Gestão de projetos é um tema bastante debatido atualmente e desperta o interesse de várias organizações e profissionais que buscam melhorar os resultados com eficiência. Um dos principais desafios é implementar a aplicação dos processos teóricos à realidade das organizações, num ambiente veloz e repleto de mudanças. Neste artigo abordaremos os 5 grupos de processos de gerenciamento de projetos.
Lembrando que, considera-se projeto um plano com esforço direcionado, num período de tempo pré-definido e recursos limitados, que tem por objetivo entregar um produto, serviço ou processo.
Uma das principais dificuldades no processo de gerenciamento de projetos é ter clareza na definição dos objetivos, minimizar as mudanças no escopo e executar no tempo previsto com o orçamento disponível.
Vamos falar de forma objetiva e prática dos 5 processos básicos para o gerenciamento de projetos, de acordo com o PMBOK, que são:
Iniciação
“A iniciação é o grupo de processos mais importante […]. A boa iniciação permite que você lide com muitos problemas posteriores”
Podemos chamar de certidão de nascimento do projeto. Nessa fase é concebido o propósito do projeto. A partir da iniciação é possível delimitar os objetivos e expectativas das partes interessadas.
O que contempla essa etapa:
- Elaboração do termo de abertura do projeto
- Identificação das partes interessadas
Planejamento
“O grupo de processos de planejamento inclui todos os processos usados no gerenciamento de projetos para criar um plano para gerenciar o projeto”
Fase do projeto em que são detalhados o escopo, cronograma, custos, aspectos de qualidade, identificação de riscos e principais diretrizes para a gestão do projeto como um todo.
O que contempla essa etapa:
- Definição do escopo
- Estruturação do cronograma
- Planejamento dos custos
- Identificação dos riscos
- Análise das necessidades de aquisições
- Estabelecer as premissas de gestão da qualidade
- Levantamento dos recursos necessários
- Elaboração do plano de gerenciamento do projeto
Execução
“O grupo de processos de execução transforma o plano teórico em algo concreto”
Momento de colocar o que foi planejado em prática. A etapa de execução exige o foco dos especialistas nas entregas do projeto para consecução das atividades e cumprimento das entregas com atenção no escopo planejado.
O que contempla essa etapa:
- Gestão e desenvolvimento da equipe do projeto
- Aquisição de recursos
- Gerenciamento das etapas e atividades
- Gerenciamento da qualidade
- Gestão do conhecimento do projeto
Monitoramento e Controle
“É o mecanismo de feedback que compara o desempenho do projeto durante o processo de execução com o plano do projeto”
O processo de monitoramento deve ser executado levando em consideração a observância do escopo do projeto, o trabalho da equipe, as entregas previstas, o cronograma e recursos previstos. Um dos maiores desafios da gestão de projetos é executar o escopo do projeto conforme o planejado.
O que contempla essa etapa:
- Controle do escopo
- Análise de riscos e ações de correção
- Gestão da mudança
- Controle de cronograma
- Monitoramento das comunicações
- Gestão dos recursos e aquisições
Encerramento
“O encerramento do projeto é a finalização formal das entregas do projeto e sua transferência para terceiros, tais como clientes ou destinatários de produtos ou serviços, término das atividades da equipe do projeto e fechamento das lições aprendidas ou experiências conquistadas com o projeto”
Pouco se fala sobre o processo de encerramento dos projetos. É um momento que possibilita uma avaliação geral da execução do projeto e identificação de oportunidades de melhorias nos processos de gestão de projeto da organização. Compreende avaliar a relação planejado x executado x entregas.
O que contempla essa etapa:
- Compilação das entregas previstas
- Consolidação da documentação do projeto
- Análise das lições aprendidas
Dica sobre gestão de projetos:
Para concluir…
Utilizar como guia os 5 processos no gerenciamento de projetos não é a fórmula perfeita que garantirá sucesso na execução de qualquer projeto. No entanto, cumprir essas etapas de forma sistemática e com método, possibilitará a prevenção dos riscos e a antecipação de problemas que podem impactar na qualidade e nas entregas previstas.
Nos próximos artigos abordaremos as principais atividades de cada grupo de processos que são:
- Gerenciamento de integração
- Gerenciamento do escopo
- Gerenciamento do tempo
- Gerenciamento de custos
- Gerenciamento da qualidade
- Gerenciamento de pessoas
- Gerenciamento das comunicações
- Gerenciamento de riscos
- Gerenciamento de aquisições
Por Andréia Lopes, colunista do Blog LUZ
