Como implementar um novo processo em um cliente?

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Como implementar um novo processo em um cliente?
Planilhas Prontas em Excel

Talvez um dos trabalhos mais desafiadores de um consultor seja implementar um novo processo em uma organização. Em geral, as pessoas naturalmente lutam contra a mudança, porque a mudança as empurra para fora de sua zona de conforto.

Ainda, pode haver resistência por parte das equipes envolvidas porque, com frequência, elas não concordam sobre a melhor maneira de mudar o status quo – especialmente quando a sugestão de mudança vem de alguém “de fora”.

Além de tudo, mesmo que você consiga definir um novo processo e ganhar espaço na mentalidade das pessoas impactadas, ainda há uma batalha complicada entre transformar o plano de implementação em ação, de fato.

Mas a verdade é que, à medida que as empresas crescem, a necessidade de estabelecer novos processos torna-se inevitável – e positiva! Então, se o processo antigo já não atende às expectativas da empresa e do mercado, é chegada a hora de inovar.

Por isso, aqui vão algumas sugestões de como uma implementar um novo processo em um cliente, de forma bem-sucedida.

Tenha um objetivo claro

Como implementar um novo processo em um cliente?

Isso significa, em palavras simples, começar pensando no resultado final. Se você tiver em sua linha de visão o objetivo que quer alcançar, fica mais fácil de estabelecer o novo processo. Afinal, se você não souber onde quer chegar, como saber que rota traçar?

Com um resultado em mente, você consegue definir claramente que processo precisa ser atualizado e como ele deve ser executado para chegar no alvo. E, ao compartilhar essa visão com a equipe envolvida, você é capaz de estimulá-la em busca da meta estabelecida. O que nos leva ao próximo item.

Comunique claramente o processo a ser implantado

Como implementar um novo processo em um cliente?

Uma vez que o novo processo foi definido, ele deve ser claramente comunicado a todos os envolvidos e impactados pela mudança. Comece confirmando o valor que esse novo método agregará à empresa e a todas as equipes afetadas.

Então, informe cada etapa que comporá a implementação, para que, mais adiante, as pessoas se sintam à vontade e para executá-las. Essa segurança permitirá que elas se tornem responsáveis pela sua parte durante a implementação.

Explique ao pessoal envolvido por que esse novo processo está sendo implementado. Não os deixe “de fora” disso. Se eles estiverem conscientes dos benefícios que a mudança trará para a companhia e para eles mesmo, é mais possível que você tenha o apoio e interesse dessas pessoas.

Para lidar com a comunicação, agende uma reunião de grupo com os funcionários que serão afetados pelo novo processo. Se forem muitas pessoas, divida em grupos por departamento, por exemplo e faça vários encontros separados.

Então, utilize recursos visuais para ilustrar as vantagens da mudança e o funcionamento da implementação. Você também pode utilizar planilhas que apresentem o plano de ação, cronogramas da operação, linha do tempo, gráfico de Gantt, entre tantas outras opções.

O importante é que sua comunicação seja de fácil compreensão e que você faça os colaboradores se sentirem parte da mudança e não apenas atores do seu plano particular. Isso no encaminha para o item a seguir.

Não deixe ninguém de fora

Como implementar um novo processo em um cliente?

Raramente você terá um novo processo que se restrinja a um único departamento. Em geral, a maioria deles afeta várias áreas da companhia.

Por exemplo, se você fizer um corte de verbas junto ao financeiro, provavelmente a equipe de vendas, marketing e produção precisará ser informada e, após, terão que se adequar às novas diretrizes empregadas.

Então, certifique-se de que todas as pessoas afetadas estejam cientes do que está acontecendo mas, mais do que isso, ouça-as.

Isso não somente trará um sentimento de valorização (o qual promoverá o envolvimento dessas pessoas), como também será de grande valia para seu trabalho, já que elas podem oferecer insights que não tinham passado pela sua cabeça. Isso, mais uma vez, nos leva ao próximo ponto.

Não tenha medo de fazer ajustes no processo

Como implementar um novo processo em um cliente?

Como qualquer outra decisão tomada dentro de uma organização, você irá descobrir e aprender muito durante a execução propriamente dita. Assim, se alguma parte do novo processo não estiver funcionando, mantenha um diálogo aberto e faça os ajustes necessários.

Novos processos só deverão ser mantidos se eles realmente fornecerem o valor conforme descrito em seu objetivo original. Afinal, uma operação bem-sucedida envolve a melhoria constante dos processos de negócios alinhados às diretrizes da empresa.

Treine sua equipe

Como implementar um novo processo em um cliente?

Não cometa o erro de apenas falar ou entregar um relatório por escrito dizendo como o novo processo deve funcionar. Um dia depois de terem ouvido ou lido, as pessoas já terão esquecido cerca de 90% do conteúdo.

Ao invés de “palestrar” para as equipes, ensine na prática. Demonstre o novo processo, mostre como será daqui para frente, discuta os benefícios dessa nova solução com o grupo para o qual você está oferecendo treinamento. Dessa forma, eles serão capazes de guardar e repetir a informação com mais facilidade.

Além disso, é interessante que você comece o treinamento com um grupo pequeno, para verificar como a implementação irá ocorrer no macroambiente, mais adiante. Nesse microambiente, você conseguirá ter mais controle sobre problemas que possam aparecer e será mais fácil de enxergar e avaliar o grau de impacto que o novo processo provocará.

Observar as mudanças no humor e no desempenho desse grupo de teste fornecerá uma visão geral do que está por vir com toda a organização.

Monitore o novo processo

Como implementar um novo processo em um cliente?

Por fim, com a equipe informada e treinada, é chegado o momento de colocar o novo processo em funcionamento. As primeiras semanas determinarão o sucesso ou fracasso da nova metodologia. A fim de monitorar o andamento da operação, você pode:

De fato, mudar nunca é fácil. Toda e qualquer inovação exige um certo investimento de tempo e energia desde o planejamento até a implantação. No entanto, seguir essas diretrizes antes de implementar qualquer mudança de processo criará uma transição mais suave para os negócios e para todos os envolvidos.

 

 

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