Como terceirizar tarefas dentro de um projeto?

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Como terceirizar tarefas dentro de um projeto?
Planilhas Prontas em Excel

A terceirização de processos já é uma tendência no mundo dos negócios, portanto, não é nenhuma novidade no ramo da consultoria, tampouco.

Em geral, a terceirização proporciona maior eficiência e melhor custo-benefício, permitindo que o consultor se concentre nas principais áreas do projeto. Às vezes, também possibilita que se preencham lacunas de conhecimento ou habilidades que não existem em sua equipe.

Por isso, a terceirização pode ser uma boa ideia para seu projeto. No entanto, todas as etapas precisam ser gerenciadas, para que o processo seja otimizado e siga um fluxo positivo. Para tanto, vamos verificar, agora, como terceirizar tarefas dentro de um projeto de consultoria.

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Planeje seu projeto

Como terceirizar tarefas dentro de um projeto?

Antes de terceirizar qualquer tarefa, você precisa planejar seu projeto de maneira detalhada, principalmente porque você não será capaz de tomar conhecimento – aos menos pessoalmente – dos problemas que poderão surgir para a equipe terceirizada.

Então, divida o projeto em blocos de tarefas e enumere cada uma delas dentro do bloco. Elabore uma descrição clara e objetiva de cada tarefas e explique que recursos devem ser aplicados em cada uma delas. Por fim, não esqueça de especificar o tempo máximo para conclusão de cada etapa.

Forneça acesso a documentação

Para facilitar todo o processo, é importante que você permita que as equipes terceirizadas tenham acesso a toda a documentação relacionada ao projeto. Só assim elas poderão trabalhar de maneira eficiente.

Além disso, você economizará tempo por não ter de ficar respondendo a perguntas e fornecendo informações o tempo todo. Quando todos compartilham recursos e informações, é muito mais simples e rápido concluir os blocos de tarefas.

Para isso, utilize ferramentas de gerenciamento de projetos, pois elas evitam que se percam informações valiosas e permitem que todos os envolvidos conheçam o progresso das atividades.

Escolha seus terceirizados com cautela

Como terceirizar tarefas dentro de um projeto?

Acabamos de dizer que você precisa compartilhar documentos e informações importantes com suas equipes terceirizadas. Isso significa que você precisa ter muito cuidado ao escolher as pessoas que irão trabalhar no projeto, pois elas devem ser extremamente confiáveis.

Se você estiver terceirizando pela primeira vez, verifique os depoimentos de clientes anteriores para verificar a credibilidades de seus terceirizados no mercado.

Desenvolva uma estratégia de comunicação

A comunicação é um aspecto crucial no gerenciamento de projetos e se torna particularmente importante quando estamos falando de tarefas terceirizadas – especialmente no caso de equipes remotas.

Assim, antes de começar a trabalhar com a equipe terceirizadas, defina os canais de comunicação que vocês irão utilizar (e-mails, relatórios, grupos de aplicativos de smartphone, chamadas telefônicas etc.), quais problemas serão tratados em cada um, se necessário, e estabeleça a frequência com que essa comunicação deverá acontecer.

Forneça feedback

Como terceirizar tarefas dentro de um projeto?

Especialmente nas primeiras semanas de seu projeto com equipes terceirizadas, é essencial que você acompanhe o trabalho delas e forneça feedbacks eficientes a respeito do serviço que está sendo executado. Isso permite que seus terceirizados entendam melhor o que você espera deles e que todo o projeto ande junto, sem maiores percalços.

Para isso, também se certifique de que suas instruções e retornos fazem sentido e estão sendo claramente compreendidos pelos demais. Talvez isso lhe tome um tempo maior no início do projeto, mas certamente otimizará o cronograma como um todo.

Como saber quando terceirizar uma tarefa?

Às vezes a maior dúvida em relação à terceirização é saber, de fato, o que você deve deixar para uma outra equipe fazer e o que você precisa realizar pessoalmente ou com auxílio de seu próprio time. Para ajudar nessa decisão, responda às seguintes perguntas sobre cada tarefa a terceirizar:

  • A tarefa é um dos principais benefícios de sua oferta? Em caso positivo, é melhor deixar para um profissional interno, que estará mais comprometido com tamanha responsabilidade. Caso contrário, vale a pena deixar para um terceiro.
  • A terceirização dessa tarefa libera tempo para você se aprofundar ou expandir o produto principal? Nesse caso, terceirize.
  • Custa menos terceirizar essa tarefa do que contratar alguém novo ou mesmo colocar nas mãos de um profissional da casa de maior calibre? Terceirize.
  • Um especialista externo conseguirá concluir essa tarefa específica mais rapidamente do que seu time interno? Ou então se trata de uma necessidade rara, que não consegue ser executada por sua equipe e que não se repete a ponto de valer a pena contratar alguém com essa função? Terceirize.

É de suma importância saber dividir quando é hora de terceirizar, quando é hora de contratar novos talentos e quando é o momento de desenvolver autodisciplina em si e sua própria equipe para otimizar a conclusão das tarefas.

Vantagens de terceirizar tarefas

Como terceirizar tarefas dentro de um projeto?

Terceirizar algumas tarefas dentro de um projeto pode trazer benefícios ao seu trabalho. Um deles é a redução de custos, já que costuma sair mais barato do que contratar um novo membro em tempo integral para sua equipe.

Outro ponto positivo é que você pode se dedicar melhor à parte principal do seu trabalho e ganhar tempo ao delegar tarefas a terceiros, oferecendo prazos mais competitivos no mercado.

Uma terceira vantagem é que você pode contratar profissionais especializados apenas para tarefas e prazos específicos, sem precisar buscar diversificar demais sua própria equipe. E ao mesmo tempo, consegue aliviar sua equipe, evitando o desgaste de quem veste sua camisa.

Em resumo, terceirizar tarefas de um projeto pode ser muito benéfico, pois permite que você conclua o projeto com eficiência e dentro de um cronograma otimizado.

Ganhando esse tempo extra, você é capaz de investir sua energia em projetos que tragam mais valor ao seu negócio, capacitando você e sua equipe a construírem uma empresa mais eficiente e sustentável.

 

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