamento que você vai estabelecer os planos de ação necessários para melhorar a situação encontrada.

Passo 2 – Execução (Do)

Se você conseguiu fazer um bom trabalho de levantamento de causas para um determinado problema, já pode colocar a mão na massa e a maneira mais recomendada é criando planos de ação para solucionar cada uma das principais causas.

Ciclo PDCA - execução - area financeira

Só para ilustrar, para o problema com pedidos para fornecedores, o plano de ação criado foi o de organizar uma nova lista de fornecedores possíveis, seu responsável foi o Jorge, da área de gestão de compras e o prazo para esse item foi de 5 dias começando no dia 01/10/2015. Dessa maneira já se pode retirar fornecedores com a qualidade ruim ou com preço fora do desejado pela empresa. Da mesma forma, para a falta de processos estabelecidos foi criada uma nova rotina para pedido de orçamentos, sendo necessário orçar com pelo menos 3 fornecedores antes de fazer uma escolha definitiva sobre um determinado pedido.

A lógica vai ser sempre essa, sendo que é possível criar mais de um plano de ação para uma causa, caso seja necessário. Depois desse passo vem o acompanhamento para saber se as ações estão sendo realizadas ou não.

Passo 3 – Verificação (check)

Aqui não tem muito mistério, já que o esforço mental já passou. Essa é apenas uma etapa de acompanhamento de realização do que foi planejado para ser feito. Normalmente é interessante acompanhar a conclusão dos planos de ação, em que data isso ocorreu, se foi como o planejado e se contribuiu para resolver a causa.

Ciclo PDCA - verificação - area financeira

Podemos ver acima que o plano de ação de analisar possíveis melhorias nas máquinas foi feito com atraso e não ajudou para resolver o problema, ou seja, não gerou uma redução de custos.

Todos esses dados vão sendo compilados e, podem inclusive ser analisados por gráficos:

Ciclo PDCA - gráficos - area financeira

Passo 4 – Do (Ação)

Aqui é onde você determina se todo esse processo de melhoria foi positivo ou não. Na minha opinião a melhor forma de fazer isso é utilizando uma meta clara e objetiva. No nosso exemplo poderia ser a redução de custos em R$50.000. Esse balizador vai te mostrar se você conseguiu chegar no resultado desejado ou não.

PDCA mais do que uma metodologia, um verdadeiro colete anti chamas

Vamos ver um exemplo de quanto cada causa (e seus respectivos planos de ação) colaboraram para o nosso resultado:

  • Organizar nova lista de fornecedores – R$5.000 de economia com pedidos mais baratos
  • Criar nova rotina para pedidos de orçamentos – redução de R$15.000 nos novos pedidos
  • Realizar manutenção da máquina – R$10.000 de economia em reparos não realizados

Nesse caso, o total poupado foi de R$30.000 em comparação com os R$50.000 que desejávamos, ou seja, ainda ficamos R$20.000 abaixo da meta e com isso, pode se considerar que o problema não foi resolvido:

Ciclo PDCA - ação - area financeira

Dessa forma, para ter ainda mais informações, vale analisar onde a empresa errou mais. Abaixo você consegue ver um relatório de conformidade, causas e ações resolvidas:

Ciclo PDCA - análise geral - area financeira

Com esses dados em mãos, você está preparado para recomeçar o processo do ciclo PDCA. Dessa forma você terá 2 caminhos importantes:

  • Transformas os planos de ação e causas resolvidas em processos que passarão a ser realizados continuamente na empresa
  • Tentar novas formas de resolver as causas e problemas que não foram resolvidos

Melhoria contínua e criação de processos

É assim que entramos no processo de fazer a “roda girar pela segunda vez”. Nesse momento acredito que o mais importante é retirar os problemas que foram resolvidos e viraram processos e deixar os que continuaram como problemas. Além disso, vale analisar a situação completa mais uma vez, já que em alguns momentos, podem surgir novos problemas ou causas para serem resolvidos.

Supondo que depois de fazer os 4 passos novamente conseguimos atingir uma economia de R$60.000 (R$10.000 acima da nossa meta estabelecida). Nesse momento, no quarto passo, você pode responder positivamente:

Ciclo PDCA - ação - implementação de processo - area financeira

Lembrando de analisar todos os outros fatores e resultados. Abaixo podemos ver que mesmo tendo um resultado positivo, ainda temos pontos de melhora, como a conclusão de todas as ações dentro do prazo estabelecido.

Ciclo PDCA - análise geral positiva - area financeira

A ferramenta certa para fazer o Ciclo PDCA na prática

Espero que você tenha entendido todo o processo e de como seguir cada uma das etapas. Se tiver ficado com alguma dúvida é só colocar aqui embaixo nos comentários. Ao longo do artigo eu utilizei a nossa planilha de Ciclo PDCA para mostrar a aplicação na prática e é ela mesmo que eu recomendo se você quiser fazer esse processo de melhoria contínua na sua empresa.

Ciclo PDCA

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