Como conduzir uma reunião de lições aprendidas de projeto?

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Como conduzir uma reunião de lições aprendidas de projeto?
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Um trabalho de consultoria nunca termina junto com o final do projeto implementado pelo consultor. Ainda que o projeto esteja concluído e/ou o novo processo já tenha sido implantado, o consultor precisa discutir os resultados junto a sua equipe.

Para tanto, é agendada uma reunião com todas as pessoas que participaram do projeto, a fim de analisar os resultados, observando o que deu certo e o que não esteve de acordo com as expectativas iniciais.

O objetivo é saber identificar os motivos das divergências, a fim de melhorar o serviço e/ou o andamento de um próximo projeto de consultoria. Essas lições aprendidas com os erros e os desafios evitarão que isso se repita em uma nova oportunidade.

Em geral, essas lições também proporcionam que os projetos vindouros tenham seu progresso otimizado e, consequentemente, sejam concluídos em menos tempo e com maior qualidade.

Além disso, as reuniões de lições aprendidas costumam ser uma ótima oportunidade de incentivar um senso de comunidade entre as pessoas da equipe, o que melhora a comunicação.

Mas, qual é melhor maneira de conduzir uma reunião de lições aprendidas do projeto?

Promova o engajamento

Como conduzir uma reunião de lições aprendidas de projeto?

Gerar engajamento dos membros da equipe é vital para o sucesso da reunião. Até porque, se não houver envolvimento colaborativo, não há razão para a reunião. Para conseguir a participação de todos os envolvidos, aqui vão algumas dicas:

  • Crie o hábito de pedir a cada uma das pessoas que fale sua opinião sobre cada tópico. Isso incentiva uma participação igualitária e não somente daqueles que são mais desprendidos. Além disso, é uma forma de mostrar interesse pela expressão particular de cada participante.
  • Discuta os motivos e as consequências. Ao apontar um problema enfrentado no projeto concluído, pergunte às pessoas da equipe qual eles pensam ser a origem da questão. O mesmo vale para as abordagens sugeridas para uma próxima vez – pergunte quais as consequências que essas novas ideias podem desencadear no futuro.
  • Procure harmonia. Sempre tente encontrar um consenso com a equipe sobre cada ação a ser analisada, registrada e tomada. Nem todo mundo terá o mesmo entusiasmo, nem todos irão concordar em tudo, mas busque um denominador comum que satisfaça a equipe como um todo.
  • Gerencie os conflitos. Às vezes, ao defender pontos de vista ou discordar dos colegas, as pessoas acabam criando atritos umas com as outras. Como responsável por conduzir a reunião, você é o encarregado por encerrar a discussão. Nesse momento, procure não tomar um lado e tente fazer com que ambos os lados entendam a ótica do outro lado, para chegar ao bem comum.

Crie um ambiente para ideação

Como conduzir uma reunião de lições aprendidas de projeto?

Ao analisar os problemas enfrentados a fim de gerar soluções para a próxima vez, é importante que os participantes consigam desenvolver ideias novas.

Há muitos exercícios que promovem a ideação. Você só descobrirá qual funciona melhor com a sua equipe via tentativa e erro mesmo. Aqui estão algumas alternativas úteis:

  • Brainstorming – ideal para pensar em soluções de problemas, pois permite a máxima interação e engajamento entre os participantes. Não há resposta errada no brainstorming. Mas funciona melhor para grupos onde todas as pessoas se sentem à vontade para falar.
  • Brainwriting – quando algumas pessoas ficam constrangidas em falar em público, essa pode ser uma opção mais interessante. É a mesma ideia da brainstorming, porém, por escrito.
    Você distribui uma folha com a declaração do problema e cada participante deve escrever três soluções ou ideias. Após 5 minutos, todos passam sua folha para a esquerda. Então, cada pessoa lê as três ideias anotadas na folha e acrescenta mais três, baseadas naquelas.
    Depois de algumas rodadas, você terá dezenas de novas sugestões. Faça quantas rodadas você achar necessário. No final, você pode ler tudo e discutir com a equipe as melhores soluções e registrá-las para uso futuro.
  • Melhores piores ideias – já aconteceu com você de, no momento em que você precisa encontrar uma boa ideia ou solução para algum problema, parece que só pensamentos “ridículos” vêm à sua mente? A verdade é que você não está sozinho e isso acontece com muita gente. Certamente pode acontecer com sua equipe.
    Então, peça aos participantes que sugiram as “piores ideias” para cada caso. Após, em grupo, analise cada uma das ideias ruins e descubra como transformá-las em boas, juntos.
    Além de possibilitar a criação de soluções realmente positivas, esse processo também “destrói” essa barreira de pensamento e abre espaço para novos insights, mais construtivos.

Faça perguntas abertas

Como conduzir uma reunião de lições aprendidas de projeto?

Talvez a melhor maneira de promover uma discussão sobre os resultados alcançados frente ao plano de ação inicial, seja fazer perguntas abertas aos participantes. Perguntas abertas são aquelas cujas respostas não podem se limitar a um sim ou não. Aqui vão algumas sugestões:

  • O projeto resolveu completamente o problema para o qual foi projetado?
  • Como o resultado final se compara ao plano original do projeto, em termos de qualidade, cronograma e orçamento?
  • Podemos oferecer benefícios ainda maiores?
  • O cliente está satisfeito?
  • Se o cliente não ficou satisfeito, como isso deve ser resolvido?
  • As necessidades dos usuários finais foram atendidas?
  • O novo processo está funcionando conforme esperado?
  • As taxas de erro são baixas o suficiente e adequadas para o novo processo?
  • O novo processo se ajusta às futuras demandas operacionais?
  • Os usuários estão treinados e apoiados adequadamente?
  • Existem pessoas suficientemente qualificadas e seguras?
  • Quais foram os custos finais?
  • Como os custos se comparam aos benefícios alcançados?
  • Como os custos se comparam ao orçamento inicial?
  • Se o projeto não obteve um retorno suficientemente grande, como isso pode ser melhorado?
  • Se nem todos os benefícios esperados foram alcançados, o que é necessário para alcançá-los?
  • Existem oportunidades para treinamento adicional que maximizará os resultados?
  • Se você poderia fazer quaisquer alterações, o que traria ainda mais valor?
  • O que deu errado, por que essas coisas deram errado e como esses problemas poderiam ser evitados na próxima vez?
  • O que correu bem e pode ser repetido?
  • Que lições você aprendeu que precisa ser levada adiante para projetos futuros?
  • Esse projeto naturalmente leva a projetos futuros?

Utilize a técnica do Time-Boxing

Como conduzir uma reunião de lições aprendidas de projeto?

A técnica de time-boxing consiste em separar um tempo determinado para cada uma das pautas da agenda. Assim, você começa a reunião informando à equipe quantos itens vocês precisam analisar e qual é o tempo que terão para cada um.

Fica combinado que, se vocês não chegarem a uma decisão sobre qualquer um dos tópicos dentro do tempo estipulado, o assunto fica automaticamente superado e se passa para o próximo da lista.

Essa é uma maneira de otimizar o tempo da reunião e promover a discussão rápida de soluções. Caso alguns dos blocos de tempo realmente finde antes do fechamento do assunto, tome nota e encaminhe medidas posteriores a respeito.

Conclusão

Como conduzir uma reunião de lições aprendidas de projeto?

O objetivo de uma reunião de lições aprendidas é refletir sobre o passado a fim de melhorar para o futuro. Portanto, concentre-se no que pode melhorar, não em atribuir culpa pelo que aconteceu no passado. Não é hora de focar em nenhuma pessoa ou equipe, mas, sim, no aprendizado.

E, claro, as lições aprendidas durante o projeto não podem ser esquecidas – para evitar que os mesmos problemas ou erros se repitam. Afinal, o propósito dessa reunião é garantir que você – e a equipe – sejam capazes de criar projetos e executá-los de modo cada vez mais eficaz.

Para tanto, é essencial que você e a equipe utilizem ferramentas de gerenciamento de projeto eficientes ao longo de toda a operação. Só assim será possível que vocês analisem todos os dados registrados e façam uma comparação assertiva entre o planejado e o realizado.

 

 

 

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