Uma das bases de um projeto bem-sucedido é a comunicação eficiente. Uma boa comunicação une todas as partes interessadas em prol do objetivo comum, permitindo que todos os envolvidos tomem conhecimento de seus papéis, o que faz com que o projeto se mantenha no rumo certo.
Por outro lado, qualquer falha de comunicação pode comprometer o andamento do projeto, prejudicar o alcance dos resultados esperado e lesar a imagem de sua consultoria junto aos contratantes.
Mas como manter uma boa comunicação ao longo de todo o projeto, nesse ambiente de negócios global e complexo da atualidade?
Dicas para manter uma comunicação eficaz durante o projeto
Defina as expectativas do projeto
Algumas das coisas mais difíceis durante o processo de consultoria são gerenciar as expectativas e lidar com a ansiedade dos clientes. Portanto, o primeiro passo para uma boa comunicação é estabelecer desde o primeiro momento quais são as expectativas que as partes interessadas têm em relação ao projeto.
Discuta os resultados esperados, explique de forma clara e honesta as metas e prazos e especifique as funções de cada pessoa envolvida no projeto. Esse mapeamento de metas, prazos e responsabilidade é uma das formas mais eficazes de otimizar a comunicação desde o começo.
Saiba escutar
Comunicar-se bem não é somente escolher as palavras certas para ser bem entendido. É, também, saber ouvir crítica e ativamente. Afinal, quando deixamos de ouvir com atenção, perdemos informações.
Então, ao conversar com alguém da sua equipe de projeto, não se permite distrair com outras coisas além do assunto dividido. Faça contato visual com seu interlocutor, deixe o outro perceber que você está interessado.
E escute com genuíno interesse as ideias e opiniões alheias – ainda que você seja o consultor, o projeto é coletivo e as pessoas envolvidas podem contribuir positivamente para o resultado que todos buscam alcançar.
Não exagere, mas não esconda
Mantenha as atualizações quanto ao projeto concisas. Você não precisa sobrecarregar seu cliente e os membros envolvidos com detalhes desnecessários. Apenas permite que todos conheçam claramente o andamento do projeto.
Mas isso não quer dizer que você tem carta branca para ocultar informações. Compartilhe todas as informações que seu cliente precisar saber – mesmo que negativas. Apenas evite causar pânico sem motivo. Ou seja, explique os contratempos e atrasos ao mesmo tempo em que apresenta soluções para o problema.
Faça reuniões úteis
Embora as reuniões sejam vistas com maus olhos por muita gente, quando realizadas adequadamente elas geram ótimos resultados. Isso porque o diálogo acelera o processo de comunicação e melhora o entendimento de todos os interessados.
Além disso, ao interagir pessoalmente, você consegue percebe a linguagem não-verbal, incluindo gestos e expressões de seus interlocutores. Essa comunicação não-verbal revela muito de como as pessoas estão se sentindo em relação ao projeto todo.
Apenas certifique-se de combinar com seu cliente a frequência e a duração das reuniões, e tenha sempre uma agenda para guiar o encontro, de forma a evitar a perda de tempo de todos os envolvidos.
Estabeleça canais de comunicação eficazes
Além das reuniões presenciais, você pode optar por utilizar outros canais de comunicação com as pessoas envolvidas. Podem ser e-mails semanais, chamadas telefônicas, relatórios impressos, gráficos e comunicações em murais, bem como grupos de aplicativos de mensagens eletrônicas.
Porém, ao manter essa comunicação “remota”, certifique-se de que os demais membros da equipe receberam, leram e entenderam as informações compartilhadas. E, sempre que houve dúvidas ou questionamentos, procure dar retorno breve e objetivo, para que não nasçam mal-entendidos.
Torne a comunicação uma prioridade
Como dito no início deste post, a comunicação é uma das bases do planejamento do projeto. Por isso mesmo, é de suma importância que se faça um esforço consciente e coletivo na direção do desenvolvimento de uma estratégia de comunicação compartilhada por todos. Observe como isso pode ser possível.
Como desenvolver uma estratégia de comunicação
Você e a equipe envolvida são capazes de determinar uma estratégia de comunicação para o projeto seguindo apenas cinco etapas simples:
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Desenvolva o objetivo
Concordamos, ali acima, que o primeiro passo para uma boa comunicação é a definição do objetivo do projeto. Então, mantenha esse propósito no horizonte, estabeleça metas realistas e faça com que toda a equipe entende por que cada passo está sendo tomado.
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Determine os principais participantes
Como consultor, é sua responsabilidade direcionar que membros da equipe precisarão participais do projeto, bem como em que pontos eles devem se comunicar e acionar uns aos outros.
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Discuta responsabilidades
Tenha certeza de que cada pessoa envolvida no projeto tem ciência de seu papel no processo todo. Isso precisa ficar claro antes mesmo de cada um começar suas tarefas.
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Escolha os canais de comunicação
Converse com as pessoas envolvidas no projeto e descubra quais são as maneiras pelas quais eles preferem se comunicar: e-mail, reuniões regulares, relatórios escritos, aplicativos de mensagens de texto etc.
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Defina a frequência da comunicação
Por fim, levando em conta os canais de comunicação eleitos bem como o cronograma do projeto, decida qual será a frequência das comunicações em cada meio (reuniões, chamadas, e-mails ou o que ficou decidido).
É importante que, sempre que houver os momentos de reunião e comunicação, você demonstre como as entregas e/ou mudanças estão beneficiando o cliente. Também é essencial que você adapte sua comunicação aos diversos grupos interessados, de forma a “falar a língua” de cada um, para que não haja mal-entendidos.
E nunca se esqueça de que, com frequência, nem tudo sai como planejado. Considere os riscos com antecedência, mas seja flexível para ajustar o curso do projeto sempre que se fizer necessário. Afinal, em qualquer projeto de consultoria, sempre há espaço para atualizações e melhorias!
