Como Fazer o Controle de Pagamento por Produtividade no Excel

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Controle de Pagamentos por Produtividade

Em todas as áreas de atuação empresarial, de pequeno, médio ou grande porte, a chave para o crescimento é o controle quantitativo e qualitativo de seus recursos e sua mão de obra, visando utilizá-los de forma mais racional e consequentemente mais rentável possível. Para que isso possa acontecer, é necessária a análise técnica de suas atividades buscando encontrar os empecilhos que estejam atrapalhando a tão desejada tendência de crescimento para a sua empresa.

Para que esta análise possa acontecer é impreterível um registro completo e detalhado daquilo que você deseja analisar, buscando encontrar padrões (indicadores) e fontes de erro e/ou atraso de suas atividades. Porém, para aprender a escolher e ler os indicadores que lhe darão esta informação, é necessário tempo e estudo.

Neste contexto, a Planilha de Controle de Pagamento por Produtividade auxilia de forma muito ágil e fácil tanto no registro das atividades e análise de desempenho individual dos colaboradores, quanto no controle financeiro da empresa. Fazendo de tal forma que qualquer um possa utilizá-la. Ao atuar de forma inteligente e objetiva se baseando em cada um dos indicadores disponíveis na planilha terá resultados garantidos e melhorias surpreendentes para sua empresa.

Para experimentar esta planilha basta clicar no link para aproveitar a versão demonstrativa.

Funcionalidades da Planilha de Controle de Pagamento por Produtividade

1) Cadastro dos Colaboradores

Cadastre até 100 funcionários e monitore suas atividades de forma individual

Nesta primeira parte da planilha, devem ser cadastrados todos os funcionários, funções, hierarquia na empresa (Administrativo ou Operacional), dados pessoais e telefone de contato.

As atividades devem ser verificadas frequentemente, logo é necessário ao menos um colaborador cadastrado na categoria hierárquica como administrativo para vistoriar todas as atividades.

  • Não é recomendável apenas um colaborador vistoriando um grande número de atividades, pois terá dificuldade em acompanhar o andamento percentual de todas elas de forma concisa.
  • Para o funcionamento correto da planilha nas abas de cadastro não se deve pular linhas ou deixar de preencher colunas.

Planilha de Controle de Pagamentos por Produtividade - Cadastro de colaboradores

2) Cadastro de serviços

Cadastre até 1.000 serviços diferentes e seus respectivos preços.

Nessa aba devem ser cadastrados os serviços que serão executados pela sua equipe com seus respectivos preços e forma de medição.

Dica: Defina da melhor forma possível o serviço a ser executado, separando em etapas e pensando nas subdivisões do mesmo serviço, pois esse detalhamento trará facilidade no entendimento pela parte do seu colaborador e consequentemente melhores resultados de execução, além da possibilidade de obter relatórios específicos que possam vir a ser necessários de forma automática.

Exemplo: Ao Planejar a execução de uma laje em concreto são necessárias etapas preliminares, essas por sua vez são executadas por equipes diferentes como: Fabricação e Montagem de Formas (“Carpinteiros”); Fabricação e montagem da Armação (“Ferreiros”); Isolamento do local (“Segurança”) e etc.

Nessa situação, os serviços cadastrados deveriam ser:

  • Fabricação e Montagem de Formas (com seu preço especifico)
  • Fabricação e montagem da Armação (com seu preço especifico)
  • Isolamento do local (com seu preço especifico)

Ao invés de apenas:

  • Execução de Laje de concreto (Com o somatório de todos os preços acima)

Pois, após a execução dos serviços, nas abas de relatório, você terá acesso a indicadores tais como: Valor exato a ser pago para cada membro da equipe; Quantidade total executada; Total pago mensal e anual; Quantitativo de serviços executados; Percentual total de execução e etc.

O mesmo exemplo pode ser utilizado em uma loja de roupa por exemplo no estoque: é necessário cadastrar as peças por tamanho, cor, preço, estilo e tecido.

  • Para o funcionamento correto da planilha nas abas de cadastro não se deve pular linhas ou deixar de preencher colunas.

Planilha de Controle de Pagamentos por Produtividade - Cadastro dos serviços

3) Cadastro de Causas

Nessa aba é feito o cadastro das possíveis causas de atrasos que venham a acontecer nos serviços, tais como: baixa produtividade, chuva, falta de energia.

Nota: Para uma categorização correta e precisa dos atrasos se faz necessário o preenchimento da coluna agente responsável visando assim evitar erros causados por causas que possuam subdivisões, por exemplo: Logística de abastecimento (Mão de obra) é diferente de Logística de abastecimento (Planejamento). A primeira indica problema na logística por falta de mão de obra e a segunda por falta de planejamento responsabilizando assim setores diferentes da empresa.

Planilha de Controle de Pagamentos por Produtividade - Cadastro de causas

4) Controle  de Produtividade

Cadastre até 5000 atividades diferentes e suas respectivas informações

Esta etapa é o coração da planilha e deve ser feita com cautela e da forma mais precisa possível. Nela será feito o lançamento das atividades que serão executadas, para isso é preciso preencher algumas informações como: Serviço a ser executado; Quantidade a ser executada; Data de início, data fim, percentual executado, motivo do atraso (se houver); Colaborador encarregado da atividade; Colaboradores que executarão a atividade (Min. 1 – Max: 10 colaboradores por atividade).

  • A atividades só estarão disponíveis para pagamento (“E aparecerão nos relatórios”) ao estarem iguais a 100% (“Totalmente Concluídas”) independente do período do início da atividade ou do percentual executado

Planilha de Controle de Pagamentos por Produtividade - Controle de produtividade

5) Relatório de Produtividade Completo – Macros

Nesta etapa está uma das mais poderosas ferramentas da planilha Controle de Pagamento por produtividade na qual foram utilizados Macros para automatizar todo o processo gerando uma única aba com todas as informações para  pagamento de todos os colaboradores cadastrados. Extraindo todo o potencial das informações lançadas nos passos anteriores e gerando um relatório completo, porém simplificado para imprimir e/ou arquivar caso necessário. Obtenha esse relatório de forma simples, apenas com um clique.

Planilha de Controle de Pagamentos por Produtividade - Relatório Completo de Produtividade - Imagem 1

Planilha de Controle de Pagamentos por Produtividade - Relatório Completo de Produtividade - Imagem 2

6) Análise Geral da Produtividade

Nessa aba estão os indicadores de desempenho dos funcionários, serviços e da empresa como um todo. Nele é possível acompanhar o andamento geral dos serviços, os colaboradores com maior produtividade; O grau de comprometimento dos encarregados, motivos mais frequentes dos atrasos das atividades e etc… Podendo assim através dessas informações tomar as atitudes cabíveis, visando sanar os problemas encontrados na produtividade e restaurar a desejada tendência de crescimento na sua empresa.

Planilha de Controle de Pagamentos por Produtividade - Análise Geral de Produtividade

7) Relatório Individual de Produtividade

Nesta parte da planilha você terá de forma rápida o acesso a todas as informações, além do valor a receber, dos serviços concluídos e em execução no qual o colaborador selecionado estiver envolvido e acompanhar de forma individual e especifica seu desenvolvimento, podendo filtrar por: Serviço; Data de Início; Status atual; Motivo dos atrasos e etc.

Planilha de Controle de Pagamentos por Produtividade - Relatório individual de produtividade

8) Relatório por período

Nessa aba você poderá visualizar todas as atividades iniciadas e concluídas durante o intervalo de tempo desejado, para isso basta colocar a data de início e de fim. Ex: 14/01/2018 até 20/01/2018. Podendo assim visualizar problemas sazonais que interferem no andamento das atividades de sua empresa e posteriormente programá-los da melhor forma possível.

Ex: Serviços de pintura são prejudicados em períodos de chuva

Ex: Produtividade é reduzida em períodos festivos

Planilha de Controle de Pagamentos por Produtividade - Relatório por período

9) Fluxograma de Atividades – Gráfico de Gantt

Nesta aba é exibido um gráfico de Gantt (Ferramenta amplamente utilizada no planejamento de atividades de forma eficiente) com todas as atividades lançadas no Controle de Pagamento por produtividade.

Relacionando as durações das atividades com suas respectivas datas de início e fim, mostrando de forma simplificada e agradável o fluxograma e avanço atual, pretendendo encontrar uma ordem de execução ideal dos serviços, evitando assim erros de incompatibilidade advindos da ordem incorreta de execução causada pelas relações de independência, dependência ou interdependência de uma atividade para com a outra.

Planilha de Controle de Pagamentos por Produtividade - Fluxograma das atividades

10) Consolidação de resultados

Nessa aba você terá acesso rápido e fácil aos resultados consolidados ao longo dos anos categorizados ano a ano separados por mês de todos os serviços concluídos.

Planilha de Controle de Pagamentos por Produtividade - Consolidação dos resultados

Considerações Finais

A Planilha de Controle de Pagamentos por Produtividade é de extremo valor no controle empresarial/autônomo com ênfase financeira e qualitativa. É possível perceber que ela abrange com o mesmo desempenho qualquer ramo empresarial que envolva bônus por rendimento ou participação em lucros. Além de ser uma belíssima ferramenta de registro pois nela você tem acesso a todos os serviços executados e em execução e suas respectivas informações quantitativas e qualitativas de forma rápida e fácil.

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