Como fazer uma consultoria self service e entender sua empresa por conta própria

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Como fazer uma consultoria self service e entender sua empresa por conta própria
Planilhas Prontas em Excel

Se você é Empresário de uma pequena ou média empresa certamente já sentiu que precisa de ajuda em alguma área da sua empresa. Seja na Estratégia, Marketing/Vendas, Gestão de Pessoas, Finanças, Operação etc. Eu escrevo esse post pois eu entendo a sua dor.

Existem diversas informações, ferramentas, técnicas e conceitos que, na hora da prática, são muito difíceis de serem transformados em ações claras para atingir resultados. Vou mostrar para você como fazer uma consultoria self service e entender sua empresa por conta própria para descobrir qual é a prioridade no momento e como monitorar os resultados da empresa.

Mas David você ficou louco? Você possui uma empresa de Consultoria Estratégica Empresarial e você está falando que eu não preciso de um consultor?

Não é isso, nós acreditamos que existem muitas coisas que os próprios sócios podem e devem realizar para se organizarem melhor. Ou seja, contratando consultores apenas naquilo que eles realmente não sabem fazer, ou precisam de uma ajuda externa.

Então vamos lá. Vou explicar sobre tópicos importantes que podem ser feitos com ou sem consultores.

1 – Realize um Diagnóstico Empresarial completo

2 – Realize uma modelagem de cada negócio da empresa

3 – Identifique os processos da empresa através da Cadeia de Valor

4 – Identifique e organize os grupos estratégicos de cada produto e serviço da empresa

5 – Organize os produtos e serviços da empresa e tenha clareza sobre os números

6 – Realize uma análise da estratégia da sua empresa

7 – Realize uma análise de problemas e identifique as causas raízes

8 – Defina Planos de ação e execute as melhorias na prática

9 – Tenha um Sistema para te auxiliar neste processo

1 – Realize um Diagnóstico Empresarial completo

O Diagnóstico Empresarial é muito importante para realizar uma avaliação interna da empresa visando a identificar melhorias de desempenho. Quando bem feito, ele consegue te fornecer clareza sobre o que sua empresa está realizando bem e o que ela ainda precisa aperfeiçoar.

Começamos realizando uma avaliação situacional SRDI, por meio da qual identificamos em qual nível a empresa se encontra no momento: Sobrevivência, Relevância, Dominância ou Influência. Essa avaliação é feita com base na postura estratégica da empresa, o foco de suas ações, a orientação dos objetivos do negócio e o estilo de comunicação que a empresa tem no momento.

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Depois disso, realizamos 72 perguntas divididas em 5 áreas: Estratégia, Finanças, Marketing, Operações e Gestão de Pessoas.


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Em Estratégia dividimos em 4 segmentos: Estratégia de curto prazo, Estratégia de médio prazo, Estratégia de longo prazo e Análise de ambiente

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Em Finanças dividimos em 4 segmentos: Planejamento Financeiro, Controle Financeiro, Margem de contribuição e lucratividade e Indicadores financeiros.

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Em Marketing dividimos em 4 segmentos: Planejamento de Marketing, Mídias online, Mídias Off-line e Relação com os clientes.

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Em Operações dividimos em 3 segmentos: Processos, Qualidade e Logística

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Em Gestão de pessoas dividimos em 3 segmentos: Recrutamento e seleção, treinamento e desenvolvimento e retenção de talentos

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Como sabemos que cada negócio possui uma peculiaridade, sabemos que o diagnóstico é algo que deve ser moldado a cada tipo de negócio. Por exemplo, para algumas empresas a logística pode ser muito relevante e, para outros negócios online que vendem info produto, a logística pode ser quase irrelevante. É por isso que o nosso diagnóstico empresarial possui um sistema de avaliação da importância de cada uma das 72 perguntas. 

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A cada grau de importância conseguimos definir um peso e para cada resposta múltipla escolha definimos um valor. O sistema consegue transformar isso em números e realizar uma pontuação para identificação do nível de maturidade da sua empresa.

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No decorrer do preenchimento nosso Sistema em Excel dá um feedback personalizado. Te orientando como se fosse um consultor empresarial.  

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Depois realizamos uma avaliação de expectativas para identificar o nível de urgência para a realização de melhorias em cada segmento da empresa.

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Para finalizar o diagnóstico, nós realizamos uma análise de Risco/Recompensa para refletirmos sobre o melhor cenário possível e o pior cenário possível com a estratégia atual que temos.

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No final, conseguimos gerar um dashboard com gráficos e índices de avaliação do nível de maturidade da gestão e o nível situacional da sua empresa. 

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2 – Realize uma modelagem de cada negócio da empresa

Este é um ponto muito importante, conheço algumas pequenas e médias empresas que se envolvem em diversas áreas de atuação com vários segmentos de mercado e diversos públicos diferentes. Isso certamente aumentar muito a complexidade do negócio.

Isso também faz com que a empresa tenha um entendimento genérico e superficial sobre os seus clientes e o seu público-alvo. Como resultado, a empresa acaba tendo um posicionamento genérico e perde performance em seus canais de comunicação e ações comerciais.

Você precisa ter clareza de cada modelo de negócio que a sua empresa possui. Caso sua empresa possua diversos modelos de negócios, sempre busque simplificar para ser apenas um modelo por área de atuação, se isso for possível.

Agora, se você nunca fez um canvas do modelo de negócios da sua empresa, e não está entendendo nada que eu estou falando. Fica tranquilo, pois irei explicar.

O canvas do modelo de negócios é uma ferramenta visual para ajudar a descrever a lógica de como uma organização cria, entrega e captura valor. Ele é uma ferramenta extremamente estratégica e importante para termos uma visão geral da operação do negócio. Este modelo inclui 9 tópicos a qual irei falar a seguir.

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O primeiro é o Segmento de Clientes, onde buscamos responder a pergunta: “Quem é o cliente que queremos criar valor?”

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Ele deve ser analisado em conjunto o segundo tópico que é a Proposta de Valor com a pergunta: “Qual é o valor que geramos para esses clientes?”

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Inclusive o autor criou um outro canvas chamado de Canvas da Proposta de Valor para ajudar a conseguir identificar com clareza quem são os clientes e qual valor que geramos para eles. Esta também é uma ferramenta indicada para que está fazendo pela primeira vez. Você pode baixa-la gratuitamente em https://www.b4b.group/downloads/

O terceiro tópico são os Canais, onde respondemos à pergunta: “Quais são os canais de comunicação, distribuição e vendas que usaremos para entregar a proposta de valor?”

E refletimos sobre “Quais são os canais mais eficientes para o nosso modelo?”

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O quarto tópico é o Relacionamento com Clientes, onde a pergunta é: “Quais tipos de relacionamento queremos manter com os clientes?”. E nos faz refletir sobre “Quais representam melhor custo benefício no momento?” e “Como esse relacionamento se integra ao restante do negócio?”.

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O quinto tópico são as Fontes de Receita, onde a pergunta é: “Quais são as fontes de receita do negócio, como irá receber?” e nos faz refletir sobre: “Quanto cada fonte de renda contribui para a receita total?”

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O sexto tópico são os Recursos Chave, onde respondemos à pergunta: “Quais os recursos mais importantes exigidos para fazer o Modelo de Negócio funcionar?”

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O sétimo tópico são as Atividades Chave, onde a pergunta é: “Quais as ações mais importantes que a sua empresa deve realizar para fazer o Modelo de Negócio funcionar?”

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O oitavo tópico são as Parcerias Chave, onde respondemos à pergunta: “Quais os principais fornecedores e parceiros que ajudam a sua empresa a funcionar?”

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E por último, o nono tópico é a Estrutura de custos, onde a pergunta é: “Quais os custos envolvidos na operação do Modelo de Negócio?” 

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3 – Identifique os processos da empresa através da Cadeia de Valor

Esta é uma ferramenta amplamente utilizada no mercado, ela nos ajuda a ter uma visão geral de todos os processos da empresa, dividindo em Atividades Primárias e Atividades de Apoio.

O interessante desta ferramenta é que ela é um modelo genérico a qual qualquer empresa se encaixa. Podemos utilizá-la para identificar todos os processos existentes, para depois, priorizar os principais processos a qual devemos realizar um mapeamento mais detalhado.

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De forma resumida as Atividade primárias são Logística de entrada, Operações, Logística de saída, Marketing e Vendas e Serviço.

As Atividades de apoio são Infraestrutura, Gestão de Recursos Humanos, Desenvolvimento Tecnológico e Aquisições e Compras.

Conforme disse, essa ferramenta é muito útil para identificarmos os diversos processos que a empresa possui para podermos priorizar quais iremos precisar dar uma maior atenção no momento e quais podem aguardar um pouco mais para começar a trabalhar.


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4 – Identifique e organize os grupos estratégicos de cada produto e serviço da empresa

 Antes de mais nada, precisamos deixar claro o que é um grupo estratégico de produtos e serviços, basicamente é como a empresa organiza e visualiza os segmentos de atuação e frente de trabalho.

Portanto isso é muito particular de cada empresa e vai variar de acordo com a estratégia e o porte que a empresa possui. Talvez a sua empresa nem possua grupos estratégicos e não existe nada de errado com isso.

Para saber se sua empresa tem ou precisar ter grupos estratégicos, basta responder a seguinte pergunta: “Minha empresa possui mais de uma marca, nicho ou área de atuação?”

Se a sua resposta for “não”, sua empresa não possui grupo estratégico. Isto significa que sua estrutura é mais simples e focada. Veja um exemplo abaixo:

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Caso a sua resposta seja “sim”, sua empresa possui grupos estratégico.

Um exemplo de grupos estratégico de produtos e serviços de uma multinacional podem ser divididos por países, continentes, áreas de atuação, grupo de marcas, marcas etc. Uma pequena empresa pode ser dividida por segmentos de clientes, soluções diferentes para cada público alvo e nicho, ou simplesmente dividindo os grupos para conseguir mensurar e entender qual deles a empresa deve focar.

O grande ponto aqui é entender que estes grupos estratégicos devem estar ligados à sua Estratégia Empresarial. É após o planejamento estratégico que conseguimos definir os grupos estratégicos da organização. Mas eu gostaria de dar uma dica e mostrar uma forma mais genérica que acredito que pode funcionar bem com a sua empresa.

Grupo 1 – Marcas (no caso da sua empresa possuir mais de uma marca)

Grupo 2 – Nichos (no caso da sua empresa possuir mais de um nicho)

Grupo 3 – Áreas de Atuação (no caso da sua empresa possuir mais de uma área de atuação)

Veja um exemplo na imagem abaixo:

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5 – Organize os produtos e serviços da empresa e tenha clareza sobre os números

Ter clareza sobre os números da empresa é algo de extrema importância, pois no caos e no escuro não conseguimos identificar melhorias e nem resolver a raiz de grandes problemas. Ou seja, perdemos a chance de melhorar e agravamos os problemas cada vez mais com o tempo. Tendo isso em mente, gostaria de fazer algumas perguntas para saber se você tem clareza sobre o seu negócio

– Qual é o produto que representa o maior e o menor percentual de vendas da sua empresa?

– Qual é o produto que representa o maior e o menor percentual de margem de lucro para a sua empresa?

– Qual é a margem de lucro de cada produto e serviço da sua empresa?

– Qual é o LTV de cada produto e serviço da sua empresa?

– Qual é o CAC de cada produto e serviço da sua empresa?

– Qual é o NPS de cada produto e serviço da sua empresa?

– Qual é o seu ticket médio?

– Quanto você precisa vender para atingir o ponto de equilíbrio?

– Quantas vendas você realiza em média?

– Quanto a sua produção ou equipe é capaz de atender?

Eu sei que essas perguntas não são fáceis, mas se você tiver um software para te ajudar a organizar isso, este processo se torna muito mais fácil. Veja um exemplo:

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Nós utilizamos um Sistema construído em Excel que ajuda nossos clientes a ter esse tipo de clareza sobre os seus negócios da empresa.

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Ele também fornece dashboards sobre as informações de cada produto e serviço.

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6 – Realize uma análise da estratégia da sua empresa

Nossa análise sobre a estratégia da empresa também é bem detalhada e começamos pela identificação da postura estratégia que a empresa possui atualmente. Ou seja, deve ser avaliado as ações no presente e no passado recente, pois está avaliação é feita baseada na Situação Atual da empresa.

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Depois nós utilizamos 3 ferramentas da metodologia A Estratégia do Oceano Azul para buscar diferenciação e inovação na estratégia da empresa.

Realizamos o Modelo das 6 fronteiras para realizar uma análise das fronteiras não convencionais do mercado e do setor da empresa, com o objetivo de encontrar oportunidades para focar e ganhar destaque, rompendo uma ou mais fronteiras. Ou seja, devemos focar em uma ou mais fronteiras, dificilmente uma empresa irá romper todas elas, pois a estratégia precisa de foco.

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Um rápido resumo sobre as 6 fronteiras são:

1º Fronteira – Setores Alternativos

Busca concentrar nos atributos críticos que levam os compradores a decidir entre os setores.

2º Fronteira – Grupos estratégicos do setor

Busca compreender os fatores que levam os clientes a optarem entre grupos estratégicos dentro dos setores.

3º Fronteira – Cadeia de Compradores

Busca deslocar o foco do produto: do cliente comprador para o cliente usuário

4º Fronteira – Oferta de produtos complementares

Busca identificar aquilo que afeta o uso do produto durante todo o processo de uso

5º Fronteira – Apelos funcionais e emocionais dos compradores

Busca identificar qual a orientação do setor e atuar para adicionar/remover características

6º Fronteira – Transcurso do tempo (tendência geral do setor)

Busca aproveitar as grandes mudanças no setor de forma a criar valores consistentes para os clientes

Em seguida realizamos uma reflexão sobre o conceito de Inovação de Valor, buscando formas de gerar mais valor ao mesmo tempo que buscamos por redução de custo.

Nessa ferramenta, buscamos eliminar fatores que o setor considera indispensável, mas que para o seu público alvo não é importante e buscamos elevar fatores que são prioridade para eles. Também buscamos criar coisas que nunca foram oferecidas e reduzir coisas que podem ser reduzidas sem afetar a geração de valor para os clientes.

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E a terceira ferramenta é a Curva de Valor para realizarmos uma análise qualitativa dos atributos dos seus concorrentes ou segmentos de mercado. Isso nos ajudar a identificar pontos de diferenciação e tornar mais claro como, de fato, nos diferenciamos dos concorrentes.

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Após essas análises, utilizamos algumas ferramentas clássicas como PESTAL

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As 5 forças do mercado,  SWOT e Cruzamento da SWOT

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Também realizamos uma análise de mercado para buscar entender o dimensionamento do mercado utilizando o TAM, SAM e SOM e uma análise de tendências.

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7 – Realize uma análise de problemas e identifique as causas raízes

Este é um dos tópicos mais importantes, ter clareza sobre os problemas e buscar identificar causas primárias e chegar a causas raízes dos problemas da empresa.

Se não existe ser humano perfeito e toda empresa é feita por pessoas, por que algumas pessoas acham que uma empresa pode ser perfeita? Espero que você não seja aquele tipo de gestor cego que acha que a empresa não tem problemas. Lamento te dizer, todas as empresas do mundo possuem problemas.

Vou trazer um conceito interessante sobre problema, ele pode ser entendido como um resultado indesejável ou como a diferença entre o resultado atual e o desejado (meta). Com isso, se a sua empresa possui uma meta ou objetivo, ela tem um problema para resolver.

Nessa linha de raciocínio, existem dois tipos de problemas, os bons e os ruins. Os problemas bons são aqueles que nos impulsionam para resultados melhores, são metas que elevam os resultados da empresa. Já os problemas ruins são aqueles resultados indesejáveis relacionados a perdas de função, desperdícios, desvios de rotina, etc.

De qualquer forma, você precisa ter uma forma de avaliar e priorizar os problemas da empresa. Nós utilizamos a matriz GUT, a qual avaliamos a Gravidade, Urgência e Tendência do problema.

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Depois nós buscamos identificar as causas primárias de cada um dos 6M’s. Buscando refletir sobre as perguntas:

Mão de Obra: como as pessoas envolvidas na atividade influenciam o problema?

Medidas: como as métricas utilizadas para medir o desenvolvimento da atividade influenciam o problema?

Métodos: como a forma de desenvolver o trabalho influencia o problema?

Meio ambiente: como o meio em que a atividade está sendo desenvolvida influencia o problema?

Máquinas e equipamentos: como as máquinas e equipamentos utilizados no processo influenciam o problema?

Materiais: como a qualidade e o tipo dos materiais utilizados influenciam o problema?

Além disso, para cada um deles atribuímos um Nível Crítico para identificarmos quais são prioridades.

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Nesta próxima etapa, buscamos realizar uma imersão maior no problema e utilizamos a Técnica dos 5 Porquês para chegar até a raiz do problema. É claro que não somos obrigados a responder 5 vezes, em alguns caso pode ser menos, mas esse número 5 costuma ser um bom número para conseguirmos chegar a um nível de profundidade maior sobre algo.

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Ao realizar essa análise nós temos o Diagrama de Causa e Efeito ou Espinha de Peixe ou Diagrama de Ishikawa, como você preferir chamar. Ele é muito interessante para termos uma visão geral do problema com as causas raízes de cada causa primária.

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Quando falo sobre esse assunto gosto de lembrar de um uma frase: “Nenhum problema é impossível de ser resolvido se conseguirmos dividi-lo em pequenas partes gerenciáveis”

Com essa ferramenta você consegue dividir um problema complexo em pequenas causas raízes, resolvendo essas causas o problema tende a não existir mais ou a reduzir drasticamente.


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8 – Defina Planos de ação e execute as melhorias na prática

Depois de tudo isso que foi dito, precisamos ter a capacidade de transformar esse conhecimento e esse planejamento em ações claras que deverão ser executadas para atingir resultados. Lembre-se que não existe resultado sem execução, um plano sozinho não atinge resultado.

É ai que entram os Planos de Ação, eles podem ser feitos de diversas formas, a nível estratégico para nortear diretrizes, a nível gerencial para orientar prioridades da gestão ou a nível operacional para orientar prioridade da execução.

Seja qual for o fim, o mais importante é que ele seja definido corretamente e seja acompanhado constantemente. Eles precisam ser levados a sério pela equipe, senão eles se tornam perda de tempo, pois ninguém irá executar. Deve haver um senso de compromisso, pois se prometemos algo e não entregamos é por falta de competência ou falta de integridade.

Temos um ponto interessante sobre isso, os planos de ação devem ser feitos juntos com as pessoas que irão executar. Os planos de ação à Nível Estratégico precisa ser feito com os Diretores Executivos, quanto à Nível Gerencial precisa ser feito com os Gerentes e quanto à Nível Operacional deve ser feito junto com os Operadores.

Por isso, sou bastante a favor do uso do Trello para Gerenciamento de Projetos e do Gerenciamento Operacional quando possível. Pois ele é simples de usar e possui ferramentas para manter a comunicação da equipe e organizar tarefas, checklist, enviar arquivos, marcar pessoas para prover uma interação entre a equipe.

Ou seja, podemos definir planos de ação e solicitar para que cada pessoa crie tarefas no Trello para a próxima semana ou quinzena dependendo da forma como sua equipe trabalha.

Mas os Planos de Ação do Nível Estratégico e o Nível Gerencial da empresa não precisam ser técnicos e descrever todos os passos da realização de algo, ele só precisa ter um resultado claro e mensurável com um valor, prazo e responsável definido.

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No Sistema em Excel que utilizamos os planos de ação também possuem Dashboards Gerais, por Equipe ou por Funcionário.

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9 – Tenha um Sistema para te auxiliar neste processo

Com o avanço da tecnologia, hoje conseguimos contratar sistemas de forma muito acessível, podendo terceirizar serviços a qual nunca imaginávamos que poderíamos. Mas o problema é que para você conseguir realizar tudo que foi falado aqui neste post você precisaria contratar uns 8 ou mais sistemas diferentes e acredito que eles não tenham tudo que o Sistema Diagfy possui, de forma organizada e no passo a passo desenvolvido por uma empresa de Consultoria Estratégica Empresarial.

O Diagfy irá te ajudar a realizar um Diagnóstico Empresarial completo e uma consultoria self-service, onde você mesmo, junto com os seus sócios, poderá consultar as informações nesse sistema, realizar análises completas e acompanhar os resultados.

Tudo isso para te ajudar a organizar e profissionalizar a sua empresa e buscar por melhorias de resultados. E o melhor nisso tudo é que não tem mensalidade !

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Você não tem mais desculpas, a decisão é sua, você pode continuar com os resultados que tem hoje ou buscar atingir o próximo nível com a ajuda do nosso Sistema simples e sem mensalidade feito em Excel.

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