Seu projeto está concluído e, agora, chegou a hora de apresentar os resultados para toda a equipe e, principalmente, para o cliente que lhe contratou. Às vezes, é difícil fornecer uma visão geral simples para algo tão complexo, que envolveu inúmeras atividades e pessoas ao longo de vários dias – talvez meses.
Para facilitar esse trabalho de demonstração de resultados, vamos enumerar algumas diretrizes capazes de ajudar consultores de qualquer ramo a entregarem seus números e relatórios de uma maneira que corrobore o sucesso do trabalho prestado.
Direcione para o público principal
Estamos falando de uma apresentação de final de projeto, logo, a parte mais interessada é certamente o cliente que lhe contratou, possivelmente pessoas do executivo da organização. Você não está falando para sua equipe. Você não está falando para seus colegas.
Essas pessoas têm tempo limitado, analisam tudo sob uma ótica mais objetiva e fria e, portanto, preferem um relatório de progresso claro e conciso. Logo, concentre-se nos dados e números. Sua meta aqui é apresentar o que é relevante: os bons resultados do projeto empreendido.
Qualquer detalhe externo ou de menor importância servirá apenas para gerar ruído em sua comunicação com o cliente. E tudo o que você quer é ser compreendido para que ele perceba como foi uma escolha acertada trazer você para esse projeto. Maximize seu tempo e esforço nessa direção.
Use dados e números
A melhor forma de enxergar um resultado, de fato, é olhar para ele sob o prisma da matemática. Números nunca mentem. Mostre seu sucesso em porcentagem ou cifras reais. Por exemplo, a produção cresceu 30% ou passou 100 unidades por hora para 130. Ou então, houve uma economia de 48 mil reais com o novo processo de logística nos últimos dois meses.
Dados vagos colocam em xeque o seu trabalho. Dizer que a produção “realmente” aumentou ou que a economia foi “significativa” não tem o menor sentido para o cliente, porque “realmente” e “significativo” são conceitos subjetivos.
É claro que existem informações que não são medidas em números, mas que podem ser de relevância para o projeto. Talvez os conflitos dentro de um mesmo departamento tenham sido resolvidos. Isso não é mensurável, porque, possivelmente, ninguém “contava” as discussões.
Mas, ainda assim, você pode reunir depoimentos de integrantes desse departamento, por exemplo, a fim de ilustrar como a situação melhorou. O importante é sempre buscar demonstrar os resultados da forma mais concreta possível. O que nos leva ao próximo item.
Apresente o progresso do projeto visualmente
Sim, uma imagem ainda vale mais que mil palavras. Isso é particularmente verdadeiro quando estamos falando de validar um relatório de progresso. Portanto, use recursos visuais em sua apresentação.
Montar uma apresentação com slides que contenham gráficos, diagramas, tabelas e fotografias sempre agrega muito valor ao seu trabalho. Especialmente por duas razões: primeiro, facilita a visualização e memorização dos dados (a grande maioria das pessoas possui memória visual mais apurada do que a auditiva); segundo, porque simplifica a sua tarefa ali – às vezes mostrar uma informação por meio de ilustração é muito mais fácil do que a explicar.
Talvez a ferramenta mais útil para apresentação de resultados de um projeto de maneira clara e graficamente simples é o Gráfico de Gantt. Slides que contenham Gráficos de Gantt irão permitir que seu cliente visualize todas as atividades que faziam parte do projeto, com suas respectivas datas. É a maneira mais fácil de enxergar o “planejado x realizado”.
Claro que, para que você consiga entregar uma apresentação com um Gráfico de Gantt completo e verossímil, é importante que, ao longo de todo o projeto você tenha uma planilha que registre o gráfico de Gantt, hierarquizando todas as tarefas. Só com esse controle feito, você será capaz de demonstrá-lo ao final do processo.
E falando em controle, pode ser que, para sua apresentação final de projeto seja necessário entregar dados mais profundos do que o acompanhamento do Gráfico de Gantt é capaz de oferecer.
Projetos mais complexos exigem a apresentação dos custos envolvidos no projeto, tanto despesas quanto receitas, pessoas envolvidas em cada tarefa, além do cronograma com todos os prazos – cumpridos ou não.
Nesse caso, é importante que você utilize uma planilha que possua todos esses dados durante todo o projeto e que contenha dashboards com visualização gráfica do andamento de todo o processo. Assim, você irá alimentando ao longo das atividades e, ao chegar na apresentação, você já tem os gráficos todos prontos para visualização.
Por outro lado, se estamos falando de um projeto de curta duração ou de menor complexidade, talvez uma planilha intuitiva e organizada de contenha a gestão total do projeto e que produza relatórios automáticos ao final de tudo seja a melhor escolha.
Seja qual for o tipo de ferramenta que facilite a apresentação de seus resultados, é de suma importância que você tenha planilhas de controle ao longo de todo o projeto, com cronograma e todas as outras especificidades de gestão.
De preferência, garanta opções que contenham dashboards e/ou relatórios que possam ser usados para entrega de resultados. Existem inclusive opções que permitem a impressão de relatórios, os quais podem ser entregues no momento da apresentação de final de projeto.
Destaque o trabalho em equipe
Por fim, é sempre importante lembrar das equipes envolvidas durante o projeto e lhes dar o crédito adequado. Não estamos falando em “ser puxa-saco”. Apenas é sempre válido destacar que o projeto foi gerenciado por um consultor, mas que ele não conseguiria fazer tudo sozinho. Isso soa simpático e é uma boa maneira de encerrar sua apresentação.
De fato, a apresentação de final de projeto pode ser um dos pontos mais estressantes do trabalho de um consultor, porque estamos falando de uma oportunidade única de mostrar sucesso.
Se o consultor falha no fechamento do projeto e não consegue demonstrar os benefícios reais do seu trabalho, o cliente e sua equipe podem não ser capazes de enxergar valor no serviço prestado, o que acarretará no fechamento de possíveis oportunidades no futuro.
Mas não se preocupe. Basta acompanhar todo o projeto, registrando e controlando todo o andamento por meio de ferramentas adequadas, que você terá todas as condições de mostrar os resultados positivos que você conseguiu trazer para a companhia nessa tão temida apresentação de final de projeto.
