Como utilizar a metodologia 5W2H na sua Gestão Financeira

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Nesse artigo falaremos sobre:

O que é 5W2H?

O 5W2H é uma metodologia já reconhecida que tem como objetivo auxiliar na hora de criar Planos de Ação eficientes. Com Planos de Ação criados por essa método é possível tomar decisões melhorar e entender melhor o que deve ser feito para resolver um problema ou implementar um novo processo, por exemplo.

Basicamente o 5W2H funciona da seguinte maneira: para criar um Plano de Ação você deve responder 7 perguntas. São elas:

What (O que será feito?)

Who (Quem será o responsável?)

When (Quando será feito?)

Where (Onde será feito?)

Why (Qual o motivo de ser feito?)

How (Como será feito?)

How much (Quanto custará?)

5W2H aplicado a Gestão Financeira

O 5W2H pode ser uma ferramenta importante na hora de criar Planos de Ação e pode ajudar e muito na sua Gestão Financeira. Vamos ver alguns exemplos:

1. Previsão de gastos

Ter um processo de previsão de gastos é importante porque assim você consegue se antecipar e planejar para custos futuros. Para ter um bom processo de Previsão de Gastos, é importante, além de fazer o planejamento financeiro, controlar o passo a passo das tarefas necessárias para se concluir o objetivo, então vamos criar um Plano de ação para cada uma dessas tarefas.

Fazer o planejamento financeiro

Todo gestor financeiro deve se preocupar em fazer o Planejamento Financeiro da empresa, assim ele consegue entender exatamente o quanto cada área pode gastar, o quanto a empresa precisa vender e, com esses números batendo, o quanto a empresa terá de lucratividade.

O Orçamento da empresa dará um norte para o negócio, tanto do quanto ele deve vender, quanto da quantidade de dinheiro que ele poderá gastar. Por isso sua importância.

PlanejamentoFinanceiro

Com o Plano de Ação acima definimos exatamente a tarefa a ser feita, já conseguimos definir a responsabilidade de quem deve fazê-la e descrevemos as principais etapas para a realização do Plano de Ação. Por isso a ferramenta do 5W2H é útil na hora de fazer a sua gestão financeira.

Levantar orçamentos na hora de realizar as compras

Baseado nessa Planejamento Financeiro, as áreas agora tem orçamentos nos quais elas podem se basear para fazer compras. Já que elas tem recursos limitados, é importante que, a cada compra que elas precisarem fazer, seja necessário cotarem preços antes e ver quais poderiam se encaixar no orçamento. Para isso podemos criar um Plano de Ação também.

levantarorcamentos

Verificar efetividade do planejamento

Depois de passado o tempo do planejamento financeiro é hora de verificar se o Planejado está sendo realizado da maneira correta. Essa é uma rotina essencial para acompanhar se não existem áreas que estão se excedendo ou se a empresa está seguindo os planos desenhados.

planejadovsrealizado

Essa é uma tarefa que muitas vezes acaba esquecida pelos gestores financeiros mas, utilizando a metodologia de Planos de Ação 5W2H você consegue definir a responsabilidade da tarefa e um prazo para um dos funcionários da equipe.

2. Diminuir Custos

Um objetivo bastante claro para a área financeira é diminuir os custos da empresa. A diminuição de custos é uma das responsáveis por aumentar a sua taxa de lucratividade, já que você vai gastar menos para ter uma receita igual a patamares anteriores. No exemplo abaixo vamos ver como uma empresa pode diminuir seus custos com alguns planos de ação.

Mapear custos

Antes de começar a diminuir os custos é importante mapear as principais despesas da sua empresa e descobrir quais as que causam mais impacto. Para isso é importante criar um Plano de contas e fazer um registro das principais movimentações de entradas e saídas financeiras da empresa.

planodecontas

Nesse caso criamos um Plano de Ação para que o Diretor Administrativo-Financeiro possa criar esse Plano de Contas e assim começarmos a entender melhor os custos e receitas da empresa.

Analisar Fluxo de Caixa

Depois do Plano de Contas feito é hora de começar a analisar os resultados financeiros da empresa através da análise do fluxo de caixa. Assim você conseguirá entender claramente quais as principais despesas que estão afetando a sua lucratividade.

analisefluxodecaixa

Renegociar com fornecedores

Digamos que baseado no relatório feito na etapa anterior descobrimos na nossa empresa de exemplo que os gastos com fornecedores estavam altos devido a negociações feitas em cima da hora com nossos fornecedores. Para isso, traçamos um Plano de Ação para renegociar com esses fornecedores.

negociarfornecedores

Lembrando que, nesse nosso caso de exemplo a medida para diminuir os custos foi a de renegociar com fornecedores mas sempre vai variar de caso para caso, baseado na sua análise de fluxo de caixa.

Dica para utilizar 5W2H na sua Gestão Financeira

Nesse artigo citamos dois exemplos de situações onde poderíamos utilizar a metodologia 5W2H para a Gestão Financeira mas você pode utilizar em várias outras situações. A principal dica é: sempre que você precisar que uma tarefa seja feita com um objetivo e um prazo definidos, utilize o método do 5W2H e crie um Plano de Ação para ela. Assim você consegue entender melhor o que deve ser feito na tarefa e quais as condições para executá-la. Além disso também fica mais fácil na hora de facilitar a comunicação da tarefa para a sua equipe.

Se você precisa de uma ferramenta pronta para fazer e controlar os seus Planos de Ação utilizando a metodologia 5W2H, você pode testar a nossa Planilha gratuitamente clicando aqui!

 

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